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企业网络采购管理流程规范

一、总则

（一）目的与意义

在当前数字化浪潮下，企业采购活动正经历深刻变革，网络采购以其高效、透明、成本可控等优势，逐渐成为企业降本增效、优化供应链管理的核心手段。本规范旨在建立一套系统、严谨的企业网络采购管理流程，明确各环节职责，规范操作行为，防范采购风险，提升采购效率与效益，确保企业采购活动合法、合规、有序进行，最终服务于企业整体战略目标的实现。

（二）适用范围

本规范适用于企业内所有通过网络采购平台进行的物资、服务及工程类项目的采购活动。除非另有特殊规定（如涉及国家机密、紧急采购等情况），均须遵循本流程规范执行。各部门、各层级人员在参与网络采购相关工作时，均应熟悉并严格遵守本规范。

（三）基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度，确保采购行为的合法性与合规性。

2.公开透明原则：采购过程应尽可能公开，采购信息、供应商选择、评审过程及结果等关键环节在规定范围内保持透明，接受监督。

3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理壁垒或歧视性条款。

4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求最佳性价比，综合考虑价格、质量、服务、交付周期等因素，实现采购总成本最低。

5.权责对等原则：明确各参与方在采购流程中的职责与权限，确保权责清晰、责任可追溯。

6.保密原则：对采购过程中涉及的商业秘密、技术信息及未公开的采购信息等，相关人员负有保密责任。

二、组织与职责

（一）采购管理部门

采购管理部门是企业网络采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

*组织制定和修订企业网络采购相关的制度、流程和管理办法。

*负责网络采购平台的选型、引进、维护及推广应用。

*统筹协调各部门的网络采购需求，对采购计划进行汇总与审核。

*负责供应商的统一管理，包括供应商的准入、信息维护、绩效评估及动态管理。

*组织或参与重大采购项目的招标、谈判等工作。

*对网络采购全过程进行监督、检查与指导，处理采购过程中的争议与投诉。

*定期分析网络采购数据，提出改进建议，持续优化采购流程。

（二）需求部门

需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

*根据实际业务需要，准确、及时地提报网络采购需求，明确采购物资或服务的规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付时间等。

*参与采购需求的评审，对需求的准确性和合理性负责。

*参与供应商的考察与评价（如需），特别是对供应商技术能力的确认。

*负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果的真实性负责。

*配合采购管理部门处理采购过程中与需求相关的问题。

（三）财务部门

财务部门在网络采购管理中主要职责包括：

*负责采购预算的审核与控制，确保采购行为在预算范围内进行。

*参与采购合同的审核，特别是涉及付款方式、金额、税务等条款。

*根据审批通过的采购合同、验收单等凭证，办理付款结算手续。

*对网络采购的资金使用情况进行核算与监督，提供财务支持与建议。

（四）法务/合规部门

法务或合规部门主要职责包括：

*负责对网络采购相关制度、流程的合规性进行审查。

*参与重大采购合同的法律审核，防范法律风险。

*为采购管理部门提供法律咨询支持，处理采购活动中涉及的法律纠纷。

*监督网络采购活动是否符合廉政规定及企业合规要求。

（五）信息技术部门

信息技术部门主要职责包括：

*负责网络采购平台的技术支持与维护，保障系统的稳定运行和数据安全。

*协助采购管理部门进行采购平台与企业其他信息系统（如ERP系统）的对接与集成。

*负责采购平台用户权限的设置与管理，提供必要的技术培训。

三、采购流程

（一）采购需求提报与审批

1.需求发起：需求部门根据业务计划和实际需要，在网络采购平台中填写《采购需求单》，详细列明采购项目名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预估单价、总金额、期望交付日期、用途说明等关键信息，并附上必要的技术文件或图纸。

2.部门审核：需求部门负责人对本部门提报的《采购需求单》的真实性、必要性、合规性进行审核。审核通过后，提交至采购管理部门。

3.采购需求汇总与评审：采购管理部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总。对于大额、复杂或重要的采购需求，可组织相关部门（如技术、财务、法务等）进行联合评审，重点审查需求的合理性、技术参数的规范性、预算匹配度等。

4.需求审批：经评审通过的采购需求，按照企业规定的审批权限和流程进行逐级审批。审批通过后，方可进入下一采购环节。

（二）供应商管理

1.供应商准入：企业应建立明确的供应商准入标准。潜在供应商需通过网络采购平台提交准入申