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酒店财务部核心管理制度（含ERP系统衔接细则）

一、总则

（一）制度目的

构建适配酒店运营场景的财务管控体系，规范预算编制、收入核算、成本控制、资金管理等全流程操作，强化财务内控与风险防范，通过ERP系统实现业财数据实时协同，保障酒店资产安全与经济效益提升，结合《企业会计准则》《会计法》及酒店运营实际制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于酒店财务部全体人员及涉及财务业务的相关部门（前厅、餐饮、采购、客房等），覆盖预算、收入、成本、资金、审计等核心财务模块，与酒店ERP系统操作流程深度衔接。

（三）核心原则

业财融合原则：财务流程与酒店运营场景（客房入住、餐饮消费、会议接待等）紧密结合，通过ERP系统实现业务数据自动同步至财务模块。

精准核算原则：按客房、餐饮、会议、康乐等业务线细分收入与成本，确保GOP（经营毛利）、NOP（净经营利润）等核心指标核算精准。

内控优先原则：建立“双人复核、权限分级、全程留痕”的管控机制，防范收入流失、成本虚增、资金挪用等风险。

合规适配原则：严格遵守税收政策、票据管理规定及行业监管要求，确保财务操作合法合规。

二、组织架构与岗位职责

（一）财务部组织架构

财务决策层：财务总监牵头，负责财务战略规划、预算审批、重大资金决策，对接酒店总经理及集团财务部门。

财务执行层：下设预算管理组、收入核算组、成本控制组、资金管理组、内控审计组，各组配备专项操作员与审核员。

ERP协同岗：指定专人对接酒店ERP系统，负责财务模块配置、数据同步校验、跨部门流程衔接（与前厅、餐饮等部门ERP操作员协同）。

（二）核心岗位设置与权限（衔接ERP系统岗位体系）

岗位

核心职责

ERP系统权限

责任边界

财务总监

审批年度预算、重大资金支付、财务报表；统筹内控体系建设

报表查看、审批流程终审、权限分配监督

对财务数据真实性与内控有效性负总责

预算主管

组织编制年度经营预算；跟踪预算执行偏差，出具分析报告

预算模块录入、调整、分析权限

确保预算编制贴合运营实际，偏差率≤5%

收入会计

核算客房、餐饮等各线收入；审核收银数据与票据

收入模块录入、单据审核、数据查询

对收入核算准确性负责，确保应收尽收

成本会计

核算食材、物料等成本；分析成本率变动，提出管控建议

成本模块录入、库存数据对接、成本分析

确保餐饮食品成本率≤38%、酒水成本率≤25%

资金主管

管理资金收付、银行对接、资金池调度；监控现金流

资金模块录入、付款审批、银行对账

保障资金流动性，杜绝无审批支付

内控审计员

开展日常财务稽核、专项审计；排查内控风险点

全模块查看权限、审计日志查询

不得参与业务数据录入，仅负责监督核查

ERP财务专员

维护财务模块配置；解决系统操作问题；同步数据至业务部门

系统配置、数据维护、权限申请初审

确保财务与业务模块数据同步延迟≤2小时

三、核心财务模块管理规范

（一）预算管理规范（衔接ERP预算模块）

1.预算编制流程

环节

责任岗位

操作规范

时间要求

预算启动

财务总监

下发预算编制通知，明确各部门预算指标（客房出租率、餐饮营收等）

每年10月15日前

部门编制

各部门负责人

录入本部门收入预测、费用预算，提交至ERP预算模块

通知下发后15日内

汇总审核

预算主管

审核部门预算合理性，与历史数据、行业标准比对

收到部门预算后7日内

平衡调整

财务总监

统筹平衡各部门预算，确保GOP率目标达标

审核完成后5日内

审批下达

酒店总经理

最终审批预算方案，ERP系统发布正式预算指标

每年11月30日前

2.预算执行与管控

各部门费用支出需在ERP系统中关联预算项目，超预算支出需提交《预算调整申请表》，经财务总监、总经理审批后方可执行；

预算主管每月通过ERP系统提取预算执行数据，分析偏差原因（如客房出租率未达标、餐饮成本超支），出具《预算执行分析报告》；

季度预算偏差率超过10%的部门，需提交整改方案，由财务部跟踪落实。

（二）收入管理规范（衔接ERP收入与销售模块）

1.多场景收入核算

收入类型

核算规范

ERP操作要求

客房收入

按房型、入住天数、折扣类型核算；含押金冲抵、挂账结算

对接前厅PMS系统，自动同步入住数据至ERP收入模块，收入会计每日核对

餐饮收入

细分堂食、外卖、宴会收入；区分食品、酒水、服务费核算

餐饮收银系统数据实时同步至ERP，成本会计关联食材消耗数据

会议康乐收入

按场地租赁、设备使用、服务套餐分项核算

销售订单录入ERP后，自动生成收入确认单，需客户签字确认

2.收银与票据管控

前厅、餐饮收银员每日下班前需在ERP系统中提交《收银日报表》，附POS机流水、发票存根等凭证，