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外贸部门日常工作流程规范手册

前言

本手册旨在规范外贸部门的日常运作，明确各岗位职责与工作流程，提升团队协作效率与工作质量，确保公司外贸业务的稳健发展。全体外贸部成员应认真学习并严格遵照执行，以专业的素养和严谨的态度对待每一项工作，共同维护公司的良好声誉与客户利益。本手册将作为部门日常工作的指导性文件，希望大家在实践中不断总结经验，提出优化建议，使之持续完善。

一、市场开发与客户接洽

1.1市场信息收集与分析

*定期通过行业展会、专业期刊、在线平台、社交媒体及合作伙伴等多种渠道，收集目标市场的动态、竞争对手信息、政策法规变化及潜在客户资料。

*对收集到的信息进行整理、分析，评估市场机会与风险，为部门市场策略制定提供依据。相关分析报告应定期提交部门主管。

1.2客户开发

*根据市场分析结果，制定客户开发计划，明确重点开发区域与客户类型。

*积极利用各类渠道主动联系潜在客户，如发送开发信、参与线上线下推广活动、进行客户拜访等。开发信内容应简洁明了，突出公司优势与产品特色。

*建立初步联系后，及时记录客户信息至公司客户管理系统，确保信息的准确性与完整性。

1.3客户沟通与关系维护

*对于潜在客户与现有客户的咨询，应在一个工作日内予以响应，确保沟通的及时性。

*沟通时应使用专业、礼貌的语言，清晰理解客户需求，并准确传递公司产品与服务信息。

*定期对重要客户进行回访，了解其合作满意度及新的需求动向，维系良好的合作关系。重要沟通内容需及时记录。

二、询盘处理与报价

2.1询盘接收与初步评估

*统一接收客户询盘（邮件、在线即时通讯工具、电话等），并进行初步筛选与分类。

*仔细阅读询盘内容，明确客户对产品的具体要求（品名、规格、型号、数量、包装、交货期、目的地等）及潜在的交易条件。

*对于信息不完整的询盘，应及时向客户礼貌地索取补充信息。

2.2报价准备与发出

*根据客户需求，向生产或采购部门确认产品的可供应性、生产周期及准确成本。

*结合市场行情、客户类型及订单预期规模，进行合理的价格核算与报价策略制定。

*制作规范、清晰的报价单，包含产品详情、数量、单价、总价、贸易术语、付款方式、交货期、报价有效期等核心要素，并经部门主管审核后发送给客户。

*报价发出后，应通过适当方式提醒客户查收。

2.3报价跟进与谈判

*在报价有效期内，适时跟进客户反馈。若客户未回应，可在合理时间间隔后进行礼貌询问。

*对于客户提出的价格异议或其他条款修改要求，应与相关部门协商后，根据公司政策进行灵活而有原则的谈判。谈判过程中，注意保留相关记录。

*重大或复杂的报价谈判，应及时向部门主管汇报进展并寻求指导。

三、合同磋商与签订

3.1合同条款磋商

*客户接受报价后，进入合同条款磋商阶段。双方需就产品细节、数量、价格、包装、运输方式、交货期、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款达成一致。

*对于客户提供的合同模板，务必仔细审核每一条款，特别是涉及风险责任的条款，必要时寻求法务部门或专业律师的意见。

*坚持使用公司标准合同模板，如客户有特殊要求，需在确保公司利益的前提下进行协商修改。

3.2合同审核与签订

*拟定的合同文本需经部门主管审核，确认无误后，方可发送给客户签署。

*客户签署后的合同，应由部门主管再次复核，确认签字盖章的真实性与完整性。

*公司签署完毕的合同，应及时将其中一份正本（或经确认的副本）送达客户，并保留好所有签署版本的合同文件（原件及电子版）。

3.3合同归档

*所有已签订的合同（包括附件）应统一编号，并按照时间顺序或客户类别进行归档管理，确保易于查阅。电子版合同应备份存储。

四、订单执行与生产/采购协调

4.1内部订单下达

*合同签订后，根据合同要求，及时向生产部门或采购部门下达内部生产通知单或采购订单，明确产品规格、数量、质量标准、交货时间等关键信息。

*确保内部订单信息与外销合同一致，必要时附上相关图纸或样品标准。

4.2生产/采购进度跟踪

*指派专人负责跟进生产或采购进度，定期与生产/采购部门沟通，了解物料到位情况、生产进度、质量检验结果等。

*如遇可能导致交货延迟的情况，应立即向部门主管汇报，并及时与客户沟通，共同商议解决方案，努力将影响降到最低。

4.3质量控制与检验

*严格按照合同约定的质量标准，协同质检部门对产品进行出厂前检验。

*如需第三方检验，应提前联系并安排，确保检验结果符合客户要求。检验报告应妥善保存。

*对于检验中发现的质量问题，应立即通知生产/采购部门进行整改，直至符合标准。

五、物流安排与报关报检