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办公室多功能设备维护计划书

一、总则

（一）目的与意义

为确保办公室内各类多功能设备（以下简称“设备”）的良好运行状态，最大限度减少故障停机时间，保障日常办公的高效、顺畅进行，延长设备使用寿命，控制办公成本，特制定本维护计划书。本计划旨在通过系统化、规范化的维护管理，提升设备可靠性，优化办公资源配置。

（二）适用范围

本计划适用于公司所有办公区域内的多功能设备，包括但不限于集打印、复印、扫描、传真等功能于一体的复合机、打印机、扫描仪等。各部门应遵照本计划执行设备的日常维护与管理工作。

（三）基本原则

1.预防为主：强调预防性维护，定期检查与保养，防患于未然。

2.责任到人：明确设备管理及维护的责任人，确保各项维护工作落到实处。

3.规范操作：严格按照设备操作规程及本计划要求进行维护作业。

4.及时响应：建立快速的故障响应机制，确保故障得到及时处理。

5.持续改进：定期评估维护效果，根据实际情况调整和优化维护策略。

二、组织与职责

（一）设备管理部门/责任人

1.负责本维护计划的制定、修订、监督与执行。

2.统筹设备的采购、登记、建档、调配及报废等全生命周期管理。

3.联系并协调外部专业维修服务提供商（若有）。

4.组织设备使用及维护相关的培训工作。

5.定期汇总分析设备维护记录，提出改进建议。

（二）各部门负责人

1.协助设备管理部门落实本部门设备的维护责任。

2.监督本部门员工规范使用设备。

3.及时上报本部门设备的故障情况及维护需求。

（三）设备使用人

1.严格遵守设备操作规程，正确使用设备。

2.负责设备的日常清洁与简单检查。

3.发现设备异常或故障时，及时向本部门负责人或设备管理部门报告。

4.参与设备使用及维护培训，提升操作技能和维护意识。

三、预防性维护

预防性维护是保障设备长期稳定运行的关键，应严格按照以下周期和内容执行。

（一）日常清洁与检查（每日）

1.外部清洁：每日工作结束后或开始前，使用柔软的干布擦拭设备外部、操作面板及显示屏，去除灰尘和污渍。注意避免使用含有酒精或强腐蚀性的清洁剂。

2.稿台玻璃/扫描区域清洁：每日检查稿台玻璃及自动输稿器（ADF）进纸口、出纸口是否洁净，如有纸屑、灰尘或污渍，使用专用的玻璃清洁剂和柔软抹布轻轻擦拭干净，确保扫描质量。

3.出纸口检查：检查出纸口是否有残留纸张或异物，确保出纸顺畅。

4.耗材状态检查：留意设备控制面板上显示的墨粉/碳粉、硒鼓、纸张等耗材余量，当耗材余量不足时，及时通知设备管理部门更换。

（二）每周维护

1.ADF清洁（如有）：对于配备自动输稿器的设备，每周应清洁ADF的搓纸轮、分离垫，去除纸屑和灰尘，可使用略微湿润的无绒布擦拭。检查ADF内是否有异物。

2.通风口检查：检查设备通风口是否有灰尘堵塞，可用干燥的软毛刷轻轻清扫，确保散热良好。

3.连接检查：检查设备电源线、数据线连接是否稳固，有无松动或破损迹象。

（三）每月维护

1.内部关键部件检查（由指定人员或专业人员进行）：在确保设备断电的情况下，对易于接触的内部部件如纸盒、硒鼓/粉盒安装区域进行检查，清除可能存在的纸屑或灰尘。

2.固件更新检查：关注设备官方网站或联系供应商，了解是否有可用的固件更新，如有必要，在设备管理部门指导下进行更新，以提升设备性能和安全性。

（四）季度/年度维护（视设备使用频率及状况而定）

1.深度清洁与保养：可联系设备供应商或专业维修工程师进行一次较全面的内部清洁、部件检查与必要的润滑保养，如清洁定影组件、检查齿轮、皮带等传动部件的磨损情况。

2.功能测试：对设备的打印、复印、扫描、传真等各项功能进行全面测试，确保其工作正常。

（五）耗材管理

1.建立耗材库存台账，确保常用耗材（如墨粉、硒鼓、纸张）有合理的库存量。

2.更换耗材时，务必使用设备原厂推荐或兼容的合格产品，避免因使用劣质耗材造成设备损坏。

3.更换下来的废旧耗材应按照环保要求进行分类回收处理。

四、故障处理与报修流程

（一）故障发现与初步判断

员工在使用设备过程中发现异常情况（如异响、卡纸、报错代码、输出质量差等），应立即停止使用，首先尝试进行简单的故障排除，如：

卡纸处理：按照设备说明书指示，小心取出卡住的纸张，注意不要用力拉扯，以免撕碎纸张残留。

检查耗材安装是否正确，纸张是否放置妥当。

重启设备尝试恢复。

（二）报修流程

1.若简单故障排除无效，或员工无法判断故障原因，应立即向本部门负责人报告，并同时通知设备管理部门。

2.报修时应说明设备编号、所在位置、故障现象、发生时间及已采取的初步措施。

3.设备管理部门接到报修后，应记录故障信息，并根据故障性质和严重程度，安排内部处理