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车辆技术档案管理制度

一、总则

（一）制度目的

为加强车辆技术管理，完整记录车辆从购置、使用、维修到报废的全生命周期信息，确保车辆技术状态清晰、维修保养规范、安全风险可控，为车辆调度、故障诊断、成本核算及报废评估提供依据，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业、事业单位、社会团体等各类组织所属的所有车辆，包括但不限于公务用车、工程作业车（如起重机、挖掘机）、运输车辆（如货车、客车）、特种车辆（如消防车、救护车）等，涵盖燃油车、新能源车（纯电动、混合动力）等不同动力类型车辆。

（三）管理原则

全程性原则：档案覆盖车辆购置、登记、使用、维修、保养、年检、事故处理、改装、报废等全环节，确保信息无遗漏；

真实性原则：所有档案内容需如实记录，数据准确、凭证齐全，严禁伪造、篡改档案信息；

规范性原则：档案格式、内容分类、存储方式统一规范，便于查询与管理；

安全性原则：档案需妥善保管，防止丢失、损坏或泄露，电子档案需做好备份与加密防护。

二、档案管理组织与职责

（一）组织架构

管理层级

责任部门/人员

核心职责

决策层

单位负责人/分管领导

审批档案管理制度修订、重大车辆技术决策，监督档案管理工作落实

执行层

车辆管理部门（如车队、设备管理部）

牵头建立车辆技术档案，组织档案日常维护、更新与审核，协调解决档案管理问题

操作层

驾驶员/车辆使用人、维修人员

及时提交车辆使用记录、维修凭证、故障报告等原始资料，配合档案信息采集

档案保管层

档案管理部门/专职档案员

负责档案的物理存储、电子归档、借阅登记，确保档案安全完整

（二）关键岗位职责

车辆管理员：

新车购置后15日内建立技术档案，明确档案编号（建议采用“车辆类型-购置年份-序号”格式，如“工程车-2025-001”）；

每月收集车辆使用、维修、保养数据，更新档案内容，确保信息时效性；

定期核查档案完整性，发现缺失资料及时督促补充。

驾驶员/使用人：

每日填写《车辆行驶日志》，记录行驶里程、油耗、路况、故障现象等信息；

车辆出现故障或异常时，24小时内提交《车辆故障报告》，附故障现场照片、故障描述等；

配合维修人员提供车辆使用过程中的异常情况，协助完善维修记录。

维修人员/维修单位：

维修前填写《车辆维修申请单》，明确维修项目、预估费用；

维修过程中详细记录维修内容、更换零部件型号与数量、维修工时、所用材料等，形成《车辆维修报告单》，附零部件合格证、维修发票复印件；

保养完成后填写《车辆保养记录表》，标注保养项目、保养周期、下次保养时间/里程。

档案员：

按“一车一档”原则整理档案，纸质档案分类装订，电子档案按统一格式存储（如PDF、Excel）；

建立《车辆技术档案借阅登记簿》，记录借阅人、借阅时间、借阅用途、归还时间，严禁私自复制或带出档案；

每年对档案进行清点，核对车辆数量与档案数量一致性，对损坏档案及时修复，对电子档案进行双重备份（本地硬盘+云端存储）。

三、车辆技术档案内容构成

车辆技术档案采用“纸质档案+电子档案”双轨制，内容分为基础信息、使用管理、维修保养、安全事故、年检报废五大类，具体如下：

（一）基础信息类

车辆购置凭证：购车合同、购车发票复印件、车辆合格证、一致性证书、进口车辆海关报关单及商检证明（进口车）；

登记证件：机动车登记证书、行驶证复印件、车辆牌照号、车架号（VIN码）、发动机号、车辆识别代号；

车辆技术参数：

基本参数：车辆品牌、型号、生产厂家、出厂日期、车身颜色、轴距、车身长度/宽度/高度、整备质量、总质量、核定载人数/载重量；

动力参数：发动机型号、排量、最大功率、最大扭矩、燃油类型（汽油/柴油/电动）、油箱容积（燃油车）、电池容量/续航里程（新能源车）、变速箱类型；

配置参数：底盘型号、悬挂类型、制动系统（盘式/鼓式）、轮胎规格与数量、安全配置（如安全气囊、ABS）、辅助配置（如倒车影像、GPS导航）。

权属证明：车辆产权登记证明、过户手续（如涉及过户）、抵押/解除抵押证明（如涉及抵押）。

（二）使用管理类

车辆行驶记录：

《车辆行驶日志》：每日记录日期、驾驶员姓名、出车事由、起点/终点、行驶里程（当日里程、累计里程）、油耗（燃油车）/耗电量（新能源车）、路况（城市道路/高速/乡村道路）、车辆异常情况（如异响、故障灯亮起）；

调度记录：车辆调度单、出车审批单，记录调度时间、使用部门、任务内容、返程时间。

费用记录：

燃油/充电记录：加油凭证（发票复印件）、充电记录（充电时间、充电量、费用），标注加油/充电地点；

路桥费、停车费记录：相关票据复印件，按时间顺序整理；

保险费用记录：交强险、商业险（如车损险、第三者责任险