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销售订单处理流程规范

一、引言

销售订单处理是连接市场需求与企业内部运营的关键纽带，其效率与准确性直接影响客户满意度、库存周转及企业整体运营效益。为确保销售订单处理的规范化、标准化和高效化，明确各相关部门及岗位在订单处理各环节的职责与操作要求，特制定本规范。本规范适用于公司所有产品的国内及出口销售订单处理活动，旨在通过系统化的流程管理，减少操作失误，缩短订单交付周期，提升客户体验，并为销售决策提供数据支持。

二、订单接收与录入

（一）订单接收渠道与确认

销售部门应指定专人负责接收客户订单。订单接收渠道包括但不限于：客户通过公司指定平台在线提交、电子邮件、传真、或经授权销售人员传递的书面订单。所有接收的订单需在一个工作日内进行初步确认，确认内容包括但不限于客户身份、需求产品型号及规格、数量、交货期等关键信息是否清晰可辨。对于信息模糊或缺失的订单，接收人应立即与客户或相关销售人员联系核实，直至信息完整。

（二）订单信息录入系统

确认无误的订单信息，应由订单处理专员及时、准确地录入公司指定的销售管理系统。录入内容必须严格按照订单原始信息，包括但不限于：

1.客户信息：客户全称、客户编码（如已有）、联系人、联系方式、收货地址及邮编。

2.产品信息：产品编码、产品名称、规格型号、单位、订购数量、单价（含税/不含税）、金额。

3.订单信息：订单日期、期望交货日期、付款方式、结算方式、运输方式、订单来源备注。

录入完成后，系统应自动生成唯一的销售订单编号，此编号将作为该订单全生命周期的唯一标识。录入人员需对录入信息进行自查，确保无错漏。

三、订单审核与确认

（一）信用审核

订单录入后，系统应自动触发信用审核流程（或由指定人员进行人工审核）。信用审核依据公司《客户信用管理办法》执行，主要审核客户当前的信用额度、账期是否在允许范围内，以及是否存在逾期未付款项等情况。

1.对于信用状况良好、符合信用政策的客户订单，可自动通过审核。

2.对于超出信用额度、或存在逾期款项的客户，信用审核岗应及时通知销售部门，由销售人员与客户沟通解决，或按公司规定的特殊审批流程处理。未经信用审核通过的订单，不得进入后续处理环节。

（二）库存与产能核查

通过信用审核的订单，应由相关岗位（如销售计划岗或生产计划岗）进行库存与产能核查，以确认订单的可执行性。

1.库存核查：查询当前可用库存是否满足订单需求。若库存充足，可直接安排发货。

2.产能与物料核查：若库存不足，需评估现有生产计划及产能是否能够满足订单的交货期要求，并检查关键物料的供应情况。如涉及委外加工，还需考虑外协厂商的产能。

核查结果应在规定时限内反馈。对于无法满足即时交付的订单，应与销售部门及客户协商调整交货期或分批交付方案。

（三）价格与条款审核

财务部门或指定的价格审核岗应对订单中的产品单价、总价、折扣、付款条件等进行复核，确保其符合公司最新的价格政策及与客户签订的合同约定（如有）。任何价格偏离或特殊条款需有相应的授权审批记录。

（四）订单最终确认与下达

经过上述各项审核均通过的订单，由销售部门负责人（或其授权人）进行最终审批确认。确认无误后，系统将订单状态更新为“已确认”，并自动将订单信息传递至仓储物流部门及财务部门。同时，应及时向客户发送订单确认函（可通过系统自动发送或人工发送），明确订单编号、产品信息、交货期、金额及付款方式等，以获得客户的最终认可。

四、订单履约与发货

（一）生产或采购指令下达（如适用）

对于库存不足需安排生产的订单，销售管理系统应将订单信息同步至生产管理系统，由生产计划部门根据订单优先级及产能情况，制定生产计划并下达生产指令。对于需要外购的产品或配件，采购部门应根据订单需求及时下达采购指令。相关部门应定期向销售部门反馈生产或采购进度。

（二）库存分配与拣货

当产品库存满足发货条件（或生产完成入库后），仓储部门根据已确认的销售订单，进行库存锁定与分配。拣货人员依据系统生成的拣货单，按照先进先出（FIFO）等原则进行拣货作业，并对所拣货物的型号、规格、数量进行核对，确保与订单一致。拣货过程中如发现差异（如破损、短缺），应立即上报并处理。

（三）包装与标识

拣选完成的产品，需按照公司《产品包装规范》及客户要求进行包装。包装应能有效保护产品在运输过程中不受损坏。同时，在外包装上清晰标注产品名称、规格型号、数量、订单编号、客户名称、收货地址、以及必要的警示标识（如“易碎”、“向上”等）。

（四）发货与物流跟踪

1.发货安排：仓储部门根据订单要求的运输方式（如快递、汽运、铁路、空运等），联系合作物流公司或安排自有车辆进行发货。发货前需与物流公司核对运输信息，并签订运输协议（或运单）。

2.出库复核：发货前，仓储部门需对即将发出的货物再次进行全面复核，确保与订