会议纪要模版适应多种会议场景内容规范.docVIP

适用会议类型与场景

会议纪要全流程操作步骤

一、会前准备：明确聚焦核心

确认会议基础信息

与会议组织者确认会议主题、目标、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）、议程及预计时长。

提前收集会议背景资料（如项目文档、上期纪要、议题说明），保证记录人熟悉会议context。

准备记录工具与模板

打印本模板或创建电子文档（建议用Word/Excel，方便表格编辑），预留“核心讨论内容”“行动项”等关键模块填写空间。

准备录音设备（需提前征得参会人同意）或速记工具，保证信息完整记录。

预判会议重点与争议点

根据议程预判各议题的讨论方向，重点关注需决策事项、责任分配、时间节点等，记录时可优先标记。

二、会中记录：客观全面，突出关键

记录基础信息

按模板逐项填写会议名称、时间、地点、参会人（含部门/职务，如“产品部经理”“研发组负责人”）、缺席人及原因、主持人、记录人。

聚焦核心讨论内容

按议程顺序记录各议题的讨论要点：

观点呈现：客观记录关键发言（避免主观评价），用“[部门/姓名*]提出：……”格式，如“[产品部经理*]提出：需优先保障用户核心功能模块的开发资源”；

争议分歧：记录不同意见及争论焦点，如“研发组认为技术实现周期需2周，市场部建议压缩至1周，双方未达成一致”；

结论与决议：明确最终共识或决策结果，如“决议：Q3产品上线时间定为9月30日，优先级排序为：登录模块＞核心功能＞辅助功能”。

细化行动项（ActionItem）

对需跟进的事项，单独记录“行动项”要素：具体任务、负责人（明确到姓名+部门）、完成时间、交付成果（如“完成需求文档初稿”“输出测试报告”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

控制记录节奏

优先记录“决议事项”“行动项”“时间节点”，次要讨论可简写；对未明确结论的议题，标注“待确认”，会后及时与主持人补充。

三、会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿

整理会议记录，补充遗漏信息（如结合录音核对关键发言），保证语言简洁、逻辑清晰，删除无关讨论细节。

审阅与确认

将初稿提交会议主持人审阅，核对决议事项、行动项的准确性，修改后请参会负责人确认（重点核对涉及本部门的行动项）。

正式分发与归档

确认无误后，按公司流程分发（抄送所有参会人、相关领导及存档部门），邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”；

电子版存档至共享文件夹（如“公司会议-2023年-部门”），纸质版（如需）由记录人保管。

通用会议纪要模板结构

模块

内容要点

示例

会议基本信息

会议名称、时间（年/月/日上/下午时分）、地点（会议室/线上平台）、时长

“2023年8月15日14:00-16:00，3号会议室”

参会人员

主持人、记录人、参会人（部门+姓名）、缺席人（姓名+原因）

“主持人：总经理；记录人：行政专员；参会人：产品部经理、研发组负责人、市场专员；缺席人：运营主管（出差）”

会议主题与目标

明确会议核心议题及期望达成的成果

“主题：Q3产品上线规划讨论；目标：确定上线时间、资源分配及关键里程碑”

议程概览

按会议顺序列出各议题及预计时间

“1.上期行动项回顾（20分钟）；2.Q3产品功能优先级讨论（40分钟）；3.资源分配确认（30分钟）”

核心讨论内容

按议题分栏记录：讨论要点、关键发言、争议点、决议结果

议题1：上期行动项回顾-[研发组负责人*]：登录模块开发已完成，测试通过。-决议：归档本期成果。议题2：Q3产品功能优先级-[产品部经理*]：建议优先开发用户注册、登录功能。-[市场专员*]：需增加社交分享功能以提升传播。-争议：社交分享功能开发周期长，可能影响上线时间。-决议：优先级为：注册登录＞社交分享＞其他辅助功能。

行动项列表

序号、具体任务、负责人（姓名*+部门）、完成时间、交付成果、备注

1

完成Q3产品功能需求文档终稿

2

评估社交分享功能开发资源需求

会议附件

列出会议中提及的文件、演示稿等（可附或注明“见附件1”）

“附件1：Q3产品功能清单；附件2：上期行动项完成情况表”

后续安排

下次会议计划（如有）：时间、议题、负责人

“下次会议：8月22日10:00，议题：资源分配方案评审，主持人：总经理*”

备注

其他需说明的事项（如未决问题、待跟进事项）

“社交分享功能开发资源需待下次会议确认，暂未分配负责人”

使用关键提示

适配会议类型调整侧重点

决策型会议（如评审会）：突出“决议结果”“投票情况”“决策依据”，减少过程性描述；

沟通型会议（如协调会）：详细记录各方意见、分歧点及协调方案，明确跨部门协作接口；

汇报型会议（如例会）：简化讨论过程，聚焦“进展汇报”“数据成果”“问题及需求”。

记录原则：客观、简洁、可追溯

避免“我认为”“大家觉得”等主观表述，