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监事会会议纪要编写规范与范文

监事会作为公司治理结构中的重要监督主体，其会议纪要是记录监事会履职过程、体现监督成果、保障公司规范运作的关键性文件。一份高质量的监事会会议纪要，不仅能够清晰反映会议的真实情况，更能为后续工作提供依据，并在必要时作为法律凭证。因此，规范监事会会议纪要的编写流程与内容，对于提升监事会工作效能、完善公司内部治理具有重要意义。

一、监事会会议纪要编写规范

（一）基本要求

1.真实准确：会议纪要必须客观反映会议的实际情况，忠实记录各项议题的讨论过程、发言要点及最终形成的决议。所有信息均需核实无误，避免主观臆断或曲解。

2.完整全面：纪要应包含会议的全部重要要素，如会议时间、地点、出席人员、缺席人员及原因、列席人员、主持人、记录人、会议议题、审议过程、表决结果、决议内容等，确保信息的完整性。

3.规范严谨：行文应使用规范的书面语言，表述准确、逻辑清晰、条理分明。避免使用口语化、模糊不清或易产生歧义的词句。涉及专业术语或特定表述时，应保持一致性。

4.简洁明了：在完整记录的基础上，力求文字简练，突出重点，避免冗余和不必要的细节描述。抓住核心观点和关键决策，确保读者能够快速掌握会议核心内容。

5.及时高效：会议结束后，应尽快组织编写纪要，一般应在会议结束后数个工作日内完成初稿，并按程序征求意见、审核定稿。

（二）核心内容构成

1.会议基本信息

*会议名称：例如“ABC股份有限公司第X届监事会第X次会议纪要”。

*会议时间：具体到年、月、日、时、分，如有休会或延长，亦应注明。

*会议地点：公司会议室或其他具体地点。

*主持人：监事会主席姓名，如主席不能主持，应注明由何人代为主持及原因。

*记录人：姓名及职务。

*出席监事：列出姓名及职务，确保符合公司章程规定的有效出席人数。

*缺席监事：如有，列出姓名、职务及缺席原因（如请假、出差等）。

*列席人员：根据会议需要列席的人员，如公司高级管理人员、董事会秘书、财务负责人等，注明其姓名及职务。

*会议通知情况：简要说明会议通知的发出时间、方式及是否符合《公司法》和公司章程的规定。

2.会议议题

*逐项列出本次会议审议的议题，应与会议通知中所列议题一致。

3.会议召开及召集程序的合规性说明

*简要说明本次监事会会议的召集、召开程序是否符合《中华人民共和国公司法》等相关法律法规及公司章程的规定。

4.审议情况与发言要点

*这是纪要的核心部分。对于每个议题，应记录：

*提案人或汇报人对议题的简要介绍。

*各位监事围绕议题发表的主要意见、观点、疑问及讨论情况。可综合归纳，但对于关键分歧或重要补充意见应单独记录。

*相关列席人员的说明或答复要点（如适用）。

*记录时应突出重点，围绕议题的核心内容展开，避免记录与议题无关的闲聊或细节。

5.决议事项与表决结果

*针对每个审议通过的议题，应明确写出决议的具体内容。

*详细记录表决情况：同意票数、反对票数、弃权票数，并注明出席监事人数是否符合法定要求，决议是否获得通过。

*对于未形成决议或需进一步研究的事项，也应予以说明。

6.其他事项

*记录会议中提及的、需要后续跟进或关注的其他重要事项。

7.签署

*会议纪要末尾应有“与会监事签名”栏，由出席会议的监事亲笔签名。

*记录人签名及日期。

*公司盖章处（通常在纪要首页或末页）。

（三）编写注意事项

1.客观中立：记录人应保持中立立场，不加入个人观点或评论，如实反映各方意见。

2.突出重点：聚焦于监事会的监督职能，重点记录对公司财务、董事及高管履职、内部控制等方面的监督意见和结论。

3.保密性：会议纪要涉及公司经营管理和决策过程，属于内部重要文件，应严格遵守保密规定。

4.格式统一：公司内部应统一会议纪要的格式模板，包括字体、字号、行距、页眉页脚等，确保规范性和专业性。

5.存档管理：定稿后的会议纪要应及时归档保存，以备查阅。

二、监事会会议纪要范文

ABC股份有限公司

第三届监事会第五次会议纪要

会议时间：二〇二四年X月X日下午X时X分

会议地点：公司A会议室

主持人：监事会主席王五

记录人：监事赵六

出席监事：王五、赵六、孙七（共叁人）

缺席监事：无

列席人员：董事会秘书：钱八；财务负责人：周九

会议通知：本次会议已于二〇二四年X月X日以书面及电子邮件方式向全体监事发出，符合《公司法》及《公司章程》的有关规定。

会议议题：

1.审议《公司二〇二四年第三季度财务报表及附注》；

2.审议《关于公司内部控制自我评价报告的议案》；

3.审议《关于续聘会计师事务所的议案》。