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破产管理人档案管理制度

第一章总则

破产管理人档案（以下简称“管理人档案”）是破产程序中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是管理人履行法定职责、维护各方当事人合法权益、总结破产实践经验的重要依据。为规范管理人档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国企业破产法》及其相关司法解释、《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，结合管理人工作实际，制定本制度。

本制度适用于管理人在承办各类破产案件（包括破产清算、重整、和解）过程中形成的全部档案材料的管理活动。管理人及其工作人员均应遵守本制度的规定。

管理人档案管理工作遵循以下原则：

（一）真实完整原则：确保档案材料的形成、收集和归档真实反映破产程序的客观情况，各项记录完整无缺。

（二）规范有序原则：档案的整理、分类、编号、装订、保管等环节应符合规范化要求，便于管理和利用。

（三）安全保密原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案泄露、丢失、损毁。

（四）有效利用原则：在符合法律法规和保密要求的前提下，优化档案检索和利用机制，服务于破产程序推进、后续查询及经验总结。

第二章档案的收集与形成

管理人在破产案件承办过程中，应及时、全面、准确地收集和形成与案件相关的各类文件材料。档案材料的收集范围包括但不限于：

（一）法院文书类：受理裁定书、指定管理人决定书、宣告破产裁定书、终结破产程序裁定书、重整计划裁定书、和解协议裁定书以及其他相关的通知书、决定书、函件等。

（二）申请人材料类：破产申请书、证据材料、主体资格证明文件等。

（三）债务人材料类：财产状况说明、债务清册、债权清册、有关财务会计报告、职工安置预案以及职工工资的支付和社会保险费用的缴纳情况等。

（四）债权申报与审查类：债权申报表、证据材料、债权审查意见、债权人身份证明、债权确认表、异议及复核材料等。

（五）管理人工作类：

1.工作计划、会议纪要（债权人会议、债务人会议、管理人团队会议等）、工作报告（定期报告、专项报告）；

2.财产调查、追收、评估、拍卖、处置相关文件；

3.审计、评估、法律等专项服务委托合同及相关报告；

4.变价和分配方案、执行情况报告；

5.重整计划草案、和解协议草案的制定、表决、批准及执行材料；

6.职工安置、税务处理、对外债权债务处理等相关文件；

7.与法院、债权人、债务人、政府部门及其他相关方的沟通函件、记录；

8.费用支出凭证、薪酬发放记录等财务文件；

9.其他在履职过程中形成的重要文件和记录。

（六）其他具有保存价值的材料。

档案材料的形成应符合以下要求：

（一）规范性：文件材料应格式规范、内容完整、字迹清晰、签章齐全。手写材料应使用不易褪色的蓝黑或黑色墨水书写。

（二）原件优先：收集和归档应以原件为原则，确无原件的，可收集复印件或复制件，但应注明原件保管单位或出处，并由经办人签字确认。

（三）电子文件：对于形成的电子文件，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并按照相关规定进行存储和备份。重要的电子文件应同时形成纸质副本归档。

案件承办人是档案材料收集与形成的第一责任人，应在各项工作完成后及时整理相关材料，避免遗漏。

第三章档案的整理与归档

管理人应在破产程序终结后规定期限内（一般不超过三个月，或根据法院要求）完成案件档案的整理与归档工作。档案整理应按照“一案一档”的原则进行。

档案材料的整理步骤及要求：

（一）分类：按照档案材料的形成规律和内在联系，结合案件特点进行分类。可参照本章第二条所列的档案材料收集范围进行一级分类，每类下可根据需要进行二级分类。

（二）排序：同一类别的档案材料，应按照形成时间顺序或逻辑关系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（三）编号：在分类排序的基础上，对每份文件材料编写页号或件号。

（四）编目：

1.填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等项。

2.填写案卷封面，包括案件名称、案号、管理人名称、归档日期、保管期限等。

3.编写案卷脊背，标明案卷号、案件名称或代号、保管期限。

（五）装订：归档材料应去除金属物，对破损的材料应进行修补。装订应整齐牢固，便于翻阅。装订方式可采用线装或符合档案管理要求的其他装订方式。

档案保管期限一般分为永久和定期两类。涉及重大影响的破产案件、具有典型意义的案件档案应列为永久保管。其他案件档案的保管期限可根据案件复杂程度、标的大小等因素确定，定期保管期限一般可分为长期和短期。

管理人应设立专门的档案管理员（可由专人兼任），负责对已整理完毕的档案进行接收、登记、入库管理。交接时应办理交接手续。

第四章档案的