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2025年建筑施工企业电子档案管理制度
一、总则
1.1目的与依据
为规范建筑施工企业电子档案管理工作，提高档案管理效率与质量，确保电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）等法律法规及标准规范，结合建筑施工行业特点与企业实际，制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的电子文件及其元数据的收集、整理、归档、保管、利用与销毁等全过程管理。涉及范围包括但不限于工程项目前期文件、设计文件、施工过程文件、竣工验收文件、运营维护文件以及企业管理活动中形成的各类电子档案。
1.3管理原则
电子档案管理遵循统一领导、分级管理、确保安全、便于利用的原则。坚持电子档案与纸质档案同步管理，确保电子档案与对应纸质档案内容一致。电子档案管理应纳入企业信息化建设总体规划，实现与业务系统的有效衔接。
二、组织与职责
2.1管理架构
企业建立由分管领导负责，档案管理部门牵头，各业务部门协同参与的电子档案管理组织体系。档案管理部门是企业电子档案管理的归口部门，各业务部门负责本部门形成电子文件的收集与初步整理工作。
2.2档案管理部门职责
负责制定和完善电子档案管理制度、标准与流程。监督指导各业务部门电子文件的形成、积累与整理工作。负责电子档案的接收、鉴定、整理、保管、统计、利用与销毁。组织实施电子档案管理系统的建设、运维与升级。开展电子档案管理人员的业务培训与考核。
2.3业务部门职责
负责本部门在业务活动中形成电子文件的日常收集、积累与初步整理。确保电子文件的格式规范、内容准确、标识清晰。按照规定时限与要求，向档案管理部门移交符合归档条件的电子文件及其元数据。配合档案管理部门开展电子档案的鉴定、利用与销毁工作。
2.4信息技术部门职责
负责电子档案管理系统的技术支撑、网络安全与数据备份。确保系统运行稳定、数据存储安全。配合档案管理部门制定电子档案长期保存的技术方案。
三、电子文件归档范围与要求
3.1归档范围
建筑施工企业电子文件归档范围主要包括：工程项目立项文件、建设用地与规划许可文件、勘察设计文件、招投标与合同文件、施工准备文件、施工过程文件（如施工记录、测量记录、材料报验、试验检测、隐蔽工程验收、设计变更、工程洽商、会议纪要等）、监理文件、竣工验收文件、竣工图、结算文件、项目审计文件以及企业经营管理、行政管理、财务管理、人事管理活动中形成的具有保存价值的电子文件。
3.2归档要求
归档的电子文件应为最终定稿版本，内容完整、准确，格式符合国家及行业标准。图形文件宜采用DWG、PDF等格式，图像文件宜采用TIFF、JPEG等格式，文本文件宜采用PDF、OFD、DOCX等格式，视频文件宜采用MP4、AVI等格式。电子文件应附带完整的元数据，包括文件题名、责任者、形成日期、文件编号、格式信息、处理历史等。归档的电子文件必须经过病毒检测，确保安全无毒。
3.3归档时间
项目管理类电子文件应在项目竣工验收后三个月内完成归档。企业管理类电子文件应在办理完毕后的次年第一季度完成归档。对于周期较长的工程项目，可按阶段或年度进行预归档。
四、电子档案管理流程
4.1收集与整理
业务部门按照归档范围和要求，对电子文件进行收集、分类、组卷（或组织目录结构），并填写电子文件移交清单，确保文件内容与元数据准确无误。整理时应遵循文件的自然形成规律，保持文件间的有机联系。
4.2归档与移交
业务部门将整理完毕的电子文件及其元数据、移交清单一并通过电子档案管理系统或专用存储介质向档案管理部门办理移交手续。档案管理部门对移交的电子文件进行完整性、准确性、规范性及安全性检查，检查合格后双方在电子或纸质移交清单上签字确认，完成归档。移交清单应永久保存。
4.3存储与保管
电子档案应存储在专用的、安全可靠的存储设备或系统中，实施在线、近线、离线三级存储备份策略。重要电子档案应实行异质备份，即同时保存一套相同内容的纸质档案或缩微品。存储环境应满足防磁、防潮、防尘、防有害气体、防静电、防变形的要求。定期对电子档案的可用性、完整性进行检测与迁移。
4.4利用与保密
建立健全电子档案利用制度，设置合理的利用权限。企业内部人员因工作需要查阅电子档案，需经相应审批程序。外单位人员查阅，须持有效证件和介绍信，经档案管理部门负责人批准。涉密电子档案的利用应严格遵守国家及企业保密规定。利用过程应有日志记录。
4.5鉴定与销毁
定期对已到保管期限的电子档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行。经鉴定确无保存价值的电子档案，应编制销毁清册，报企业分管领导批准后，方可实施销毁。销毁时应确保电子档案及其备份被彻底清除，并
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