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2025年建筑施工企业备用金管理办法
一、总则
（一）为规范公司备用金管理，提高资金使用效率，控制资金风险，保障生产经营活动正常有序进行，根据国家相关财经法规及公司财务管理制度，结合建筑施工企业特点，制定本办法。
（二）本办法所称备用金，是指为满足公司各部门、项目部因零星采购、差旅费、业务招待费等小额零星支出需要，而预先拨付给指定经办人员周转使用的现金。
（三）本办法适用于公司总部各职能部门、各分公司及所有在建项目部。
（四）备用金管理遵循“核定定额、专人负责、凭据报销、及时清算、定期检查”的原则。
二、备用金的申请与核定
（一）备用金申请条件：部门或项目部因经常性发生小额零星支出业务，且不便或不适宜通过银行转账结算的，可申请设立备用金。
（二）备用金申请人应为公司正式员工，且原则上为部门负责人或项目经理指定的人员，需具备良好的信用和财务合规意识。
（三）备用金额度核定：备用金额度由申请部门或项目部根据实际业务需要提出申请，经部门负责人或项目经理审核后，报财务部审批。财务部将综合考虑申请单位的业务规模、支出频率、历史数据等因素，核定备用金限额。单个备用金账户额度原则上最高不超过人民币5万元。对于特殊项目或情况，需超出此限额的，须经公司总经理批准。
（四）申请流程：
1.申请人填写《备用金设立申请表》，详细说明申请理由、用途、预计月度支出金额及建议额度。
2.申请表经所在部门负责人或项目经理签字确认。
3.提交至财务部进行审核。
4.财务部根据审批权限，由财务经理或分管财务领导审批。
5.审批通过后，由财务部办理拨款手续。
三、备用金的使用范围与限制
（一）备用金可用于下列零星支出：
1.小额办公用品、低值易耗品采购。
2.紧急的小额材料、配件采购（单笔金额低于1000元）。
3.员工差旅费预借及报销周转。
4.小额业务招待费。
5.小额市内交通费、邮电费。
6.经批准的其他小额零星支出。
（二）备用金严禁用于以下支出：
1.支付合同款项、工程款、设备款等大额支出。
2.套取现金或挪作他用。
3.发放员工工资、奖金、福利等。
4.未经批准的个人借款。
5.任何形式的投资、融资活动。
6.国家法律法规及公司制度禁止的其他支出。
（三）单笔支出超过人民币1000元的费用，原则上应通过银行转账支付，不得使用备用金。特殊情况需使用时，须经财务部负责人批准。
四、备用金的保管与报销
（一）备用金必须由核定的专人负责保管和使用，即“备用金责任人”。责任人应对备用金的安全、完整及合规使用负全部责任。
（二）备用金应存放在安全之处，严禁私自挪用、转借他人或与个人资金混放。因保管不善造成损失的，由责任人赔偿。
（三）使用备用金支付费用时，必须取得合规的原始凭证（发票或收据），凭证内容应真实、完整、清晰，抬头为公司全称，并注明具体用途。对于无法取得正式发票的小额支出（如公共交通费），需有经手人、证明人签字的情况说明。
（四）备用金报销流程：
1.备用金责任人定期（至少每月一次）或在备用金余额不足时，整理已支付的合规票据，填写《费用报销单》，按费用类别分类粘贴票据。
2.《费用报销单》需详细列明支出事由、时间、金额等信息。
3.报销单经部门负责人或项目经理审核签字，确认业务真实性及合理性。
4.将审核后的报销单及全部附件提交财务部。
5.财务部会计人员对报销单据的合规性、完整性、准确性进行审核。
6.审核无误后，由出纳按报销金额向备用金责任人支付现金或通过银行转账补足其备用金定额。
（五）报销时限：备用金责任人应在费用发生后15个工作日内完成报销手续。对于差旅费，应在返回工作岗位后5个工作日内完成报销清算。
（六）备用金应保持定额循环使用，即报销后补足至原核定额度。财务部在办理报销还款时，应核销旧账，防止重复支付。
五、备用金的清查与监督
（一）备用金责任人应于每月末对备用金进行盘点，确保账实相符，并编制《备用金盘点表》，经部门负责人签字后，于次月3日前报财务部备案。
（二）财务部应建立备用金管理台账，详细记录各备用金账户的设立、使用、报销、清算及注销情况。
（三）财务部每季度应对所有备用金账户进行至少一次全面清查，重点检查备用金余额是否与台账一致、报销是否及时、票据是否合规、是否存在长期挂账或挪用现象。清查结果应形成书面报告。
（四）审计部应不定期对备用金管理使用情况进行专项审计，并将审计结果通报相关管理部门。
（五）对清查和审计中发现的问题，如挪用、虚报、票据不合规等，将视情节轻重对责任人进行严肃处理，包括但不限于追回款项、罚款、通报批评、行政处分，直至追究法律责任。
六、备用金的收回与注销
（一）出现下列情形之一时，备用金应及时收回或注销：
1.备用金责任人岗位变动或离职。
2.所在部门或项目部撤销、项目竣工。
3.备用金连续三个月未发生业务。
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