沟通协作会议记录模板.docVIP

沟通协作会议记录模板指南

一、适用工作场景

项目启动会与阶段性推进会（明确任务分工、时间节点、风险应对）

跨部门协调会（解决资源冲突、流程对接、职责边界问题）

日常团队例会（同步进度、复盘问题、对齐下一步计划）

专题研讨会（聚焦特定议题，收集意见、形成初步方案）

客户/合作伙伴对接会（记录需求反馈、确认合作细节、明确后续动作）

二、会议筹备阶段操作

明确会议目标与议题

根据协作需求确定核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决市场部与技术部数据同步延迟问题”），梳理3-5个关键议题，避免主题发散。

每个议题提前明确“需达成的结果”（如“确定3个核心功能排期”“制定数据对接SOP初稿”）。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的决策人、执行人（如项目负责人、部门负责人、具体任务负责人），避免无关人员参会导致效率低下。

提前指定主持人（控场、引导讨论）、记录人（填写模板、保证信息完整）、时间管理员（提醒各环节时长）。

准备会议材料与通知

提前1-2天发送会议通知，包含：会议目标、议题清单、时间/地点（线上会议需附）、参会人员、会前需预习的材料（如项目进度表、需求文档）。

主持人提前梳理每个议题的讨论框架（如“背景介绍→现状分析→方案讨论→决议形成”），保证会议有序推进。

三、会议进行阶段操作

开场与目标对齐（5-10分钟）

主持人开场，重申会议目标、议题及时长安排，确认参会人员到齐情况（记录人标注“缺席人员”及原因）。

简要回顾上次会议行动项完成情况（若为系列会议），快速同步当前背景信息（如“项目当前处于开发阶段，需确认测试资源”）。

议题讨论与记录（核心环节）

按议题顺序逐一讨论，主持人引导发言（如“针对议题，请负责人先介绍现状，再邀请大家补充意见”），避免跑题或少数人垄断发言。

记录人实时记录关键信息：

讨论要点：不同观点的核心依据（如“技术部：当前接口开发需3天，若提前上线可能影响稳定性；市场部：需配合活动节奏，建议优先保障核心功能”）；

分歧点：明确争议焦点（如“功能优先级：A功能用户需求高但开发周期长，B功能周期短但需求量低”）；

共识点：无争议的结论（如“优先完成A功能开发，B功能纳入下期迭代”）。

决议与行动项确认（10-15分钟）

每个议题讨论结束后，主持人总结决议（如“决议：本周五前完成接口开发，测试部同步准备测试用例”），记录人同步记录至“决议事项”栏。

明确行动项：需包含“具体任务”“负责人”“截止时间”“交付标准”（如“任务：整理用户反馈数据表；负责人：*；截止时间：2023年10月20日；交付标准：包含TOP5需求及用户画像分析”），避免模糊表述（如“尽快”“尽快整理”）。

四、会议收尾阶段操作

内容复核与补充（5分钟）

讨论全部结束后，主持人与记录人共同回顾会议记录，确认决议事项、行动项无遗漏、信息准确（如负责人姓名、截止时间是否明确）。

征求参会人员补充意见（如“记录内容是否完整？是否有遗漏的行动项？”），修改后定稿。

分发与存档（会后24小时内）

记录人整理最终版会议记录，通过协作工具（如企业钉钉、飞书）或邮件发送给所有参会人员及相关方，标注“请查收会议记录，行动项请按时推进”。

原始记录存档至团队共享文件夹（按“日期-会议主题”命名，如产品迭代推进会”），方便后续追溯。

行动项跟进（持续进行）

主持人在下次会议开场时，优先回顾上次会议行动项完成情况，记录人在协作工具中更新进度（如“*：数据表已完成，附件已同步”），保证闭环管理。

五、会议记录模板表格

会议基本信息

会议名称

例：Q3产品迭代优先级确认会

日期/时间

例：2023年10月18日14:00-16:00

地点/线上会议

例：公司3楼会议室A/腾讯会议：X–

参会人员

例：（产品经理）、（技术负责人）、（市场负责人）、（测试主管）

缺席人员及原因

例：*（设计部，临时出差）

主持人

例：*

记录人

例：*

议题与讨论记录

议题1：确定核心功能迭代优先级讨论要点：-市场部：用户调研显示“智能推荐”需求占比60%，建议优先级1；“多语言支持”需求占比30%，优先级2。-技术部：“智能推荐”需重构算法，开发周期5天；“多语言支持”基于现有模块扩展，周期2天，风险较低。分歧点：是否优先满足高需求长周期功能，还是优先推进低需求短周期功能快速上线。共识：优先级1：“智能推荐”；优先级2：“多语言支持”；优先级3：“界面优化”（原计划，暂缓）。

议题2：测试资源协调讨论要点：-测试部：当前人力仅够支持3个功能并行测试，若“智能推荐”提前上线，需增加1名测试工程师。-项目部：可协调（测试工程师）临时支持，但需提前3天介入需求评审。决议：（测试工程师）10月21日参与“智能推荐”需求评审，10月23日启动测试。

决议事