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医院物资采购流程标准操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范医院物资采购行为，提高采购效率，保障物资质量，控制采购成本，确保医疗、教学、科研活动的有序进行，依据国家相关法律法规及医院内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于医院所有科室及部门的各类物资采购活动，包括但不限于医疗设备、药品耗材、办公用品、后勤保障物资等。特殊规定的除外。

1.3基本原则

医院物资采购应遵循公开、公平、公正、效益优先、质量为本、廉洁自律的原则。采购过程应透明规范，杜绝任何形式的不当行为。

1.4定义

本手册所称物资，是指医院为开展各项工作所需要的各类有形物品。采购流程，是指从物资需求提出到最终验收付款整个过程中的一系列规范化操作。

第二章采购流程

2.1需求提出与汇总

2.1.1需求申请

各科室根据实际工作需要及库存情况，填写《物资采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量要求、建议品牌（如适用）、预计使用时间等信息，并由科室负责人签字确认。对于常规消耗品，可按周期集中申报；对于紧急需求，需注明“紧急”并说明原因。

2.1.2需求审核与汇总

科室提交的需求申请，首先由相关职能科室（如设备科、总务科、药剂科等，根据物资类别划分）进行专业性审核，重点审核其必要性、合理性、技术参数的规范性及与医院整体规划的符合性。审核通过后，由职能科室进行分类汇总，形成初步的采购需求清单。

2.2采购计划编制与审批

2.2.1采购计划编制

职能科室根据汇总的采购需求清单，结合医院年度预算、库存水平及资金状况，编制《医院物资采购计划》。计划中应明确采购物资的具体信息、采购方式建议、预算金额、预计采购时间等。

2.2.2采购计划审批

《医院物资采购计划》需按医院规定的审批权限逐级报批。一般先由职能科室负责人审核，再报财务部门对预算进行审核，最后提交医院分管领导或院长办公会审批。对于大额或特殊物资采购，可能需要更高级别的决策程序。

2.3采购方式确定与执行

2.3.1采购方式选择

根据采购物资的金额、性质、市场情况及国家相关规定，选择适宜的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、定点采购等。医院应建立明确的采购方式分级标准。

2.3.2采购执行

招标采购：对于符合招标条件的物资，由采购部门（或委托代理机构）严格按照招标程序组织实施，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、公示中标结果等。

非招标采购：对于不适宜招标或金额较小的采购，可采用询价、竞争性谈判等方式。应至少向三家及以上合格供应商发出邀请，获取报价和方案，进行比较后择优确定。

定点采购/协议采购：对于常用、小额的通用物资，可通过公开方式确定定点供应商和协议价格，有效期内按协议执行。

2.4合同签订

确定供应商后，医院应与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同文本需经医院法务或相关负责人审核，确保合法合规。

2.5履约与验收

2.5.1供应商履约

供应商应按照合同约定的时间、地点、数量和质量标准交付物资。

2.5.2物资验收

物资送达后，由采购部门牵头，会同使用科室、仓库管理部门（必要时可邀请技术部门或第三方机构）共同对物资进行验收。验收内容包括外包装、数量、规格型号、外观质量、技术参数符合性、相关资质证明文件（如合格证、检验报告等）是否齐全。验收合格后，签署《物资验收单》，方可办理入库手续；验收不合格的，应及时通知供应商，按合同约定进行处理（如退换货、索赔等）。

2.6付款结算

仓库管理部门根据验收合格的《物资验收单》办理入库手续，生成入库凭证。财务部门根据审批后的采购合同、入库凭证、发票等相关资料，按照合同约定的付款方式和期限办理付款结算手续。

2.7采购档案管理

采购活动结束后，采购部门应将采购过程中的所有文件资料（包括需求申请、审批文件、招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，确保采购全过程可追溯。

第三章职责分工

3.1使用科室

负责提出本部门的物资需求，参与物资验收，反馈物资使用情况和质量意见。

3.2职能科室（设备科、总务科、药剂科等）

负责归口物资的需求审核、采购计划编制、技术参数确认、供应商资质初审、参与或组织采购活动、合同洽谈、物资验收（技术部分）等工作。

3.3采购部门（如设有）

统一组织和实施医院的采购活动，包括招标、询价等采购方式的执行，合同管理，采购档案管理等。若未设独立采购部门，则由相应职能科室承担采购执行职责。

3.4财务部门

负责采购预算的审核与控制，办理付款结算，对采购活动进行财