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文档审批流程管理与签章工具使用指南

一、工具概述

文档审批流程管理与签章工具是企业内部规范文档流转、提升审批效率、保障电子签章合法性的核心工具。通过标准化流程设计、多节点审批协同及电子签章绑定，实现从文档发起、审批到签署归档的全流程数字化管理，有效解决传统纸质审批中存在的流程繁琐、易出错、追溯难等问题，同时满足《电子签名法》对电子签章的合规性要求，适用于企业各类需多方确认的正式文档管理场景。

二、适用业务场景

（一）合同类文档审批

涵盖采购合同、销售合同、服务协议、保密协议等，需法务部门、业务部门、财务部门及分管领导多级审批，审批通过后完成电子签章，保证合同条款严谨、签署主体合法。

（二）项目类文档审批

包括项目立项申请、项目计划书、预算审批、验收报告等，涉及项目发起部门、跨部门协作组、管理层审批，通过工具实现项目文档版本控制、审批进度实时跟踪，避免信息遗漏。

（三）行政类文档审批

如费用报销单、差旅申请、办公用品采购申请、制度发布文件等，需部门负责人、行政部、财务部依次审批，支持附件（如发票、报价单）及审批意见留痕，简化日常行政流程。

（四）人事类文档审批

涵盖劳动合同、岗位变动申请、离职审批、培训协议等，需人力资源部、用人部门、分管领导审批，审批完成后自动触发电子签章流程，保证人事流程合规且员工信息可追溯。

三、操作流程详解

（一）发起审批

登录系统：用户通过企业统一账号登录文档审批系统，进入“我的发起”模块。

选择模板：根据文档类型选择对应审批模板（如“合同审批单”“费用报销审批单”），或“自定义模板”创建新模板（需提前配置模板字段，如申请人、部门、文档标题、附件等）。

填写信息：

基础信息：填写文档标题、申请人姓名（*）、所属部门、申请日期，文档附件（支持PDF、Word、Excel等格式，附件大小不超过50MB）。

审批流程：根据企业规则设置审批节点（串行审批：按顺序逐级审批；并行审批：多部门同时审批），添加审批人（需为系统内已激活用户，如部门经理、法务专员），并设置“必审”或“会签”类型（必审需所有审批人通过，会签一人通过即可进入下一节点）。

提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动向第一审批人发送审批提醒（消息+邮件）。

（二）审批处理

接收审批任务：审批人登录系统，在“待办审批”模块查看待处理文档，文档标题查看详情（含附件、申请人信息、审批流程图）。

审批操作：

通过：填写审批意见（如“同意，按流程办理”），“通过”，文档流转至下一审批节点。

驳回：填写驳回理由（如“合同条款需补充付款周期”“发票抬头错误”），“驳回”，文档退回至申请人，申请人修改后可重新提交。

转办：若审批人无法及时处理，可“转办”，选择其他同事代为审批（需提前在系统中设置转办权限）。

审批记录查看：审批过程中，所有审批意见、处理时间、操作人信息均实时记录在“审批日志”中，支持追溯。

（三）电子签章使用

触发签章：文档所有审批节点通过后，系统自动进入“待签章”状态，发起人收到签章提醒。

选择签章类型：根据文档类型选择签章（企业公章、合同专用章、法人章、个人手写章等），签章需提前在系统中备案（签章图片、绑定法人/授权人身份信息）。

定位签章位置：打开文档附件，在指定签章区域（如合同尾页签署栏、文件落款处）“添加签章”，系统自动签章图片，支持调整大小、位置（保证签章清晰、无遮挡）。

完成签署：签署人输入个人登录密码或通过手机验证码完成签章（个人手写章需使用手写板签字），签章后文档状态更新为“已签署”，系统自动带唯一编码的电子签章证书，保证签章不可篡改。

（四）归档与查阅

自动归档：已签署文档自动归档至“文档库”，支持按文档类型、审批日期、申请人、关键词等条件检索。

权限管理：归档文档可设置查阅权限（如仅发起人及审批人可查看、全员可查阅），敏感文档（如涉密合同）需经管理员授权后方可访问。

导出与备份：支持将已归档文档导出为PDF（含电子签章水印），系统定期自动备份数据，防止数据丢失。

四、审批表格模板

（一）合同审批单模板

字段名称

填写说明

示例

文档标题

需审批的合同全称，需体现合同双方及核心内容

“公司2024年度办公用品采购合同”

申请人

发起审批的员工姓名（*）

张*

所属部门

申请人所在部门

行政部

合同对方单位

合同签约方全称

商贸有限公司

合同金额（元）

合同总金额，大小写需一致

50,000元（伍万元整）

合同期限

合同生效至终止的日期

2024年1月1日至2024年12月31日

主要条款摘要

简述合同核心条款（如标的、付款方式、违约责任）

“采购办公文具，交货期15天，货到付款”

附件清单

的合同附件名称（如报价单、对方资质文件）

“公司报价单、营业执照复印件”

审批流程

按顺序填写各审批人及部门（如部门主管→法务→财务→总