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行政文件归档管理制度及操作手册

第一章总则

一、制度目的

为规范公司行政文件的形成、收集、整理、归档与管理工作，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高行政效率，防范管理风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及公司《行政管理办法》，特制定本制度。

二、制度依据

《中华人民共和国档案法》（2020年修订）；

《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）；

公司《行政管理办法》《保密管理制度》；

其他与行政文件管理相关的法律法规及公司内部规定。

三、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构、各部门（以下统称“各部门”）在行政管理活动中形成的有保存价值的各种形式文件（包括纸质文件、电子文件、声像文件等）的归档管理。

四、基本原则

完整原则：保证行政文件的形成、流转、归档全过程完整，无遗漏；

准确原则：文件内容真实、数据准确，归档信息与原始文件一致；

系统原则：按照文件内在联系分类整理，保持文件之间的逻辑关联；

安全原则：采取有效措施保护文件实体安全及信息保密，防止丢失、损坏、泄密；

规范原则：统一归档流程、分类标准及表格格式，保证管理标准化。

第二章职责分工

一、行政管理部门

负责制定、修订本制度及配套操作规范，并监督执行；

统筹公司行政文件归档管理工作，指导各部门开展文件归档；

负责公司层面重要行政文件（如年度工作计划、总结、制度类文件等）的接收、整理、保管及利用；

组织开展档案管理培训及检查，对各部门归档工作进行考核。

二、各业务部门

指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件归档工作；

按本制度要求，及时、规范收集整理本部门形成的行政文件，并向行政管理部门移交；

配合行政管理部门开展文件鉴定、销毁等工作，对归档文件的真实性、完整性负责。

三、档案管理员（兼职/专职）

负责本部门文件的日常收集、分类、整理、编号及临时保管；

按规定时间向行政管理部门移交归档文件，填写《行政文件归档交接清单》；

协助行政管理部门进行文件鉴定、利用及销毁工作；

定期检查本部门文件保管情况，保证文件安全。

四、分管领导

审批本制度及重要文件归档管理事项；

协调解决文件归档管理中的重大问题；

监督各部门归档职责履行情况。

第三章行政文件归档范围与分类

一、归档范围

凡是在公司行政管理活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种形式文件材料，均应归档。主要包括以下类别：

文件类别

具体内容

管理性文件

公司年度工作计划、总结、请示、报告、通知、通报、会议纪要、规章制度等；

人事行政文件

员工招聘、入职、离职、劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、人事任免等；

财务行政文件

行政费用预算、报销凭证、采购合同、固定资产台账、审计报告等；

会议活动文件

各类会议（董事会、办公会、专题会等）的通知、议程、材料、签到表、照片、视频等；

合同协议文件

行政类合同（如办公用房租赁、采购合同、服务协议等）及审批材料；

证照资质文件

公司营业执照、组织机构代码证、各类许可证、资质证书、年检材料等；

声像电子文件

反映公司重要活动的照片、录音、录像、电子文档、数据库等；

其他应归档文件

上级单位来文、外部单位函件、荣誉证书、重要客户资料等。

二、分类标准

采用“年度-问题-机构”三级分类法，具体

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（问题）：按文件内容主题划分，如“管理性文件”“人事行政文件”“财务行政文件”等；

三级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”等。

示例：2024年行政部形成的管理性会议纪要，分类编号为“2024-管理性文件-行政部-001”。

第四章行政文件归档操作流程细则

一、文件形成与规范

文件起草：各部门起草文件时，应使用公司统一模板（如《红头文件模板》《会议纪要模板》），内容准确、逻辑清晰，标题需概括文件核心内容（如“关于2024年春节放假安排的通知”）；

审核审批：文件需经部门负责人审核，涉及公司重大事项的需报分管领导审批，保证内容合规、程序无误；

格式规范：纸质文件使用A4纸打印，左侧装订，页码连续；电子文件采用.docx、.pdf等通用格式，命名规范为“部门-文件名-形成日期-文号”（如“行政部-2024年春节放假通知行办〔2024〕001号”）。

二、文件收集与移交

收集时间：

月度文件：每月最后一个工作日前，各部门完成本月文件收集；

年度文件：次年1月15日前，完成上一年度文件整理；

专项文件：专项活动结束后10个工作日内，完成相关文件收集。

收集要求：

纸质文件需为原件（如确无原件，需注明“复印件”并加盖部门公章）；

电子文件需与纸质文件内容一致，刻录至光盘或至公司档案管理系统；

声像文件需标注拍摄时间、地点、人物、事件等说明信息。