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教职工办公用品管理方案

一、概述

教职工办公用品管理方案旨在建立规范、高效、透明的办公用品采购、领用、维护和处置流程，确保教学、科研及行政工作的顺利开展。通过科学管理，降低资源浪费，提升使用效率，营造良好的办公环境。本方案适用于全体教职工及相关部门，需严格遵守相关规定，确保办公用品的合理配置与有效利用。

二、管理原则

（一）按需配置原则

办公用品的采购与发放应根据实际需求进行，避免过度配置或闲置浪费。

（二）计划管理原则

各部门需提前制定办公用品采购计划，经审批后统一采购，确保物资的及时供应。

（三）责任到人原则

明确各部门及个人的领用责任，建立台账记录，防止滥用或流失。

（四）节约高效原则

优先选择性价比高的办公用品，鼓励循环利用，减少一次性消耗。

三、具体管理流程

（一）需求申报与审批

1.各部门每月5日前汇总办公用品需求清单，包括品名、数量、用途等信息。

2.清单需经部门负责人签字确认，并提交至行政管理部门审核。

3.行政管理部门根据预算及实际需求，对清单进行优化调整，报主管领导审批。

（二）采购与入库

1.行政管理部门根据审批后的清单，通过指定供应商进行采购。

2.采购过程中需遵循比价原则，选择质量可靠、价格合理的品牌。

3.办公用品到货后，需进行验收并登记入库，建立《办公用品台账》，记录采购日期、数量、单价、存放地点等信息。

（三）领用与发放

1.教职工需凭工作证及领用单到行政管理部门领取办公用品。

2.领用单需注明领用部门、人员、品名、数量及用途，经行政管理人员签字后生效。

3.行政管理部门定期核对领用记录，及时补充库存。

（四）维护与盘点

1.办公用品使用过程中，需妥善保管，避免损坏或丢失。

2.行政管理部门每季度进行一次全面盘点，核对库存数量与台账记录，确保一致性。

3.盘点中发现差异，需查明原因并记录在案，及时采取补救措施。

（五）处置与报废

1.对于损坏或无法使用的办公用品，需提交报废申请，经行政管理部门审核后报批。

2.报废物品需统一回收处理，符合环保要求，禁止随意丢弃。

四、监督与改进

（一）行政管理部门负责本方案的监督执行，定期收集各部门反馈意见。

（二）每年12月底进行年度评估，分析管理成效，提出改进措施。

（三）通过信息化手段（如电子台账）提升管理效率，减少人为误差。

五、附则

本方案自发布之日起实施，由行政管理部门负责解释。各部门需严格遵守，确保办公用品管理的规范化、制度化。

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**（接上文）**

**三、具体管理流程**

**（一）需求申报与审批**

1.**需求汇总与清单制定：**

*各部门负责人为办公用品需求申报的第一责任人。

*每月1日至4日，各部门根据前一个月的实际消耗、库存情况及下月工作计划，填写《部门办公用品需求汇总表》。

*《部门办公用品需求汇总表》应包含以下详细信息：

*部门名称及负责人。

*申报日期。

*办公用品品类（如：笔、纸张、文件夹、订书机等）。

*具体规格型号（如：A4打印纸、蓝色中性笔、铁质文件夹等）。

*预计领用数量。

*用途说明（如：日常办公、会议使用、教学辅助等）。

*建议采购品牌或型号（如有特定要求）。

*部门内部应对需求清单进行初步审核，确保申请合理。

2.**申报提交与流转：**

*完成填写的《部门办公用品需求汇总表》需经部门负责人签字确认。

*部门负责人将签字后的汇总表电子版及纸质版提交至行政管理部门指定联系人（或邮箱）。

*行政管理部门在收到申报后，应在2个工作日内完成初步审核，核对品名、数量是否合理，规格是否标准，是否存在重复申请等。

3.**审批流程：**

*行政管理部门根据审核结果，结合库存情况、采购预算（如有设定）及通用性原则，对需求清单进行汇总、合并与优化调整。例如，统一规格的纸笔可合并采购，避免过多品种。

*行政管理部门将调整后的《办公用品采购计划汇总表》提交至主管领导（如办公室主任或指定负责人）进行最终审批。

*主管领导应在3个工作日内完成审批，并在汇总表上签字确认。

**（二）采购与入库**

1.**供应商选择与管理：**

*行政管理部门应建立合格供应商名录，名录内的供应商应具备良好的信誉、产品质量和售后服务。名录应定期（如每年）根据实际合作情况及市场变化进行评估和更新。

*采购时，原则上应从名录中选择供应商。如需新增供应商，需先进行资质审核，包括但不限于营业执照、生产/经营许可证、产品质检报告等，并报主管领导批准。

*采购过程中，行政管理部门应通过询价、比价等方式，确保采购价格合理。对于标准化的办公用品，应坚持“同质同价”或“性价比最优”的原则。

2.**采购执