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采购申请及审批流程标准化操作表

一、适用范围与业务场景

本标准化操作表适用于企业内部各部门（包括但不限于行政部、生产部、市场部、研发部等）因工作需要开展各类采购活动的申请及审批管理，涵盖办公设备、生产物料、服务外包（如保洁、维修）、低值易耗品等常规采购场景。特别适用于需要明确责任分工、规范审批节点、保证采购合规及成本可控的业务环境，既能满足日常采购需求，也能应对紧急采购的特殊情况。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请表填写

需求识别：申请人（部门经办人）根据部门工作计划或实际需求（如新员工入职需采购办公文具、生产设备故障需更换配件等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估用途及预算金额。

填写申请表：登录企业采购管理系统或《采购申请表》（模板详见第三部分），逐项完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、期望到货日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、预算科目（如“办公费”“原材料”）；

需求说明：简述采购原因、具体用途（如“用于项目研发测试”“替换报废的设备”）；

附件：如技术参数要求、比价报价单（单笔采购金额≥5000元需提供至少3家供应商报价）、相关审批文件（如会议纪要、部门负责人签字的需求确认单）。

内部初审：申请人核对申请表信息无误后，提交至部门负责人进行初审，重点确认需求合理性、预算匹配性及附件完整性。

（二）部门审批

部门负责人审核：部门负责人在收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：

采购需求是否符合部门年度工作计划；

预算是否在部门可用额度内；

采购数量、规格是否合理（避免过度采购）。

审批意见：审核通过后，部门负责人在申请表“部门审批”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改（如“预算超支，请调整采购数量”“需求不明确，补充技术参数”）。

（三）跨部门联审（如需）

触发条件：根据采购金额或类型，需以下部门参与联审：

采购部：所有采购申请均需采购部审核，重点确认供应商资质、市场价格合规性；

财务部：单笔采购金额≥10000元或涉及大额资金支出时，需财务部审核预算及付款方式；

法务部：采购服务类或金额≥50000元的合同类采购，需法务部审核合同条款合规性。

审核时限：各联审部门在收到申请后1-2个工作日内完成审核，并在申请表对应栏位签署意见（如“采购部：建议按流程比价”“财务部：预算充足，同意”）。

（四）最终审批

审批权限划分：根据采购金额确定最终审批人：

金额＜5000元：采购部负责人审批；

5000元≤金额＜20000元：分管副总审批；

金额≥20000元：总经理审批。

审批动作：最终审批人根据前置审核意见，在1个工作日内作出决策：

审批通过：签字确认，流转至采购部执行；

驳回：注明原因（如“超出年度预算，暂缓采购”“需补充招标文件”），退回申请人。

（五）采购执行与进度跟踪

采购部对接：采购部在收到审批通过的申请后，根据采购类型启动采购流程：

常规采购（如办公文具）：从合格供应商库中比价后直接下单；

大额采购（如设备）：组织招标或竞争性谈判，确定供应商后签订合同。

进度反馈：采购部每日在采购管理系统中更新订单状态（如“已下单”“已发货”“到货待验”），并通过邮件或系统通知申请人预计到货时间。

（六）验收与付款

现场验收：物品到货后，申请人联合采购部、使用部门（如生产部领用设备需生产主管参与）共同验收，对照申请表核对：

物品名称、规格、数量是否与申请一致；

质量、功能是否符合技术参数要求；

外观是否完好、配件是否齐全。

验收确认：验收合格后，三方在《采购验收单》上签字确认；若不合格，需注明问题（如“设备无法启动”“规格不符”），由采购部联系供应商退换货。

财务付款：采购部将审批通过的申请表、验收单、发票（或合规收据）提交财务部，财务部核对无误后安排付款（付款周期按企业财务制度执行，一般为验收合格后15个工作日内）。

（七）资料归档

归档内容：采购申请表、审批意见单、比价报价单、合同、验收单、发票复印件等资料，由采购部统一整理，按“申请日期+采购部门”编号归档（如行政部-001”）。

归档时限：采购完成后3个工作日内完成归档，电子档存入企业档案管理系统，纸质档保存不少于3年。

三、采购申请表模板（附填写说明）

采购申请表

基础信息

内容

申请部门

申请人

*某某

联系方式

（部门办公电话）

申请日期

年月日

期望到货日期

年月日

采购明细

物品/服务名称

规格型号

（如无特殊要求可填“不限定”）

单位

（如：台、件、套、次）

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

（如：管理费用-办公费、主营业务成本-原材料）

需求说明

（简述采购原因、用途，如“用于新员工办公”）

附件清单

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