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团队协作工作流标准文档

一、适用工作场景

本标准文档适用于团队内部及跨部门协作的各类常规工作场景，包括但不限于：

项目型任务：新产品研发、市场活动策划、客户需求交付等需多角色配合的周期性工作；

流程型事务：月度/季度报表汇总、招聘流程推进、合同审批等标准化重复性工作；

问题处理类：客户投诉响应、系统故障修复、内部流程优化等需快速协同解决的突发事项；

知识沉淀类：项目总结、经验文档编写、团队技能培训等需共享与传承的工作内容。

二、协作流程操作步骤

（一）阶段一：工作启动与需求明确

目标：清晰界定工作目标、范围及交付标准，保证所有成员对齐认知。

发起任务：由需求方（如产品经理、客户对接人*）填写《工作启动申请表》（详见模板一），明确工作名称、背景、核心目标及预期交付成果；

需求评审：任务发起人组织核心成员（如技术负责人、设计负责人、运营专员*）召开需求评审会，重点讨论目标可行性、资源需求及潜在风险，形成《需求评审纪要》；

目标确认：评审通过后，由发起人输出《工作目标确认函》，同步至所有参与人员，保证无歧义。

（二）阶段二：任务拆解与分工规划

目标：将整体工作拆解为可执行的具体任务，明确责任人、时间节点及交付物。

任务拆解：由项目负责人*根据工作目标，使用WBS（工作分解结构）工具将任务拆解至最小执行单元（如“需求分析”拆解为“用户访谈”“竞品分析”“需求文档编写”等）；

分工排期：通过项目管理工具（如飞书项目、Teambition）分配任务，明确每个任务的负责人、起止时间、交付物标准及依赖关系，同步《任务分工表》（详见模板二）；

资源协调：若涉及跨部门资源（如研发资源、设计资源），由项目负责人提前与相关部门负责人*确认资源availability，保证资源按时到位。

（三）阶段三：任务执行与过程同步

目标：保证任务按计划推进，及时暴露并解决执行中的问题。

日常执行：责任人按照任务分工表推进工作，优先处理依赖任务，每日通过协作工具更新任务进度（如“进行中”“待审核”“阻塞”）；

进度同步：

每日站会：团队成员简要同步昨日进展、今日计划及需协助事项，时长控制在15分钟内；

每周例会：项目负责人汇总整体进度，讨论阻塞问题（如技术难点、资源短缺），形成《问题跟踪表》（详见模板三）；

文档沉淀：执行过程中产生的关键文档（如需求文档、设计方案、测试报告）需及时至团队知识库，命名格式统一为“任务名_文档类型_版本号_日期”（如“用户增长活动_需求文档_v1.0）。

（四）阶段四：成果验收与复盘归档

目标：保证交付成果符合预期标准，沉淀经验优化后续流程。

成果自检：责任人完成交付物后，对照《工作目标确认函》中的标准进行自检，保证内容完整、质量达标；

联合验收：由项目负责人组织需求方、相关技术/设计负责人组成验收小组，通过评审会、演示测试等方式验收，填写《成果验收表》（详见模板四），明确“通过”“需修改”“不通过”结论；

复盘总结：验收通过后，项目负责人组织召开复盘会，总结本次工作的成功经验、不足及改进措施，输出《项目总结报告》（详见模板五）；

归档管理：将本次工作的所有文档（启动申请、评审纪要、任务分工、验收表、总结报告）统一归档至团队知识库“已完成项目”文件夹，按“年份-季度-任务名”分类存储。

三、标准化模板工具

模板一：工作启动申请表

字段名称

填写说明

示例

工作名称

简洁明确，体现核心内容

2024年Q3用户增长活动策划

发起人

填写姓名*

王*

所属部门

发起人所在部门

产品部

工作背景

说明任务产生的缘由（如市场需求、客户反馈、战略目标等）

为提升用户活跃度，Q3需策划系列增长活动

核心目标

需可量化（如用户增长X%、转化率提升Y%）

新增注册用户10万，DAU提升15%

预期交付成果

列出需产出的具体成果（如文档、方案、产品功能等）

活动策划方案、落地页设计、活动效果分析报告

时间要求

明确启动时间、计划完成时间、关键节点时间

启动时间：2024.07.01；完成时间：2024.07.31

依赖资源

需协调的人员、预算、技术等资源

设计资源1人、开发资源3人、预算5万元

模板二：任务分工表

任务ID

任务名称

负责人*

协助人*

起止时间

交付物

依赖任务

优先级

T001

用户需求调研

李*

张*

2024.07.01-07.05

《用户需求分析报告》

-

高

T002

活动方案设计

王*

-

2024.07.06-07.10

《活动策划方案（初稿）》

T001

高

T003

落地页UI设计

赵*

-

2024.07.11-07.15

落地页设计稿（含3版）

T002

中

T004

开发排期与资源确认

刘*

陈*

2024.07.16-07.18

《开发排期表》

T002

中

模板三：问题跟踪表

问题描述