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2025年建筑施工企业发票管理制度

一、总则

为规范公司发票管理流程，加强财务监督，确保发票开具、取得、传递、保管等环节符合国家税收法律法规要求，结合建筑施工行业特点及公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于公司所有经济业务活动涉及的各类发票管理，包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、建筑业企业专用发票等。各项目部、分公司、职能部门均须严格遵守。

发票管理遵循合法合规、真实准确、及时完整、责任到人的原则。任何部门和个人不得虚开、伪造、变造发票，不得违规使用发票，不得隐瞒、毁损发票及相关凭证。

二、管理职责分工

财务部作为发票管理的归口部门，负责制定和完善发票管理制度，组织发票管理培训，指导监督各部门发票管理执行情况，负责发票的领购、核销、认证、申报等全流程管理。

各业务部门负责本部门经济业务涉及的发票申请、取得、初审和传递工作，确保发票内容真实、金额准确、项目齐全，对发票的合法性和真实性承担直接责任。

项目部负责项目现场发生的各类经济业务发票管理，包括材料采购、劳务分包、机械租赁等业务的发票收集、初审和按时报送，建立项目发票管理台账，配合财务部门完成发票核对工作。

档案管理部门负责已开具和已认证发票的归档保管，按照会计档案管理要求对发票及相关凭证进行分类、装订、保管，确保发票档案的安全完整。

三、发票开具管理

发票开具必须基于真实发生的经济业务，严禁无真实交易背景开具发票。开具发票时需确保购买方信息完整准确，包括名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等内容。

建筑施工企业开具发票时应严格按照工程项目归属进行分类，注明项目名称、项目地址等关键信息。对于适用不同税率或征收率的业务，应分别开具发票，确保税率适用准确。

发票开具时限要求如下：预收款业务应在收到预收款后3个工作日内开具不征税发票或适用税率发票；结算款业务应在完成结算确认后5个工作日内开具发票；质保金业务应在质保期满支付尾款时开具发票。

发票作废处理规定：当月开具的发票需作废的，应在开票系统中直接作废；跨月发票需开具红字发票冲销，并按规定流程审批备案。作废发票必须全联次收回并注明作废字样。

四、发票取得管理

业务部门在办理采购、分包、租赁等付款业务时，必须向对方索取符合规定的发票。发票内容应与实际业务一致，金额准确，印章清晰，开票信息完整。

取得发票时应重点审核以下内容：发票真伪可通过税务平台验证；发票项目填写是否齐全规范；税率或征收率适用是否正确；发票专用章是否清晰可辨；建筑服务业务发票是否注明项目名称和地址。

发票取得时限要求：一般应在业务发生后30日内取得发票，对于金额超过10万元的业务应在15日内取得发票。特殊情况需延期取得的，应经部门负责人批准并向财务部备案。

对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝受理并要求重新开具。对于涉嫌虚开、伪造的发票，应立即向财务总监报告并暂停相关款项支付。

五、发票传递与认证

业务部门取得合规发票后，应在3个工作日内将发票及相关业务凭证移交财务部门。移交时应填写发票交接清单，注明发票张数、金额、业务内容等信息，双方签字确认。

财务部门收到发票后应在5个工作日内完成审核认证工作。对于增值税专用发票，应通过增值税发票综合服务平台完成勾选认证；对于其他发票，应审核其合规性和业务真实性。

发票认证过程中发现问题的，应及时与业务部门沟通核实。对于认证不符的发票，应在发现问题当日通知业务部门联系开票方处理，重大问题需在24小时内向财务总监汇报。

每月申报期前3个工作日为发票认证截止时间，各业务部门应确保当月发票在截止时间前完成传递和认证准备工作。逾期未认证发票造成的税款损失由责任部门承担。

六、发票保管要求

已开具发票存根联应按规定装订成册，保管期限不少于5年。已认证发票抵扣联应单独装订保管，作为进项税额抵扣凭证永久保存。

发票保管应采取防火、防盗、防潮、防蛀等措施，指定专人负责发票档案管理。发票查阅需办理登记手续，严禁私自外借、涂改、损毁发票。

项目部的发票保管应设置专用文件柜，建立发票收发登记簿。项目完工后30日内，应将全部发票档案移交公司档案室统一保管。

电子发票应定期备份存储，确保电子数据安全可靠。打印的电子发票应与纸质发票同等管理，同时保存电子源文件备查。

七、特殊业务发票管理

甲供材业务发票管理：建设单位提供材料时，应按规定开具发票，项目部需建立甲供材台账，准确记录材料收发存情况，定期与建设单位核对。

分包业务发票管理：选择分包方时应审核其纳税人资格和开票能力，在分包合同中明确发票开具要求。支付分包款前必须取得合规发票，严禁白条支付。

跨境业务发票管理：涉及跨境业务时，应按照税务总局相关规定开具或取得发票，注意税收协定适用和外汇管理要求，必要时咨询专业税务顾问。

简易计税方法业务发票管理：选择简易计税方法的项目，取得进项发票