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财务报销审核流程标准化文档

一、引言

为规范公司财务报销管理，明确报销审核职责与流程，提高费用报销效率，防范财务风险，保证报销行为合规、真实、合理，特制定本标准化文档。本文档适用于公司各部门及全体员工的费用报销活动，涵盖报销申请、审核、审批、付款全流程，旨在实现报销管理标准化、透明化、高效化。

二、适用范围与对象

（一）适用主体

公司各部门（含分支机构、项目部）；

公司正式员工、试用期员工及劳务派遣人员（需符合公司用工制度规定）；

经授权为公司开展业务的外部合作方（需签订相关服务协议并明确报销责任）。

（二）适用费用类型

日常费用：办公费、差旅费、交通费、通讯费、业务招待费、低值易耗品采购等；

专项费用：市场推广费、会议费、培训费、固定资产购置（需提前履行审批程序）等；

其他经公司管理层批准的合规费用。

三、标准化审核流程详解

（一）第一步：报销申请发起——材料准备与单据填写

报销材料准备

员工需根据费用类型整理完整报销材料，保证“四统一”：单据真实、金额准确、事由清晰、附件齐全。

基础材料：费用原始发票（需为合规增值税发票，抬头为公司全称，税号准确，且在有效期内）、费用明细清单（如差旅费需附行程单、住宿发票、车票等）；

审批材料：费用申请单（需注明申请人、部门、日期、费用事由、金额、预算归属等）、《费用报销单》（按公司模板填写）；

特殊材料：大额费用（单笔超5000元）需提供合同或验收单；业务招待费需注明招待对象、事由及参与人员；差旅费需附出差审批单（提前3个工作日通过OA系统提交）。

单据填写规范

《费用报销单》需用黑色签字笔或电子打印填写，字迹清晰，不得涂改；

费用项目需按公司会计制度科目填写（如“差旅费-交通费”），不得填写“其他”“费用”等模糊科目；

附件需按顺序粘贴在《费用报销单》后，并在清单中注明附件数量及金额，保证与报销单总金额一致。

（二）第二步：部门初审——真实性合规性审核

审核主体：申请人所在部门负责人（或授权主管）。

审核内容：

真实性审核：核查费用是否实际发生，原始发票是否真实有效（可通过“全国增值税发票查验平台”验证发票真伪），附件是否与报销事由匹配（如差旅费行程单与出差审批单时间、地点是否一致）；

合规性审核：费用是否符合公司预算规定，是否超出部门年度预算额度（超预算费用需提前提交《预算调整申请表》）；

完整性审核：报销单填写是否规范，附件是否齐全，金额计算是否准确（如发票汇总金额与报销单总金额是否一致）。

审核结果处理：

审核通过：在《费用报销单》“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意报销”，于2个工作日内提交至财务部；

审核不通过：注明驳回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”“超预算未审批”），退回申请人修改完善。

（三）第三步：财务复核——合规性与制度性审查

审核主体：财务部指定会计人员（按费用类型分工）。

审核内容：

票据合规性：发票抬头、税号、日期、金额、印章等要素是否完整无误；发票是否有重复报销嫌疑（通过财务系统历史数据核验）；

制度符合性：费用是否符合公司《财务管理制度》及《费用报销细则》（如差旅费住宿标准、招待费额度限制、交通费报销范围等）；

预算与流程合规性：费用是否已履行预算审批程序，大额费用是否完成合同审批，特殊费用（如固定资产购置）是否完成资产验收。

审核结果处理：

复核通过：在《费用报销单》“财务审核意见”栏签字确认，并加盖“财务复核章”，于1个工作日内提交至审批层级；

复核不通过：注明具体问题（如“住宿费超标准”“发票未加盖发票专用章”“无合同审批”），退回申请人或部门补充材料，必要时要求申请人说明情况。

（四）第四步：分级审批——权限与责任确认

根据费用金额及类型，实行分级审批制度，保证审批权责对等：

常规费用审批：

金额≤3000元：部门负责人审批；

3000元＜金额≤10000元：部门负责人+财务部*经理审批；

金额＞10000元：部门负责人+财务部*经理+分管副总审批。

特殊费用审批：

大额采购（单笔≥50000元）或重大费用（如市场推广费、会议费）：需经总经理审批，并附《专项费用审批表》；

预外费用（超年度预算10%以上）：需提交总经理办公会审议通过后方可报销。

审批时限要求：

审批人需在收到报销材料后1-3个工作日内完成审批，逾期未审批且未说明原因的，视为默认同意；

审批过程中需明确签署意见，不得仅签字不批注。

（五）第五步：付款处理——资金支付与账务处理

付款安排：

审批完成后，财务部于1个工作日内将报销单交至出纳岗，出纳核对审批手续是否完整，通过网银或对公账户安排付款；

员工个人垫付费用：付款至申请人工资卡（需提供银行卡号及开户行信息）；外部合作方：付款至合同指定账户。

账务处理：

会计人员根据审批通过的报销单及银行回单，在财务系统中录入凭证，保证费用