采购订单与验收流程标准化模板确保采购准确性.docVIP

采购订单与验收流程标准化工具模板

一、适用场景与价值定位

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求提报与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作内容：

需求部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、需求数量、预计到货日期、用途及预算金额，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。

采购部收到需求后，与需求部门沟通确认需求的合理性（如数量、规格是否匹配实际使用场景），并核查库存情况，避免重复采购。

步骤2：供应商选择与订单创建

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据物料特性选择合格供应商（优先从《合格供应商名录》中选取），进行询价、比价（或招标），保证价格合理。

确定供应商后，采购员在系统中创建《采购订单》（或填写纸质模板），完整填写订单信息：订单编号、供应商全称及联系方式、物料明细（名称、规格、型号、单位、数量、单价、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等，保证与需求信息一致。

步骤3：订单审批与供应商确认

操作主体：采购部、审批人、供应商

操作内容：

采购员将创建的《采购订单》提交至审批人（根据金额分级审批：如5000元以下由采购部经理主管审批，5000-20000元由财务部经理审批，20000元以上由总经理审批），审批人需核对订单信息的准确性及预算合规性。

审批通过后，采购部将《采购订单》正式发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认订单（如需修改，需书面反馈修改意见，重新审批）。

步骤4：供应商发货与物流跟踪

操作主体：供应商、采购部

操作内容：

供应商确认订单后，按约定时间发货，并在发货后24小时内将《送货单》（注明订单编号、物料明细、数量、发货日期）及物流单号提供给采购部。

采购部通过物流单号实时跟踪货物运输状态，保证货物按期送达；如遇延迟，需及时与供应商沟通，协调到货时间并通知需求部门。

步骤5：到货验收准备

操作主体：仓库部、采购部、需求部门

操作内容：

仓库部收到货物后，首先核对《送货单》与《采购订单》的订单编号、供应商信息是否一致，确认物料外包装是否完好，如有破损需当场记录并拍照留存。

根据物料特性准备验收工具（如卡尺、电子秤、检测设备等），并提前熟悉《采购订单》中的质量标准（如国标、行标或企业内控标准）。

步骤6：现场验收执行

操作主体：验收小组（由仓库员、采购员、需求部门专员组成）

操作内容：

数量验收：逐一清点物料数量，核对《送货单》数量与《采购订单》数量是否一致；如为批量物料，按抽样标准（如10%比例）抽查，误差需在约定范围内（如±1%）。

质量验收：

外观检查：查看物料是否有划痕、变形、变色等外观缺陷；

功能检测：使用专业工具检测物料的关键参数（如尺寸、重量、功率等），是否符合订单约定的质量标准；

文件核对：查验供应商提供的合格证、检验报告等资质文件是否齐全。

验收过程中，如发觉数量不符或质量问题，需当场在《验收单》中详细记录异常情况（如“物料A数量短缺5件”“物料B规格型号与订单不符”），并由验收组全体成员签字确认。

步骤7：验收结果处理与入库

操作主体：仓库部、采购部、财务部

操作内容：

验收合格：验收组在《验收单》中填写“验收合格”结论，注明实际验收数量及质量情况，签字确认后，仓库部办理入库手续，更新库存台账，并将《验收单》复印件分别反馈至采购部、财务部及需求部门。

验收不合格：

采购部收到《验收单》后，24小时内与供应商沟通，明确处理方案（如补货、退货、换货），并书面确认处理期限；

供应商处理完成后，需重新发货，仓库部按上述流程再次验收；

因供应商问题导致的损失，采购部需与供应商协商赔偿事宜，并留存书面记录。

步骤8：对账与付款

操作主体：财务部、采购部

操作内容：

财务部每月末根据《采购订单》《验收单》《发票》三单信息进行对账，保证订单金额、验收金额、发票金额一致。

对账无误后，财务部按约定付款周期安排付款，付款前需在系统中完成付款审批流程，保证资金支付合规。

三、核心工具模板清单

模板1：采购订单

订单基本信息

订单编号

PO-202410001

订单日期

采购部门

生产部

供应商全称

供应商联系人

*先生/女士

联系方式

交货地点

公司1号仓库

交货日期

付款方式

货到30天付款

币种

物料明细

规格型号

单位

数量

单价（元）

金额（元）

备注（质量标准）

原材料A

Φ10mm±0.1mm

千克

500

50.00

25000.00

国标GB/T3091-2015

配件B

220V/50Hz

个

100

80.00

8000.00

企业内控标准Q/-2023

合计金额

33000.00

审批信息

部门负责人

采购部经理

财务部经理

总经理

签字

*经理

*主管

*总监

*总

日期

2024-10-09

2024-10-09

2024-10