高校办公室日常事务管理规范.docxVIP

高校办公室日常事务管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为进一步规范高校办公室（以下简称“办公室”）日常事务管理，提高工作效率与服务质量，确保各项工作有序、高效、规范运行，依据国家相关法律法规及学校章程、规章制度，结合办公室工作实际，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于学校各级各类办公室的日常事务管理工作，包括学校办公室及各院（系）、职能部门、直属单位等内设办公室。全体办公室工作人员均应遵守本规范。

第三条基本原则

办公室日常事务管理遵循以下原则：

（一）服务至上原则：以学校中心工作和师生员工需求为导向，提供优质、高效服务。

（二）规范有序原则：各项事务处理均应遵循既定程序和标准，确保工作的制度化、规范化。

（三）高效务实原则：优化工作流程，简化办事环节，注重工作实效，杜绝形式主义。

（四）保密安全原则：严格遵守保密纪律，确保涉密信息和学校重要数据的安全。

（五）团结协作原则：加强内外沟通协调，形成工作合力，营造和谐工作氛围。

第二章公文处理规范

第四条收文办理

（一）签收登记：收到外来文件、校内请示报告及其他材料，应认真核对份数、页数，检查封装是否完好，并及时在收文登记簿或相应管理系统中登记，注明来文单位、文号、标题、收文日期、密级（如有）等要素。

（二）拟办分办：办公室负责人或指定人员根据文件内容和性质，提出拟办意见，明确承办部门、承办人及办理时限。涉及多个部门的，应明确主办部门和协办部门。

（三）传阅督办：对需要传阅的文件，应严格按照传阅范围和顺序进行，做好传阅记录。对交办事项，要及时跟踪督办，确保按时办结。

（四）归档保管：文件办理完毕后，应按照档案管理规定，及时整理、立卷、归档或清退。

第五条发文办理

（一）拟稿审核：以单位名义发出的正式文件，应由相关业务人员拟稿，部门负责人审核，重要文件需经单位领导审签。审核重点包括：内容是否符合法律法规及政策规定，是否与学校相关制度一致，行文是否规范，文字表述是否准确、简洁，格式是否标准。

（二）签发用印：文件经审核无误后，按规定权限报请单位领导签发。签发后，由办公室负责编号、排版、校对。校对无误后方可用印，用印应清晰、端正，位置规范。

（三）分发存档：文件印发后，应及时分发给主送、抄送单位，并做好发文登记。同时，将文件定稿、正本及相关材料整理归档。

第六条公文管理

（一）严格执行公文的起草、审核、签发、用印、分发、归档等程序，确保公文质量。

（二）规范使用公文种类和格式，遵循国家及学校关于公文处理的具体规定。

（三）加强电子公文管理，确保电子公文的生成、流转、存储、利用符合安全保密要求，与纸质公文具有同等效力。

第三章会议组织规范

第七条会议计划与审批

（一）各单位应根据工作需要，科学制定年度或阶段性会议计划。确需临时召开的会议，应履行相应审批手续。

（二）学校层面重要会议的组织方案，需报请学校分管或主要领导审批。

第八条会议筹备

（一）方案拟定：明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要议程、主持人、所需材料、会场布置要求、后勤保障等。

（二）通知下发：提前将会议通知（含会议议程）送达参会人员，重要会议应提醒参会人员准时出席。

（三）材料准备：准备好会议所需的文件、报告、PPT、表决票等材料，确保内容准确、格式规范。

（四）会场布置：根据会议规模和性质，做好会场布置，包括座位安排、会标悬挂、音响设备调试、投影设备准备、席卡摆放等，确保会场整洁、庄重、有序。

（五）后勤保障：落实会议期间的茶水、交通、住宿、餐饮等后勤服务（如需）。

第九条会议组织与服务

（一）签到引导：会议开始前，安排人员负责参会人员签到，引导参会人员就座。

（二）会议记录：指定专人负责会议记录，准确记录会议时间、地点、出席人员、缺席人员、主要议程、讨论情况、决议事项等。重要会议应进行录音或录像。

（三）服务保障：安排专人在会议期间做好服务工作，及时处理突发情况，确保会议顺利进行。

第十条会议后续工作

（一）纪要整理：重要会议结束后，应及时整理会议纪要，经主持人审签后印发相关单位和人员。

（二）材料归档：将会议通知、议程、纪要、发言稿、签到表、录音录像等资料整理归档。

（三）决议督办：对会议形成的决议或工作部署，应及时分解任务，明确责任单位和完成时限，并进行跟踪督办。

第四章信息与督查工作规范

第十一条信息报送

（一）各单位应指定专人负责信息工作，及时、准确、全面地向上级主管部门和学校报送工作动态、重要情况、经验做法及问题建议等信息。

（二）信息报送应遵循真实性、时效性、准确性原则，严格执行信息报送审核制度。涉密信息报送应遵守保密规定。

第十二条督查督办

（一）督查工作主要包括：上级机关和学校决策部署的贯彻落实情况；学校领导批示、交办事项的办理情况；重要会议决议、决定的执