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办公自动化的发展对文秘工作的影响

第一篇：办公自动化的发展对文秘工作的影响

论办公自动化的发展对文秘工作中的影响

摘要：办公自动化是有效的利用计算机网络功能现代办公相结

合推陈出新的办公方式。最大程度实现文秘工作的效率化、成本化以

及智能化。但是，在享受一种新型办公方式的同时又会给文秘工作环

节带来哪些我们没注意到的正负影响。本文着力探究办公自动化的发

展对秘书工作的正负影响，首先要了解办公自动化以及其特点；在

实际相结合阐述办公自动化的发展给文秘工作带来的冲击。

关键词：办公自动化；文秘工作；正负影响；方法

引言

随着计算机普及和网络的发展进步，各个领域工作中处理的信息量

大增,市场经济正不断向集约化、现代化、网络化迈进,在这种背景下，传

统文秘工作因存在许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化

作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文

秘工作中发挥了巨大作用。

当代秘书工作越来越趋向于办公自动化。随着信息技术的发展

整个国家经济信息化

⑺的深入发展，计算机及网络等现代信息技术越来越广泛地应用于

各行各业。秘书是以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询及草

拟文件等方式开展工作的。办公自动化的出现使秘书工作发生了前所

未有的变化。对文秘工作而言，办公自动化的内涵是办公室文秘人员

利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各

种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门教学

部门之间的联系工作。它的实现使高校办公室秘书人员的工作流程规

范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革，但同时它的

消极影响也值得我们关注。

1.办公自动化基本内容及发展趋势

1.1办公自动化基本内容

办公自动化(简称0A即OfficeAutomation)是一门综合性技

术；它能不断使人们的部分办公业务活动物化与人以外的各种设备，

并由这些设备与办公人员构成服务与某种目标的人机信息统。

(1)[4]文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、

存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子

照排轻印刷设备等来完成这项任务。

(2)文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制

表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关数据库统来实现。

(3)行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、

财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形统、数据库和各种

应用软件来实现。

(4)信息交流。0A统主要是通过电子邮件和电子会议等方式

交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合

业务数字网。

(5)决策支持。0A统可配置决策支持统(DSS)和群体决策

支持统(GDSS)。(6)图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印

刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输

入计算机。有的0A统配置图像处理统，它具有图像识别、增强、

压缩和复原等功能。因此，办公自动化在现代文秘工作中有密不可分

的联

1.2办公自动化发展趋势

[9]根据全国办公自动化规划会议的安排，我国办公自动化要分三

个