五金制品厂文件控制程序.docVIP

1目的

确保质量环境管理体系所使用之文件处理迅速、正确流通、应用及管制、以确保各相关部门能适时获得有效的最新文件。

2适用范围

本组织质量环境管理体系要求建立的所有文件和外来文件。

3术语和定义

外来文件：为支持质量环境管理体系运行的外来资源，包括各种客户数据、引用的法律法规、标准，重要文献、最新技术水平和管理动态等文件资源。

4职责

4.1本程序由综合部负责建立并改进。

4.2各类文件编制、复核、批准权责区分表：

文件类别

文件名称

编制

审核

批准

控制

一层文件

质量环境管理手册

文件编写小组

管理者代表

总经理

文控中心

二层文件

程序文件

文件编写小组

管理者代表

总经理

文控中心

三层文件

具体作业指导书、管理规程、管理方案相关空白记录/表格等

文件编写小组

管理者代表

总经理

文控中心

四层文件

记录

按《记录控制程序》规定

外来文件

顾客或第三方提供文件等

文控中心

5控制程序

5.1文件的分类

a)一阶文件：质量环境管理手册。

b)二阶文件：手册内所订定各项程序文件。

c)三阶文件：作业标准、管理规程、管理方案等具体指导作业、检查的文件。

d)四阶文件：校验记录、纠正记录、测试/报告、保养记录、训练记录等各项具体记录。

e)外来文件：一般其最终将有可能被纳入三层文件进行控制。

5.2记录的控制

记录作为一种特殊的文件按《记录控制程序》控制，而其它文件的控制按以下规定操作。

5.3文件发行和保存以书面载体为主,电子形式为助。

5.4文件的批准

文件经编制与审核后，在发行前必须由总经理批准。

5.5文件的版次和编号

5.5.1文件的版本/版次

a)文件版本/版次编制一般以文件为单位，当三层文件内容较多时也可以以页为单位。每一次制订之原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推。

b)为避免版本修订次数太多，影响文件之真实内容，版次内容经5次修订后或有重大变化时，应变更版本，发行第B版、第C版等。

c)其中对表格的版次不作控制。

5.5.2文件的编号

a)文件编号的格式如下：

HG-XXX-##

流水号（用阿拉伯数字表示）

文件类别代码的缩写

公司代码

b)文件编号具体代码如下表：

公司代码

文件类别代码

代码缩写

流水号

TSC

质量环境管理手册

QEA

2位阿拉伯数字，

從01开始。

程序文件

EPD

作业性指导文件

SOP

监测性指导文件

SIP

相关方案与计划

PLA

空白表格

FOR

外来文件

OUT

c)文控中心文管员对各文件编号应以“文件管制总览表”列表管制，不得有重复或误用之情形。

5.6文件分发

5.6.1文件的分发范围

文件分发范围原则上各个部门一份，视具体情况也可增发。表格不分发,使用部门到文管员处复印。

5.6.2文件的发行

文管员根据分发范围影印适当的数量，在封面加盖“受控文件”章和文件发行号，对有可能被分开使用的文件，文管员应于文件的每页加盖相应印章和分发号，分发号用阿拉伯数字从01、02开始流水续编。收文单位在“文件分发回收记录表”签收。如果发行电子文件，文管员必须采用防止改动的保护措施对文件予以保护。除文管员依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印任何正式文件。

5.6.3文件的增发和补发

当相关部门因工作需要需增发或补发文件时，必须填写“文件增发/补发申请表”经该文件批准人员批准后，文管员方可增发和补发。

5.6.4若相关方需要本公司文件时，对应联络部门应按文件的增发和补发手续代理相关方申请。批准人批准时，必须充分考虑该文件的重要性、机密性、时效性。

5.7文件内容的修改和撤消

如需修改文件内容时，则由文件编制单位提出申请，并填写“文件修改申请单”经该总经理批准后方可修改。修改后的文件，编号和分发号不变，版次发生变化。如果是撤消文件，原文件编号、分发号和版本/版次均不发生变化。文管员将文件修改的情况记录于“文件修改记录表”中。

5.8文件回收和作废

文件修改和撤消时，文管员依分发记录回收所有旧版文件。回收时须注意数量及内容的完整性，并记录于“文件分发/回收记录表”中。对已修改的文件和撤消的文件，文管员加盖“作废”章声明作废。

5.9文件原件的保存

所有纳入文件控制系统文件的原件由文控中心的文管员建档保存。对已作废文件的原件，文控中心至少保存一年。

5.10文件的保管

5.10.1已分发文件的保管由接收部门主管或指定专人负责保管。

5.10.2作废文件必须与有效文件分开保存。

5.10.3文件如发现有缺页、破损、字迹模糊等缺陷之页次，应在补发的同时进行回收，并加盖“作废”章声明作废。

5.10.4重要质量环境控制点现场使用之文件必须置于