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跨部门协作沟通与协同工作模板
一、适用工作场景
本模板适用于企业内部需多部门共同推进的各类工作场景，包括但不限于：
项目型协作：如新产品研发、市场活动策划、系统上线等项目，需技术、市场、销售、设计等部门共同参与；
资源协调类：如年度预算分配、跨部门人员支援、办公场地协调等资源调配工作；
问题解决类：如客户投诉处理、流程断点优化、突发风险应对等需多部门协同解决的紧急事项；
流程优化类：如跨部门审批流程简化、数据共享机制建设等需各部门共同梳理并落地的改进工作。
二、协作全流程操作步骤
步骤一：协作目标与范围确认
操作说明：
明确核心目标：由发起部门牵头，与相关部门共同确认协作的最终目标（如“Q3新品上市推广项目”“客户投诉响应时效优化”），目标需具体、可量化（如“新品上市3个月内实现销售额500万元”“客户投诉平均响应时长缩短至24小时内”）；
界定协作边界：明确本次协作涉及的具体工作范围（如“新品推广包含市场预热、渠道铺货、用户运营3个模块”），避免职责模糊或范围蔓延；
输出文档：形成《协作目标说明书》，由各部门负责人签字确认，作为后续协作的基准依据。
步骤二：参与部门与职责划分
操作说明：
确定参与部门：根据协作目标，列出所有需参与的部门（如新品推广需市场部、销售部、产品部、客服部参与），必要时可邀请外部协作方（如广告公司）；
明确职责分工：采用“RACI矩阵”（负责/审批/咨询/知情）原则，细化各部门在具体任务中的角色（如市场部负责推广方案制定，销售部负责渠道执行，产品部提供产品资料，客服部负责用户反馈收集）；
输出文档：制定《部门职责分工表》，明确各部门负责人及对接人（如市场部对接人*经理，联系方式：内线8888），避免多头对接或责任推诿。
步骤三：沟通机制与计划制定
操作说明：
选择沟通方式：根据协作紧急程度和复杂度，确定沟通渠道（如日常进度同步使用企业/钉钉群，重要决策采用线下/线上会议，紧急事项使用电话/即时通讯）；
明确沟通频率：制定沟通计划（如项目启动会：协作开始前1天召开，周例会：每周五下午3点，月度复盘会：每月最后一个工作日），保证信息及时同步；
输出文档：形成《沟通计划表》，包含沟通主题、时间、参与人、主持人、记录人及输出物（如周例会需输出《会议纪要》24小时内分发）。
步骤四：协作任务执行与监控
操作说明：
任务拆解与分配：将协作目标拆解为具体任务（如“推广方案制定”拆解为“竞品调研”“文案撰写”“设计素材制作”3个子任务），分配至具体负责人，明确起止时间（如“竞品调研：7月1日-7月3日，负责人*专员”）；
进度跟踪：通过任务管理工具（如飞书项目、Teambition）或模板表格实时更新任务进度，对逾期任务及时预警（如任务截止前1天提醒负责人，逾期2小时上报部门负责人）；
风险处理：对协作中遇到的问题（如设计素材延期、销售渠道资源不足），由责任部门提出解决方案，协同相关部门讨论决策（如设计部申请延期2天，需同步更新《任务进度跟踪表》并通知所有参与方）。
步骤五：成果交付与复盘总结
操作说明：
成果验收：按《协作目标说明书》标准，由发起部门组织各部门对协作成果进行验收（如新品推广项目验收标准为“推广方案通过产品部审核”“渠道铺货完成率≥90%”），验收合格后签署《成果确认单》；
复盘总结：召开复盘会议，分析协作中的亮点（如跨部门沟通效率高）和不足（如信息传递存在滞后），提出改进措施（如建立“关键节点同步”机制）；
输出文档：形成《协作总结报告》，包含目标完成情况、问题分析、改进建议及后续行动计划，作为后续协作的参考依据。
三、核心工具模板清单
模板1：跨部门协作任务清单表
任务名称
关联部门
负责人
起止时间
交付物
优先级
备注
竞品调研
市场部
*专员
7月1日-7月3日
《竞品分析报告》
高
需包含3个主要竞品
渠道铺货执行
销售部
*主管
7月5日-7月10日
《铺货进度表》
高
重点覆盖5个核心城市
用户反馈收集
客服部
*专员
7月1日-7月15日
《用户反馈汇总表》
中
每日更新数据
模板2：跨部门沟通会议纪要表
会议主题
时间/地点
参会部门
主持人
记录人
讨论议题
决议事项
待办任务
负责人
截止日期
新品推广启动会
7月1日9:00/会议室A
市场部、销售部、产品部
*经理
*助理
推广目标拆解、职责分工
确定推广核心卖点、明确各部门第一周任务
1.市场部7月2日前输出推广方案初稿
*经理
7月2日
资源需求对接
申请10万元推广预算
2.销售部7月3日前提交渠道资源清单
*主管
7月3日
模板3：协作任务进度跟踪表
任务名称
当前进度
完成百分比
风险描述
应对措施
更新日期
负责人
推广方案设计
文案初稿完成
60%
设计素材因供应商问题延期
协调备用供应商，7月4日前交付
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