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公司会议流程控制规范

一、适用范围

本规范适用于公司内部各类会议的组织与管控，包括但不限于例会（如周例会、月度总结会）、专题研讨会（如项目推进会、流程优化会）、决策会议（如预算审批会、战略规划会）以及临时性工作会议。旨在通过标准化流程，保证会议目标明确、过程高效、结果落地，提升整体协作效率。

二、会议全流程操作说明

（一）会议筹备阶段

会议必要性评估

操作要点：发起人需明确会议是否为解决问题、推动工作的必要方式。对于可通过邮件、即时通讯工具沟通的事项，或已有明确解决方案的常规问题，原则上不安排会议。

输出物：《会议必要性评估表》（可选，复杂会议需填写）。

明确会议核心要素

会议主题：简洁清晰，聚焦核心议题（如“2024年Q3产品迭代方案研讨”）。

会议目标：需具体、可衡量（如“确定3个核心功能优先级，明确责任人与时间节点”）。

会议类型：区分“决策型”（需输出明确结论）、“研讨型”（需多维度讨论）、“通报型”（需信息传递准确）。

确定会议基本信息

时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00，避开午休及临近下班时段；单次会议时长原则上不超过90分钟，重要会议可适当延长但需提前说明。

地点：内部会议室优先，提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性；异地会议需提前测试线上会议工具。

参会人员：明确“必须参加人员”（决策者、执行者）、“列席人员”（相关部门代表），避免无关人员参会；提前与关键人员确认时间冲突。

主持人：由会议主题相关领域负责人或具备较强控场能力的人员担任，负责议程推进及纪律维护。

记录人：由熟悉议题的人员担任，负责记录讨论要点、决议事项及行动项。

准备会议材料

材料清单：包括会议议程（需明确各议题时长、负责人）、背景资料（如项目进度表、数据报告）、待讨论问题清单、决策提案等。

材料要求：内容简洁、数据准确，重点内容可标注；提前1个工作日将材料分发至参会人员，保证有充足时间预习。

发布会议通知

通知内容：需包含会议主题、时间、地点（线上会议需附）、参会人员、会议目标、议程概要、需提前准备的材料及联系人信息。

发送方式：通过企业邮件或协同办公系统发送，并设置“参会确认”功能，未确认人员由发起人单独沟通。

（二）会议召开阶段

会前准备（5分钟）

主持人提前10分钟到场，检查设备（投影、麦克风、网络）是否正常；

记录人分发签到表、会议议程（如有纸质版）；

参会人员签到，就座后安静等待，关闭手机铃声或调至静音。

会议开场（5分钟）

主持人宣布会议开始，介绍会议目标、议程及时长安排；

重申会议纪律（如“围绕议题发言、避免跑题、控制发言时间”）；

如有新增议题，需简要说明是否纳入本次议程，或建议纳入下次会议。

议程推进（核心环节）

按顺序执行：严格按照既定议程推进，主持人需控制各议题时长，超时议题可约定“延长时间”或“会后专题讨论”；

引导发言：鼓励参会人员围绕议题发表意见，避免少数人垄断发言；对偏离主题的发言及时引导（如“这个问题与当前议题关联度不高，可会后单独沟通”）；

聚焦讨论：对争议性问题，主持人需梳理核心分歧，引导各方基于数据或事实分析，推动形成共识；

记录关键信息：记录人实时记录讨论要点、不同观点及初步结论，重点标注“决议事项”和“行动项”（含责任人、截止时间）。

决策与总结（10分钟）

明确决议：对需决策事项，主持人需总结结论，保证参会人员无异议（如“关于A功能优先级，大家是否同意按‘用户体验优化-数据安全-功能提升’排序？无异议则通过”）；

确认行动项：逐项明确决议对应的行动项，包括“责任人”“具体任务”“完成时间”（如“行动项1：*（产品经理）负责优化用户登录流程，完成时间：X月X日前”）；

会议总结：主持人简要回顾会议成果（已达成决议、待跟进行动项），强调关键时间节点；

确认纪要：记录人复述决议及行动项，参会人员确认信息无误。

（三）会议跟进阶段

整理与分发会议纪要

整理要求：会议结束后24小时内完成纪要整理，内容需包含会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程摘要、讨论要点、决议事项、行动项（责任人、截止时间）；

分发范围：参会人员、需知晓决议的相关部门及负责人；

确认与存档：纪要需经主持人审核无误后分发，并通过协同办公系统存档（保存期限不少于1年）。

行动项跟踪落实

责任人职责：行动项责任人需按计划推进工作，提前1天向记录人反馈进度（如遇延迟需说明原因及调整计划）；

跟踪机制：记录人每周更新《决议跟踪表》，同步至主持人及相关部门；对于逾期未完成的行动项，由主持人协调资源推动解决。

会议复盘与优化

对于周期性会议（如周例会），每月可组织一次复盘，评估会议效率（如“议题达成率”“行动项完成率”），收集参会人员改进建议，持续优化会议流程。

三、配套模板表格

表1：会议通知模板