行政工作管理标准操作流程.docVIP

行政事务管理标准操作流程通用工具模板

一、办公物资申领与发放流程

适用范围

适用于公司各部门员工日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件等）的申领、审核、发放及库存管理，保证物资使用规范、高效，避免资源浪费。

操作流程详解

步骤1：提交申请（申请人/部门）

申请人根据工作需求，填写《办公物资申领表》（见表1），注明申领物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途及预计使用时间。

申领表需经部门负责人*审核签字，确认申领合理性（如是否为必需品、数量是否合理）。

步骤2：汇总审批（行政专员）

行政专员每日17:00前收集各部门申领表，按物资类别（如文具类、电子耗材类）汇总需求。

根据《办公物资库存标准》（如常用笔类库存不少于50支、A4纸不少于5包），核对库存情况：

若库存充足，直接审批通过；

若库存不足，提交行政部负责人*审批，启动采购流程。

步骤3：采购与入库（行政专员/采购专员）

采购专员根据审批通过的申领表，联系供应商采购（优先选择合作供应商，保证价格与质量）。

物资到货后，行政专员与采购专员共同验收，核对物品名称、规格、数量及质量，填写《物资入库登记表》（包含入库日期、物品信息、供应商、验收人等信息）。

验收合格后，物资入库并更新库存台账。

步骤4：发放与登记（行政专员）

行政专员通知申请人领取物资，申领人需在《办公物资领用登记表》（见表2）签字确认，注明领用日期、物品名称、数量及领用人信息。

发放时需遵循“按需发放、杜绝浪费”原则，对超出常规申领数量的（如一次性申领10包以上A4纸），需额外说明理由并经行政部负责人*审批。

步骤5：库存盘点（行政专员/财务部）

每月最后一个工作日，行政专员与财务部共同进行库存盘点，核对实际库存与台账是否一致，填写《库存盘点表》（见表3）。

对盘盈、盘亏情况分析原因（如自然损耗、管理疏漏），形成《库存盘点报告》提交行政部负责人*，并根据结果调整库存管理策略。

配套表单模板

表1：办公物资申领表

申领日期

申领部门

申请人

联系方式

物品名称

规格型号

单位

申领数量

部门负责人审核意见：

签字：

日期：

行政部审批意见：

签字：

日期：

表2：办公物资领用登记表

领用日期

物品名称

规格型号

单位

领用数量

领用人

部门

发放人：

表3：库存盘点表

盘点日期

盘点人

物品名称

账面数量

实际数量

差异数量

差异原因

财务部监盘人：

签字：

日期：

关键执行要点

申领物资需明确用途，禁止虚报、冒领或挪作他用；

库存物资需分类存放（如文具区、耗材区），标识清晰，便于查找；

紧急物资申领（如会议临时需打印材料），可先通过电话/即时通讯工具联系行政专员，事后24小时内补填申领表；

对易损耗物资（如打印机墨盒、硒鼓），需以旧换新，旧物资统一回收处理。

二、会议室预订与管理流程

适用范围

适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目研讨会、客户接待会等）的场地预订、设备使用及会后整理，保证会议室资源高效利用，会议顺利开展。

操作流程详解

步骤1：提交预订需求（预订人/部门）

预订人提前1-3个工作日通过公司内部系统或填写《会议室预订申请表》（见表4），说明会议信息：会议名称、预订部门、申请人、联系方式、会议时间（起止时间）、预计参会人数、首选会议室/备选会议室、会议需求（如投影仪、白板、麦克风、茶水等）。

步骤2：审核与协调（行政专员）

行政专员收到预订申请后，1小时内审核：

若会议室空闲且设备满足需求，确认预订并回复申请人；

若会议室冲突，优先调整至同类型备选会议室，若无可协调，建议更改会议时间或联系其他部门协商调换；

对大型会议（参会人数20人以上）或特殊设备需求（如视频会议系统），需提前2个工作日确认，保证设备调试到位。

步骤3：会前准备（行政专员）

会议开始前30分钟，行政专员进入会议室：

检查设备（投影仪、空调、灯光等）是否正常运行，如有故障及时维修或更换备用会议室；

按需求布置场地（如摆放座椅、调试麦克风、准备白板笔、便签纸等）；

如需茶水，提前准备矿泉水/一次性水杯（按参会人数+10%备用）。

步骤4：会议支持（行政专员）

会议期间，行政专员需待命，若遇设备故障（如投影仪黑屏），5分钟内到场处理；

对超过预订时间的会议，需提醒预订人延长使用（若会议室后续有预订，需在会议结束前15分钟提醒）。

步骤5：会后整理（行政专员）

会议结束后，行政专员进入会议室：

关闭设备（投影仪、空调、灯光），整理桌椅，清理垃圾（如纸杯、便签纸）；

检查设备是否完好，如有损坏或遗失，记录并上报行政部负责人*；

更新会议室使用记录，保证状态为“空闲”。

配套表单模板

表4：会议室预订申请表

预订日期

会议名称

预订部门

申请人

联系方式

会议时间

开始时间

结束时间

预计人数

首选会议室

会议需求（可多选）：□投影仪