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企业行政文件审批与签发流程规范

一、适用范围与场景说明

本流程规范适用于企业内部各类行政文件的审批与签发管理，涵盖但不限于以下场景：

制度类文件：如《公司考勤管理制度》《公司办公用品管理办法》等涉及企业行政管理基本制度的制定与修订；

通知类文件：如关于放假安排、会议召开、活动组织、人事任免等需全员或特定范围知悉的正式通知；

报告类文件：如年度行政工作总结、专项工作请示、固定资产采购申请等需向上级或相关部门汇报的文件；

合同协议类文件：如办公场地租赁、服务采购等行政类合同的审批与签发；

其他重要行政文件：如企业VI使用规范、印章管理规定等需正式发布执行的行政规范性文件。

通过规范流程，保证行政文件的合法性、严谨性、时效性，保障企业内部管理有序运转。

二、文件审批与签发全流程操作指南

（一）文件发起与准备

发起主体：文件由相关业务部门（如行政部、人力资源部、财务部等）负责人或指定人员发起，根据文件内容确定牵头起草人。

文件起草：

起草人需明确文件目的、适用范围、具体条款、执行部门及生效日期等内容，保证内容符合国家法律法规及企业现有制度；

文件格式需统一：标题字体为二号黑体，为三号仿宋，一级标题用“一、二、三”，二级标题用“（一）（二）（三）”，三级标题用“1.2.3.”，行距28磅，页码居中；

涉跨部门职责的文件，需提前与相关部门沟通，达成一致意见。

附件准备：如文件涉及数据支撑、政策依据（如上级单位文件、会议纪要等），需一并整理为附件，并在中注明“详见附件X”。

（二）部门内部审核

审核主体：文件起草完成后，由发起部门负责人进行部门内部审核。

审核要点：

文件内容是否与部门职责、企业战略目标一致；

条款是否清晰、可执行，是否存在歧义；

数据、附件是否准确、完整；

是否存在与其他制度冲突的内容。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在《行政文件审批表》（见模板）中签署“同意”，进入下一环节；

审核不通过：部门负责人需注明修改意见，退回起草人调整后重新提交审核。

（三）跨部门会签（如涉及）

会签范围：文件内容涉及其他部门职责或利益的（如财务类文件需财务部会签，人事类文件需人力资源部会签），需启动跨部门会签流程。

会签发起：发起部门通过OA系统或书面形式，将文件及《行政文件审批表》发送至相关部门会签人。

会签时限：一般文件需在2个工作日内完成会签，紧急文件可缩短至1个工作日（需在文件首页标注“紧急”字样）。

会签结果处理：

会签通过：相关部门会签人在审批表中签署“同意”；

会签不通过：会签部门需书面说明理由及修改建议，发起部门需组织沟通协调，达成一致后重新会签；

若意见分歧较大，由发起部门上报分管副总协调解决。

（四）领导审批

根据文件类型及重要性，确定审批层级，具体

文件类型

审批层级

常规行政通知（如会议通知、放假安排）

发起部门分管副总审批

重要制度类文件（如考勤管理、资产管理）

总经理审批

重大事项文件（如企业架构调整、大额采购合同）

董事会/总经理办公会审批

审批材料：会签完成的《行政文件审批表》及文件最终版（含附件）。

审批要点：

文件是否符合企业战略及长远发展；

重要条款是否经过充分论证；

审批权限是否符合规定。

审批结果处理：

审批通过：领导在审批表中签署“同意”及姓名、日期；

审批不通过：领导需明确修改意见，退回发起部门调整后重新提交完整流程。

（五）文件签发与编号

签发主体：审批通过后，由总经理或其授权分管副总签发。

文件编号：行政部统一对签发文件进行编号，编号规则为：“公司-部门简称-年份-序号-文件类型简称”，例如：“公司-行-2024-001-制”（行政部2024年第1项制度文件）。

签发形式：

电子文件：通过OA系统发布，同步加盖电子公章；

纸质文件：打印纸质版，由签发人签字并加盖企业公章后，分发至相关部门。

（六）文件分发与归档

分发范围：根据文件内容确定分发对象（如全员、各部门负责人、特定岗位等），由行政部统一登记分发，填写《文件分发记录表》（包含文件名称、编号、接收部门/人、接收日期、签字等信息）。

执行要求：接收部门需在收到文件后3个工作日内组织传达学习，保证相关人员知晓文件内容并严格执行。

归档管理：

电子文件：原件及审批过程材料（含审批表、会签意见等）由行政部至企业档案管理系统，分类存储；

纸质文件：正本（含原件、签发稿）由行政部档案室保管，副本由发起部门留存；

归档时限：文件签发后5个工作日内完成归档。

三、行政文件审批表模板

公司行政文件审批表

文件基本信息

文件标题

文件编号

（由行政部填写）

文件类型

□制度类□通知类□报告类□合同类□其他

密级

□公开□内部□秘密□机密

起草部门

起草人

联系电话

拟生效日期

年月日

附件清单

1.

2.

审批流程

审批意见

签字