业务人员出差行程与费用申请表.docVIP

业务人员出差行程与费用申请表使用指南

一、适用业务场景

本模板适用于企业业务人员因公外出开展客户拜访、市场调研、项目洽谈、参加会议等业务活动时，需提前规划行程并申请相关费用的场景。通过规范填写申请表，既能保证出差行程与业务目标匹配，也能实现费用预算的合理管控，同时为企业财务报销及后续审计提供依据。具体包括但不限于：

区域客户维护与拓展；

行业展会、研讨会参与；

跨部门项目协作现场对接；

紧急业务问题处理等。

二、填写与审批流程详解

（一）出差前：申请表填写与提交

基础信息录入

由出差人员本人填写申请表基本信息，包括：姓名、所属部门、职务、出差事由（需明确具体业务目标，如“拜访客户洽谈Q4合作方案”）、出差起止日期（精确到天，如2024年X月X日至X月X日，共X天）、往返地点（出发地、目的地、途经地（若有））、同行人员（如有，需注明姓名及部门）。

行程规划细化

按日期详细列出行程安排，每条行程需包含：

日期：对应出差具体日期；

出发地/目的地：如“公司→市区”；

交通方式：根据距离选择（飞机、高铁、汽车等，需注明是否为公共交通）；

出发/到达时间：精确到小时（如“08:00出发，11:30抵达”）；

住宿安排：注明住宿地点（如“市酒店”）及预估每晚费用（需符合公司住宿标准）；

当日主要工作：简述当日业务内容（如“09:00-11:30与客户对接需求，14:00-17:00参加行业研讨会”）。

费用预算编制

按费用类别分项预算，包括：

交通费：往返交通（如机票、高铁票）及市内交通（打车、公交等，需注明预估金额及计算依据，如“高铁票元，市内交通元/天×X天”）；

住宿费：每晚住宿标准×住宿晚数（如“元/晚×X晚=元”）；

餐饮费：按公司标准预估（如“元/天×X天=元”，需注明是否有客户招待，若有需单独列出）；

其他费用：如业务招待费、会议费、资料费等，需注明用途及预估金额。

审批流程发起

填写完成后，按以下顺序提交审批：

部门负责人审批：确认出差必要性及行程与业务目标的匹配性；

财务部门审核：核对费用预算是否符合公司标准（如住宿上限、交通方式要求等）；

分管领导审批：根据出差时长、费用金额等权限进行最终审批（具体权限划分以公司制度为准）。

审批通过后，申请表原件交由行政或财务部门留存复印件，出差人员凭审批表出差。

（二）出差中：行程与费用控制

按计划执行行程

出差人员需严格按照申请表中的行程安排开展工作，如遇特殊情况需调整行程（如延长出差天数、变更目的地），须提前向部门负责人及财务部门报备，经审批同意后方可变更，并在报销时说明原因。

费用支出合规性把控

交通费：优先选择公共交通，如需乘坐飞机/高铁，需选择经济舱/二等座；市内交通尽量以公交、地铁为主，确需打车需注明业务事由；

住宿费：需选择正规酒店，且住宿标准不超过公司规定（如一线城市不超过元/晚，二线城市不超过元/晚）；

餐饮费：优先选择工作简餐，客户招待需提前在申请表中注明招待对象、事由及预估费用，审批通过后方可支出。

（三）出差后：报销与资料归档

费用报销提交

出差结束后5个工作日内，出差人员需整理所有费用票据（发票需与申请表中的费用类别、金额一致，且注明“出差用途”），填写《费用报销单》，并附上审批通过的《出差行程与费用申请表》、行程单（如机票行程单、高铁票信息）、住宿明细单等，提交至财务部门。

报销审核与归档

财务部门对报销单及票据进行审核，重点核对：

实际行程是否与申请表一致；

费用支出是否符合预算及公司标准；

票据是否真实、合规（发票抬头需为公司全称，印章清晰）。

审核通过后，按公司财务流程支付报销款项；申请表及报销资料由财务部门统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、出差行程与费用申请表模板

业务人员出差行程与费用申请表

基本信息

出差人

*（姓名）

所属部门

*（部门）

职务

*（职务）

出差事由

*（如：拜访客户洽谈合作方案）

出差日期

年月日至年月日，共*天

往返地点

出发地：；目的地：；途经地：（如有）*

同行人

*（姓名/部门，如无则填“无”）

行程安排

日期

出发地/目的地

——————–

———————–

月日

公司→市区

月日

市区→市区

月日

市区→公司

费用预算明细

费用类别

预算金额（元）

交通费

*

住宿费

*

餐饮费

*

其他费用

*

预算合计

*

审批流程

部门负责人审批

签字：*日期：年月*日

财务部门审核

签字：*日期：年月*日

分管领导审批

签字：*日期：年月*日

总经理审批（如需）

签字：*日期：年月*日

备注

*（如：客户招待提前报备、行程调整说明等）

四、填写与使用注意事项

信息真实准确

出差事由、行程安排、费用预算等信息需真实、详细，不得虚构或夸大，保证与实际业务需求一致。

预算合理合规

费用预算需严格参照公司《差旅费