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竣工档案资料管理与归档规范指南

引言

竣工档案资料是工程项目建设全过程的真实记录与重要成果，详实、规范、系统的竣工档案不仅是工程竣工验收、交付使用的必备条件，更是后续工程维护、管理、改扩建以及审计监督、历史追溯的重要依据。本指南旨在为工程项目各参与方提供一套系统、实用的竣工档案资料管理与归档操作规范，以期提升竣工档案管理水平，确保档案的完整性、准确性、系统性和可利用性。

一、竣工档案管理的基本原则与总体要求

（一）基本原则

竣工档案管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映工程建设的实际情况，各项数据、记录应准确无误，签字手续完备。

2.完整性原则：从项目立项到竣工验收的各个环节形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全，确保档案的系统性和连续性。

3.规范性原则：档案的编制、整理、组卷、装订、移交等工作应符合国家及行业相关标准规范，做到格式统一、条理清晰、易于查阅。

4.及时性原则：档案资料的收集、整理应与工程建设进度同步进行，避免事后补编，确保资料的原始性和准确性。

5.安全性原则：采取有效措施，确保档案在形成、流转、保管过程中的安全，防止损坏、丢失和泄密。

（二）总体要求

1.明确责任主体：建设单位是竣工档案管理的总负责单位，应牵头组织、协调勘察、设计、施工、监理等各参建单位的档案管理工作。各参建单位应明确各自的档案管理职责和负责人。

2.制定管理制度：建设单位应根据项目特点和相关法规要求，制定详细的项目档案管理制度和实施细则，明确各阶段档案工作的内容、要求和时限。

3.配备专业人员：各单位应配备具备相应专业知识和档案管理技能的专职或兼职档案管理人员，负责本单位形成档案的收集、整理、审核工作。

4.提供必要条件：应为档案管理工作提供必要的办公场所、设施设备（如计算机、打印机、扫描仪、档案柜等）和经费保障。

5.强化过程控制：监理单位应将档案管理纳入监理工作范围，对施工单位的档案形成过程进行监督、检查和指导。

二、竣工档案资料的收集范围与内容

竣工档案资料的收集范围应覆盖工程项目建设的全过程，主要包括以下几个方面：

（一）工程准备阶段文件（A类）

包括项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同等文件材料。如项目建议书、可行性研究报告、批复文件、地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件及审查意见、各类合同（勘察、设计、施工、监理、设备采购等）。

（二）监理文件（B类）

包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、旁站记录、平行检验记录、工程暂停令与复工令、质量评估报告等监理工作中形成的文件材料。

（三）施工文件（C类）

这是竣工档案的核心组成部分，主要包括：

1.施工管理文件：施工组织设计、专项施工方案及审批、施工日志、项目部组织机构及人员资质等。

2.施工技术文件：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、技术交底记录等。

3.进度造价文件：施工进度计划、工程量报审与支付证书、工程变更费用报审等。

4.施工物资文件：工程材料、设备、构配件的出厂质量证明文件（合格证、出厂检验报告等）、进场检验（试验）报告及见证取样记录等。

5.施工记录文件：隐蔽工程验收记录、地基处理记录、构件吊装记录、混凝土浇筑记录、测量放线记录、工序交接检查记录等。

6.施工试验记录及检测文件：各种材料的试验报告、施工试验记录（如混凝土试块强度报告、钢筋连接试验报告等）、功能性检测记录（如管道压力试验、设备单机试车记录等）。

7.施工质量验收文件：分部分项工程质量验收记录、单位工程质量验收记录、质量缺陷处理记录等。

8.安全与功能检验资料核查及主要功能抽查记录。

（四）竣工图（D类）

竣工图是工程最终实际状况的反映，必须做到图物相符。凡施工图有变更的，均应按规定编制竣工图，并加盖竣工图章。竣工图章的内容应包括编制单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理工程师等。

（五）竣工验收文件（E类）

包括工程竣工总结、竣工验收报告、验收组人员签署的竣工验收意见、专项验收文件（消防、环保、规划等）、工程质量保修书等。

（六）其他应归档的文件材料

如声像资料（照片、录像带、光盘等，应注明拍摄内容、时间、地点、人物、事由）、电子文件等。

三、竣工档案资料的形成与积累

1.同步性：档案资料的形成应与工程建设进度同步，从工程开工起，各责任单位即应开始收集、整理本单位在工程建设过程中形成的文件材料。

2.规范性：文件材料的形成、填写应符合国家和行业有关规定，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。不得使用易褪色的书写材料（如铅笔、圆珠笔等）。

3.原件优先：归档文件材料一般应为原件。复印件应注明原件保管单位或经原件保管单