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销售合同管理与审批电子化流程模板
一、适用范围与应用场景
本模板适用于各类企业销售部门的合同全生命周期管理，尤其适合需要规范化、高效化处理合同审批流程的企业场景。具体包括：
新签合同：企业与首次合作客户签订的销售订单、框架协议等；
续签合同：合作期满后，双方基于历史合作情况续签的合同；
变更合同：对已生效合同的条款（如金额、交付时间、服务范围等）进行修订；
特殊场景合同：如定制化服务合同、大宗采购合同、跨区域销售合同等。
涉及部门包括销售部（发起主体）、法务部（合规审核）、财务部（金额/付款条款审核）、管理层（最终审批）及客户（外部确认），通过电子化工具实现跨部门协同，缩短审批周期，降低纸质合同流转风险。
二、电子化流程全步骤操作指南
（一）合同发起与需求确认
发起人：销售经理*（或具体业务负责人）
操作内容：
登录企业OA系统/合同管理平台，进入“合同管理”模块，“新建合同”；
填写合同基础信息：合同编号（系统自动，规则：年份+部门缩写+流水号，如2024-SALE-001）、客户名称、合同类型（新签/续签/变更）、预计签订日期、合同金额（大小写）、合作周期等；
附件：客户需求确认函、产品/服务报价单、技术规格书、过往合作记录（如有）等。
输出物：合同发起申请单（含基础信息及附件清单）。
（二）合同草拟与内部初审
责任部门：销售部（主导）、法务部（合规支持）
操作内容：
销售专员*根据客户需求及企业标准合同模板，起草合同，明确双方权利义务（如产品/服务描述、质量标准、交付方式、验收条款、违约责任、争议解决方式等）；
草拟完成后，销售经理*对合同内容进行初审，重点核对客户信息准确性、金额与报价单一致性、交付时间与生产/库存匹配度等；
若涉及特殊条款（如预付款比例、定制化服务），需提前与法务部沟通，保证条款合法合规。
输出物：合同草稿（经销售经理初审通过）、合同初审意见表（销售部内部填写）。
（三）多部门协同审批
1.法务部合规审核
审核重点：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规；是否存在法律风险（如违约责任不对等、知识产权归属不明、争议解决方式约定模糊等）；格式条款是否公平合理。
操作要求：法务专员*在收到审批任务后1个工作日内完成审核，通过系统添加审核意见，若需修改，注明具体修改建议并退回销售部。
2.财务部审核
审核重点：合同金额是否超出客户信用额度；付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合企业财务制度；开票信息、税率、收款账户等是否准确；成本与利润测算是否合理。
操作要求：财务经理*在收到审批任务后1个工作日内完成审核，通过系统确认或提出异议，若涉及信用额度问题，同步更新客户信用档案。
3.管理层最终审批
审批层级：根据合同金额确定审批人（示例：10万元以下销售总监审批；10万-50万元总经理审批；50万元以上董事长*审批）。
审批重点：合同是否符合企业战略规划；合作风险是否可控；资源投入（如人力、物力）是否匹配。
操作要求：审批人在系统内“同意”或“驳回”，驳回需注明理由，退回至发起部门重新调整。
（四）客户确认与电子用印
客户确认：
销售部将最终审批通过的合同PDF版本（加盖企业电子章预览章）通过企业/邮件发送给客户联系人*，确认无误后，要求客户在系统内“电子签章”或回传签字盖章扫描件；
若客户对条款有异议，销售部需根据意见与法务部、财务部沟通调整，重新启动审批流程（仅调整部分条款可走“变更审批”子流程）。
电子用印：
客户确认后，销售部在合同管理平台提交“用印申请”，双方签字盖章后的合同扫描件、用印审批单（需包含最终审批人签字）；
行政部*（或指定用印管理部门）在1个工作日内完成用印审核，通过企业电子签章系统加盖企业电子公章、合同专用章（如需），同步带防伪码的正式合同PDF。
（五）合同归档与执行跟踪
归档管理：
销售专员*将正式合同PDF、附件（如客户签收回执、变更补充协议等）至合同管理平台“归档”模块，系统自动按合同编号分类存储；
同时打印1份纸质合同（含电子签章打印件）交档案管理员*存入企业档案室，建立“合同-档案”索引表（含合同编号、归档日期、存放位置、借阅记录等）。
执行跟踪：
销售部按合同约定跟踪履行情况（如生产进度、交付时间、回款节点），在系统中更新“合同执行日志”；
财务部根据合同条款发起收款流程，对逾期未回款合同，系统自动提醒销售部跟进，必要时启动法律程序。
三、核心流程配套模板表格
表1：销售合同审批流程表
审批环节
责任部门/人
操作说明
时限要求
附件要求
合同发起
销售经理*
填写基础信息，客户需求、报价单等附件
即时
客户需求确认函、报价单扫描件
合同草拟
销售专员*
按标准模板起草合同，销售经理初审
1个工作日
合同草稿、初审意见表
法务合规审核
法务专员*
审核
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