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规范学校综合办公业务规定

一、总则

为规范学校综合办公业务流程，提高工作效率，优化资源管理，特制定本规定。本规定适用于学校各部门及全体教职工，旨在明确综合办公业务范围、操作流程及管理要求。

二、综合办公业务范围

综合办公业务涵盖日常行政事务、文件管理、会议组织、信息传达、后勤保障等多个方面。具体内容包括但不限于：

（一）行政事务管理

1.接待来访人员，处理日常咨询与协调工作。

2.收发、登记、分发各类文件、邮件及快递。

3.维护办公区域秩序，确保环境整洁有序。

4.负责办公用品采购、领用及库存管理。

（二）文件管理

1.文件分类归档：按部门、时间、事项等标准分类存储纸质及电子文件。

2.文件流转审批：明确文件审批流程，确保流转时效性。

3.文件保密管理：涉密文件需专人负责，严禁外传或泄露。

4.电子文档管理：使用统一办公系统录入、存储及检索电子文件。

（三）会议组织

1.会议通知：提前3个工作日发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

2.会议筹备：准备会议材料、设备调试及场地布置。

3.会议记录：指定专人记录会议内容，形成会议纪要并分发至相关人员。

4.会议效果评估：会后收集反馈，持续优化会议组织流程。

（四）信息传达

1.内部通知：通过公告栏、企业微信、邮件等渠道发布通知。

2.信息核实：确保传达内容准确无误，避免信息偏差。

3.反馈收集：建立信息传达反馈机制，及时了解信息接收情况。

三、操作流程

综合办公业务需遵循以下标准化流程：

（一）日常行政事务

1.接待流程：

(1)询问来访事由，登记基本信息。

(2)引导至相应部门或提供咨询服务。

(3)完成接待后做好记录。

2.文件收发流程：

(1)签收文件，核对数量及完整性。

(2)标注文件类型及密级，按流程分发。

(3)确认接收人签字，做好签收记录。

（二）文件管理

1.文件归档步骤：

(1)纸质文件按年度、部门分类装订。

(2)电子文件统一上传至共享服务器，建立索引目录。

(3)指定专人定期检查归档完整性。

2.文件审批流程：

(1)提交审批申请，附相关材料。

(2)各级负责人按权限逐级审批。

(3)审批完成后归档，并通知执行。

（三）会议组织

1.会议筹备步骤：

(1)确定会议主题及参会人员名单。

(2)预订会议室，准备所需设备。

(3)提前1天发送会议通知及议程。

2.会议执行要点：

(1)检查设备运行状态，确保音视频正常。

(2)按议程推进讨论，控制会议时长。

(3)会议结束后清点物资，恢复场地原状。

四、管理要求

为确保综合办公业务高效运行，需遵守以下要求：

（一）责任明确

各部门需指定专人负责综合办公业务，确保职责清晰、分工合理。

（二）时效性原则

1.文件处理：一般文件应在24小时内完成流转。

2.通知传达：重要通知需在4小时内发布至全体相关人员。

3.事务响应：接待及咨询需在5分钟内给出初步回应。

（三）保密管理

1.涉密文件需全程监控，禁止拍照或外传。

2.办公区域设置保密标识，无关人员不得入内。

3.离职人员需签署保密协议，脱产后仍需履行保密义务。

（四）持续改进

1.每季度组织业务复盘，总结经验问题。

2.收集员工及部门反馈，优化流程设计。

3.定期开展业务培训，提升人员操作技能。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由学校综合办公室负责解释。各部门需结合实际情况制定细化方案，确保规定有效落地。

一、总则

为规范学校综合办公业务流程，提高工作效率，优化资源管理，特制定本规定。本规定适用于学校各部门及全体教职工，旨在明确综合办公业务范围、操作流程及管理要求。

二、综合办公业务范围

综合办公业务涵盖日常行政事务、文件管理、会议组织、信息传达、后勤保障等多个方面。具体内容包括但不限于：

（一）行政事务管理

1.接待来访人员，处理日常咨询与协调工作。

-接待流程：

(1)在接待台热情问候，询问来访事由，核对身份信息（如工作证、访客登记表）。

(2)记录来访时间、姓名、部门（或所属单位）、联系方式及事由，确保信息完整。

(3)根据事由引导至相应部门或提供咨询服务，如需其他部门协助，及时联系并跟进。

(4)完成接待后，在访客登记表中签字确认，并做好后续跟进记录。

2.收发、登记、分发各类文件、邮件及快递。

-文件收发流程：

(1)签收文件：检查文件封面信息，核对数量、完整性及密级，无误后签字签收。

(2)分类登记：将文件按部门、紧急程度、密级分类，录入电子台账或登记纸质台账。

(3)分发传递：联系各部门指定收件人，电话或当面确认接收，并做好签收记录。

(4)快递处理：核对寄件人信息，及时通知收件人领取，并记录签收情况。

3.维护办公区域秩序