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报销流程及相关制度

详细内容

一、总则

为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的各项费用报销。

二、报销原则

1.真实性原则

员工报销的费用必须是真实发生的，不得虚构、虚报费用。所有报销凭证应能真实反映经济业务的内容、金额等信息。例如，员工出差住宿，必须提供实际入住酒店的发票，发票上的酒店名称、入住时间、金额等信息应与实际情况相符。

2.合理性原则

费用的发生应符合公司的业务需求和相关规定，具有合理性。对于不合理的费用支出，公司有权不予报销。比如，员工因个人原因产生的娱乐费用，如去高档会所消费等，不属于公司业务范畴，不应报销。

3.合规性原则

报销凭证必须符合国家法律法规和公司财务制度的要求。发票应是合法有效的，具备完整的发票要素，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率、税额等。同时，报销的费用项目应在公司规定的报销范围内。

三、报销范围

1.差旅费

包括员工因公出差期间的交通费、住宿费、餐费、出差补贴等。交通费涵盖飞机票、火车票、汽车票、轮船票等；住宿费应根据公司规定的标准进行报销；餐费和出差补贴按照公司制定的标准执行。例如，公司规定员工到一线城市出差，住宿费标准为每天不超过500元，餐费补贴为每天150元。

2.办公用品费

用于购买办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公用品的费用。购买办公用品时，应尽量选择正规的供应商，并取得合法有效的发票。发票上应详细注明所购办公用品的名称、数量、单价等信息。

3.业务招待费

因公司业务需要招待客户所发生的费用，如餐饮费、礼品费等。业务招待费的支出应遵循必要、合理、节约的原则，并严格控制在公司规定的额度内。在报销业务招待费时，需注明招待的客户名称、业务事项等信息。

4.会议费

公司组织或参加各类会议所产生的费用，包括会议场地租赁费用、会议资料印刷费用、会议餐饮费用等。报销会议费时，应提供会议通知、会议议程、参会人员名单等相关资料，以证明会议的真实性和合理性。

5.通讯费

员工因工作需要产生的手机通讯费用。公司根据员工的岗位和工作需求，制定不同的通讯费报销标准。员工报销通讯费时，需提供正规的通讯费发票。

6.车辆费用

公司自有车辆或员工因公使用个人车辆所产生的费用，如汽油费、过路费、停车费、车辆维修费等。对于员工使用个人车辆因公出差的情况，公司按照一定的标准给予补贴。在报销车辆费用时，应提供相应的发票和费用明细。

四、报销流程

1.费用发生

员工在发生费用支出时，应及时取得合法有效的报销凭证。对于发票，要仔细核对发票信息是否准确无误，如发现发票有误，应及时联系开票方进行更正。同时，要妥善保管好报销凭证，避免丢失或损坏。

2.填写报销单

员工在取得报销凭证后，应及时填写费用报销单。报销单应填写完整、准确，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销项目、报销金额、费用明细等信息。对于每一项报销费用，应详细说明费用的用途和发生时间。例如，在填写差旅费报销单时，要分别列出交通费、住宿费、餐费等各项费用的具体金额和发生地点。

3.粘贴报销凭证

将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序，整齐地粘贴在报销单后面。粘贴时要注意凭证的平整和牢固，避免凭证脱落。对于较大的发票，可以进行折叠，但要保证发票上的信息清晰可见。同时，要在每张发票的背面注明费用的用途和经办人姓名。

4.部门负责人审核

员工填写好报销单并粘贴好报销凭证后，将报销单提交给部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核报销费用的真实性、合理性和合规性，检查报销项目是否符合公司的业务需求，报销金额是否在预算范围内等。对于不符合要求的报销费用，部门负责人有权要求员工进行补充或修改。

5.财务审核

部门负责人审核通过后，报销单将流转至财务部门进行审核。财务人员会对报销凭证的合法性、完整性进行严格审核，检查发票是否符合国家税收法规的要求，报销金额的计算是否准确等。同时，财务人员还会核对报销费用是否在公司规定的报销标准和预算范围内。对于不符合财务制度的报销费用，财务人员将不予报销，并向员工说明原因。

6.总经理审批

经过财务审核通过的报销单，将提交给总经理进行审批。总经理会根据公司的整体财务状况和业务发展需要，对报销费用进行最终审批。对于金额较大或特殊的报销事项，总经理可能会要求员工提供进一步的说明和解释。

7.报销付款

总经理审批通过后，财务部门将按照公司的付款流程进行报销付款。对于现金报销的情况，员工可以到财务部门领取现金；对于银行转账报销的情况，财务部门会将报销款项转入员工指定的银行账户。报销付款完成后，财务部门会及时通知员工。

五、报销时间规定

1.员工应在费用发生后