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质量管理体系审核问题与改善建议表样板
一、适用场景与应用价值
本工具适用于各类组织开展质量管理体系（如ISO9001、IATF16949等）内部审核、外部审核（客户审核、第三方机构审核）或专项审核过程中，对审核发觉的问题进行系统性记录、原因分析、改善建议制定及跟踪闭环。通过结构化表格实现问题可追溯、改善可落地、效果可验证，助力体系持续优化，提升质量管理水平，保证产品/服务符合要求及客户满意度。
二、表格使用操作步骤详解
（一）审核准备阶段
明确审核范围与依据：根据审核计划确定本次审核的范围（如生产车间、研发部门、供应链管理等）及审核依据（如质量手册、程序文件、标准条款、法律法规等）。
组建审核组并分工：指定审核组长，由具备资质的审核员组成审核组，明确每位审核员的审核区域及职责。
准备审核资料：收集与审核范围相关的文件（如流程文件、作业指导书、记录表单、上次审核问题整改报告等），保证审核过程有据可依。
（二）现场审核与问题记录
收集客观证据：通过现场观察、文件查阅、员工访谈、数据验证等方式，收集符合或不符合的客观证据（如照片、记录复印件、访谈纪要等），避免主观臆断。
记录问题描述：发觉问题时，现场填写表格中“基本信息”及“问题描述”部分，需明确：
问题发生的具体位置（如“车间A焊接工序”）；
问题涉及的具体条款或文件要求（如“《生产过程控制程序》4.3条款规定‘关键参数每2小时记录一次’”）；
问题的具体表现（如“抽查3月10日焊接记录，8:00-10:00参数未记录”）；
证据支撑（如“记录编号：S002”）。
初步判断不符合类型：根据问题影响程度，判断为“严重不符合”（如导致产品不合格、体系失效）或“轻微不符合”（如偶发记录遗漏、文件表述不清晰）。
（三）原因分析与改善建议制定
组织原因分析会议：审核组组织问题涉及部门负责人（如生产部经理、质量工程师*）及相关人员，采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具，从“人、机、料、法、环、测”等维度分析问题根本原因（如“未记录原因为：操作员未接受过新版记录表培训”）。
制定改善建议：针对根本原因，提出具体、可操作、可衡量、有时限的改善建议（如“1.质量部于3月15日前组织操作员完成新版记录表培训；2.生产部于3月20日前在工序旁张贴记录样表；3.4月起每日班前由班组长检查记录完整性”）。
（四）表格填写与审核确认
完整填写表格内容：将问题描述、原因分析、改善建议等信息录入表格，保证信息准确、无遗漏。
审核组长复核：审核组长检查表格内容的完整性、逻辑性及改善建议的可行性，签字确认后反馈至责任部门。
（五）改善实施与跟踪
责任部门落实改善：责任部门负责人根据表格中的“改善建议”及“计划完成时限”，组织资源实施改善，过程中保留实施证据（如培训签到表、照片、记录更新版等）。
审核组跟踪进度：审核组通过定期会议、现场抽查等方式跟踪改善进展，对未按计划推进的及时提醒，保证改善措施落地。
（六）效果验证与闭环管理
验证改善效果：责任部门完成改善后，提交改善报告及证据，审核组组织现场验证，确认问题是否有效解决（如“抽查3月25日焊接记录，参数记录完整，符合要求”）。
记录验证结果：在表格“验证结果”栏填写“有效/部分有效/无效”，并注明验证人及日期。
归档与持续改进：将填写完整的表格及改善证据归档，作为体系改进的输入；对“部分有效/无效”的问题，重新启动原因分析与改善流程，直至问题闭环。
三、标准表格模板示例
序号
审核区域/过程
审核条款/文件要求
问题描述（含客观证据）
不符合类型
原因分析
改善建议
责任部门/责任人
计划完成时限
实际完成时间
验证结果
验证人
备注
1
生产车间/焊接工序
《生产过程控制程序》4.3条款：关键参数每2小时记录一次
抽查3月10日焊接记录（编号：S002），8:00-10:00焊接电流、电压参数未记录，仅填写“正常”。
轻微不符合
1.直接原因：操作员张*未按频次要求记录；2.根本原因：操作员未接受新版记录表培训，对记录要求不清晰。
1.质量部李于3月15日前组织操作员完成新版记录表培训，考核合格后方可上岗；2.生产部王于3月20日在焊接工序旁张贴记录样表及频次要求；3.4月起每日班前由班组长刘*检查记录完整性，漏记1次扣绩效5分。
生产部/张*
3月25日
3月24日
有效
李*
培训签到表、样表照片、检查记录已存档
2
研发部/设计变更
《设计变更控制程序》5.2条款：变更需经评审、批准后方可实施
查项目编号：YJ2024-005设计变更单，变更内容“将材料ABS改为PC”，仅研发经理签字，未生产、质量部门评审。
严重不符合
1.直接原因：研发工程师赵*未走完整评审流程；2.根本原因：程序文件
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