企业人事流程管理系统工具包.docVIP

企业人事流程管理系统工具包

一、适用场景与业务范畴

本工具包适用于各类企业的人事流程标准化管理，覆盖员工从入职到离职的全生命周期关键环节，具体包括：

新员工入职管理：应届毕业生、社会招聘人员的入职流程规范；

员工岗位异动管理：内部晋升、岗位调动、借调等流程管控；

员工离职管理：主动辞职、被动离职、退休等流程处理；

日常考勤与休假管理：加班、请假（年假、病假、事假等）审批流程；

人事档案管理：员工信息变更、档案补充、归档等操作指引。

二、核心流程操作指引

（一）新员工入职管理流程

适用对象：通过面试考核的拟录用人员（含应届生、社会人员）

责任人：HR专员、用人部门负责人、行政专员

操作步骤：

入职需求确认

用人部门根据业务需求，提前5个工作日向HR提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间及薪资范围。

HR审核需求合理性，结合年度招聘计划反馈确认。

入职信息收集

HR向拟录用人员发送《入职须知》，要求提供以下材料（电子版+纸质版）：

证件号码复印件（正反面）；

学历/学位证书复印件；

离职证明（社会人员）；

近期体检报告（3个月内）；

一寸免冠照片2张。

应届毕业生需额外提供《就业推荐表》《三方协议》原件。

入职资格审核

HR核对证件原件与复印件一致性，验证学历真伪（通过学信网），确认无竞业限制风险。

审核通过后，HR向用人部门及拟录用人员发送《录用通知书》，明确入职时间、报到地点、需携带材料清单。

入职手续办理

资料签署：HR指导员工签署《劳动合同》《保密协议》《员工手册确认书》等文件，一式两份，员工与公司各执一份。

工卡与权限开通：行政专员制作工卡，开通OA系统、企业邮箱、门禁等权限；IT部门配置办公电脑及必要软件。

社保与公积金办理：HR在员工入职当日30日内，向当地社保局、公积金管理中心办理参保/缴存手续，保证次月生效。

入职引导与培训

HR带领员工熟悉办公环境、部门同事、公司规章制度；

用人部门负责人安排岗位导师，制定《入职培训计划》，包含岗位技能、业务流程、安全规范等内容（培训时长不少于3个工作日）；

培训结束后，员工填写《入职培训反馈表》，部门导师签署《试用期考核确认表》。

档案归档

HR将入职材料、签署文件、培训记录等整理归档，建立《员工档案登记册》，保证信息完整、可追溯。

（二）员工岗位异动管理流程

适用对象：内部晋升、岗位调动、部门借调员工

责任人：HR专员、原部门负责人、新部门负责人、分管领导

操作步骤：

异动需求提出

员工或部门因业务需要提出异动申请，填写《岗位异动申请表》，说明异动原因、目标岗位、期望到岗时间及双方部门意见。

异动资格评估

新部门负责人评估员工技能匹配度，与原部门负责人沟通确认工作交接可行性；

HR核查员工近1年绩效考核结果、培训记录及劳动纪律情况，形成《异动评估报告》。

审批流程执行

异动审批权限：

部门内调动：部门负责人审批，HR备案；

跨部门调动/晋升：原部门负责人→新部门负责人→HR总监→分管总经理审批。

审批通过后，HR向员工及相关部门发送《岗位异动通知书》。

工作交接与到岗

员工与原部门办理工作交接，填写《工作交接清单》（含未完成事项、资料物品、客户对接等），双方签字确认；

新部门安排岗位导师，明确岗位职责与考核标准，员工在规定时间内到岗。

薪资与档案更新

HR根据异动岗位调整薪资标准，更新《员工薪资信息表》；

更新员工档案中的岗位信息、汇报关系等，同步至OA系统。

（三）员工离职管理流程

适用对象：主动辞职、被动离职（协商解除、违纪解除）、退休员工

责任人：HR专员、部门负责人、分管领导

操作步骤：

离职申请提交

主动辞职：员工提前30天（试用期提前3天）向部门负责人提交《离职申请表》，说明离职原因；

被动离职：部门根据《员工手册》规定，向员工发出《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据。

离职审批与面谈

离职审批权限：

基层员工：部门负责人→HR总监→分管总经理；

管理层：部门负责人→总经理→董事会（如需）。

HR安排离职面谈，知晓员工离职真实原因、对公司管理的建议，填写《离职面谈记录表》。

工作交接与物品归还

员工与部门负责人、接手人办理工作交接，确认《工作交接清单》无误；

行政部收回工卡、电脑、门禁卡等公司财物，确认无损坏后签字；IT部门注销系统权限。

薪资结算与证明开具

HR核算离职员工薪资（含未发工资、加班费、年假折算等），填写《薪资结算单》，经财务部门审核后随离职当月工资发放；

开具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称，不记录离职原因），加盖公章后交予员工。

社保与档案处理

员工离职15日内，HR办理社保、公积金停缴手续，告知员工可自行转接；

将离职材料（申请表、交接单、证明等）归入员工档案，保存期限不少于2年。

（四）日常考勤与休假管