合同审核与归档一体化管理工具.docVIP

合同审核与归档一体化管理工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体场景包括：

企业日常合同管理：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等各类业务合同的标准化审核与归档，避免合同散落、信息混乱等问题。

法务部门合规管控：法务团队集中审核合同条款，识别法律风险（如违约责任、知识产权、争议解决等），保证合同符合法律法规及企业内部制度。

跨部门协作流程：业务部门发起合同申请，财务部门审核付款条款，技术部门审核服务标准，法务部门把控法律风险，实现多部门高效协同。

历史合同追溯与审计：通过系统化归档，快速检索历史合同文本、审核记录及执行情况，满足内外部审计、合规检查及业务复盘需求。

合同数据统计分析：汇总合同金额、类型、签约方、审核周期等数据，为企业经营决策、风险评估提供数据支持。

二、合同全流程操作指南

（一）合同发起与信息录入

发起申请：由合同经办人（如业务经理*）登录管理系统，选择“合同发起”模块，填写《合同基本信息表》（见模板1），合同草案（Word/PDF格式）及相关附件（如技术协议、报价单、对方资质文件等）。

信息校验：系统自动校验必填项（如合同编号、签约主体、合同金额等），若信息缺失或格式错误，提示经办人补充；若合同编号重复，需重新唯一编号（规则：部门简称-年份-流水号，如“CG-2024-001”）。

提交流转：确认信息无误后，提交至下一审核节点（如部门负责人/法务部门），同时系统自动发送待办提醒至审核人。

（二）多节点审核流程

部门初审：部门负责人（如销售总监*）审核合同的业务合理性，包括：签约方资质是否齐全、业务需求是否匹配、价格是否符合预算等。审核通过后流转至法务部门，若不通过，需填写驳回理由并退回经办人修改。

法务终审：法务专员（如法务经理*）重点审核法律条款，包括：

主体资格：签约方是否为合法存续企业，法定代表人/授权代表是否有效；

权利义务：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确；

合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否涉及企业禁止性业务；

特殊条款：保密条款、知识产权归属、争议解决方式等是否完备。

审核通过后进入归档准备环节，若需修改，标注具体修改意见（如“第3.5条需明确逾期付款违约金计算标准”）并退回。

财务会签（如需）：涉及付款的合同，需财务部门（如财务主管*）审核付款方式、周期、发票类型等条款，保证符合企业财务制度。

（三）归档材料整理与

材料准备：审核通过后，经办人收集完整归档材料，包括：

最终版合同文本（双方签字盖章扫描件）；

合同审批单（含各审核节点意见及签字）；

对方签约主体资质文件（如营业执照、授权委托书）；

与合同相关的补充协议、技术附件等。

分类归档：在系统中选择归档类别（如“采购类”“服务类”“劳动类”），上述材料并命名（格式：“合同编号-材料名称”，如“CG-2024-001-正式合同”）。

档案编号：系统自动档案编号（规则：合同类型-年份-流水号，如“HT-CG-2024-001”），关联合同基本信息与审核记录，形成“一合同一档案”闭环。

（四）档案检索与后续管理

权限检索：授权人员可通过合同编号、签约方名称、签订日期、关键词等条件检索合同档案，系统支持在线预览及（需设置操作权限，如经办人可查看本部门合同，法务可查看全量合同）。

借阅管理：因业务需要借阅合同档案时，需提交《档案借阅申请表》（见模板3），经部门负责人及法务审批后，系统记录借阅人、借阅时间、归还期限，到期未还自动提醒。

到期预警：对于有期限的合同（如租赁合同、服务合同），系统提前30天提醒合同到期日，经办人需及时启动续签或终止流程。

三、标准化模板工具箱

模板1：合同基本信息表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

合同编号

系统自动或按规则填写，保证唯一

CG-2024-001

2

合同名称

简明扼要反映合同核心内容

2024年度办公用品采购合同

3

甲方信息

名称、统一社会信用代码、地址、联系人

科技有限公司；91110X…；北京市区；

4

乙方信息

同甲方信息

商贸有限公司；91111X…；上海市区；

5

合同类型

单选（采购/销售/服务/租赁/劳动等）

采购

6

合同金额

大小写一致，含币种（如人民币/CNY）

￥50,000.00（伍万元整）

7

合同期限

起始日期至终止日期

2024-01-01至2024-12-31

8

主要条款摘要

核心权利义务、付款方式、违约责任等

交货期：2024-02-28；付款方式：验收后30天转账

9

发起部门

合同经办所属部门

采购部

10

发起人

经办人姓名及联系方式

；

11

附件清单

列出所有附件名称

报价单、营业执照复印件

模板2：合同审核意见表

审核节点

审核人

审核意见

审核日期

是否通过

备注

部门