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会议策划与执行流程指导手册
一、适用范围与典型应用场景
本手册适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、季度工作会、部门协调会）、对外会议（如客户交流会、行业发布会、招商推介会）及混合型会议（如年度庆典、培训研讨会等）的策划与执行全流程。无论是10人以内的小型会议，还是500人以上的大型会议，均可通过本手册规范流程、把控细节，保证会议目标高效达成。典型应用场景包括：
企业年度战略规划会议
新产品/服务发布推介会
跨部门项目进度协同会
客户满意度调研座谈会
行业趋势分析研讨会
二、会议策划与执行全流程操作指南
（一）前期筹备阶段：明确目标与基础框架
会议目标与主题定义
操作要点：
（1）与会议发起人（如总监、经理）沟通，明确会议核心目标（如“决策项目方案”“统一团队对Q4目标的认知”“收集客户对产品的反馈”），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）。
（2）根据目标提炼会议主题，主题需简洁明了、突出重点，例如“2024年Q4战略目标落地研讨会”“产品V3.0客户需求发布会”。
输出成果：《会议目标确认函》（需发起人签字确认）。
会议基本信息确定
操作要点：
（1）时间：避开企业业务高峰期（如财月末、季度末）、法定节假日及多数参会人员冲突时段；大型会议需提前1-2个月锁定时间，小型会议提前1-2周。
（2）地点：根据会议规模（人数、形式）选择——小型会议（10人内）可选用公司会议室，中型会议（10-100人）需考虑酒店会议厅/公司多功能厅，大型会议（100人以上）需考察专业会展中心；明确场地设施要求（投影设备、音响、麦克风、网络、茶歇区等）。
（3）参会人员：列出核心参会者（决策层、项目负责人）、列席人员（记录员、支持部门代表）、特邀嘉宾（外部专家、客户代表）；提前统计人员名单及联系方式，确认参会意向。
（4）形式：明确会议类型（线下/线上/hybrid），若为线上需指定平台（如腾讯会议、Zoom）并提前测试功能。
输出成果：《会议基本信息表》（模板见文末表1）。
会议方案与预算制定
操作要点：
（1）方案内容：包括会议目标、主题、时间、地点、参会人员、议程框架、筹备分工（如总协调组、物料组、接待组、技术组）、应急预案等。
（2）预算编制：按类别细化费用——场地费（若外租）、物料费（背景板、桌牌、议程册、文具等）、餐饮费（茶歇、午餐/晚餐，按参会人数及标准计算）、嘉宾费用（交通、住宿费，需提前确认标准）、技术支持费（设备租赁、直播服务）、其他杂费（摄影、快递等）。预算需预留10%-15%备用金，应对突发支出。
输出成果：《会议策划方案》《会议预算明细表》（模板见文末表2）。
场地与物料准备
操作要点：
（1）场地确认：提前与场地方签订合同，明确使用时段、设施清单、服务内容（如保洁、安保、茶歇提供）；会议前1天到场布置，检查桌椅摆放、音响话筒、灯光网络、投影设备等是否符合要求，调试电子签到系统、直播设备（若需）。
（2）物料清单与采购：根据参会人数及议程准备——
会议资料：议程册、参会手册（含会议议程、场地地图、注意事项）、演讲PPT（提前与演讲者确认版本）、纸质签到表（备用）；
宣传物料：背景板（尺寸需匹配场地，含会议主题、主办方LOGO）、指示牌（签到区、会场入口、洗手间等）、桌牌（标注姓名及职务）；
保障物料：文具（笔、笔记本）、饮用水（每人1瓶）、应急药品（创可贴、胃药、退烧药等）；
技术物料：备用麦克风、充电宝、延长线、网线。
输出成果：《物料准备清单及进度表》（责任人、完成时限、状态）。
嘉宾与议程安排
操作要点：
（1）嘉宾邀请：提前向外部嘉宾发送邀请函（邮件+纸质版，若需），注明会议时间、地点、主题、议程及需配合事项（如演讲时长、PPT提交截止时间）；内部嘉宾由*总助统一协调确认时间，明确发言内容及要求。
（2）议程细化：制定详细会议议程（精确到分钟），包括环节名称、内容、负责人、时长、所需物料；议程需逻辑清晰，重点环节前置，避免冗长（如上午9:00-9:30签到，9:30-9:40开场致辞（总），9:40-10:30主题演讲（专家））。
（3）彩排安排：重要环节（如嘉宾演讲、产品演示）需提前1天彩排，保证流程顺畅、设备正常。
输出成果：《嘉宾名单及联系方式》《会议详细议程表》（模板见文末表3）。
会前沟通与确认
操作要点：
（1）参会人员通知：提前3-5天通过邮件+企业/短信发送《会议通知》，包含会议主题、时间、地点、议程、参会须知（如着装要求、携带资料、停车信息）；重要会议需电话确认参会意向。
（2）内部分工会：会议前1天召开筹备组内部会议，明确各岗位职责（如签到组负责引导参会者签到、物料组负责分发资料、技术组负责保障设备运行），确认各环节衔接无误。
输出成果：《会议通知》《筹备分工
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