行政工作处理与档案管理工具集.docVIP

行政事务处理与档案管理工具集

一、日常行政事务处理模块

（一）适用工作情境

适用于部门例会组织、跨部门协调会、项目启动会、外部接待会等会议场景；文件收发登记、内部通知传达、办公用品申领与发放等行政事务场景；以及员工入离职手续办理、办公环境维护等常规管理场景。

（二）操作流程指引

1.会议组织全流程

步骤1：明确会议需求

发起人（如部门主管*）确定会议目的（如项目进度同步、问题研讨）、时间建议（避开节假日，预留30分钟缓冲期）、参会人员（核心决策人、执行人、记录人）及预期成果（如形成决议、明确分工）。

步骤2：拟定会议方案

行政专员*根据需求拟定《会议安排方案》，包含：会议主题、时间/地点（线上会议需注明平台及）、议程（按重要性排序，单场会议时长建议不超过2小时）、物料需求（投影仪、麦克风、会议纪要模板、签到表等）、预算（如场地费、茶歇费）。

步骤3：发布会议通知

提前2个工作日通过OA系统或工作群发送通知，明确：会议主题、时间、地点/、议程（提前10分钟分发预读材料）、参会人员（标注“必须出席”或“可选出席”）、联系人及联系方式（行政专员*）。

步骤4：会前准备

1个工作日前确认场地：测试设备（投影、音响、网络），摆放席卡（标注姓名及职务），准备茶水（按参会人数+10%备量）；线上会议提前测试平台功能，分享操作指南给参会人员。

步骤5：会议实施

提前15分钟开放签到，记录人核对参会人员；会议开始后按议程推进，主持人控制时间（每个议题不超过原定时长1.5倍），关键结论需当场确认（如“是否同意该方案？请举手示意”）。

步骤6：会后跟进

会后24小时内，记录人整理《会议纪要》，包含：会议时间/地点、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论要点、决议事项（明确“做什么、谁负责、何时完成”），经主持人（部门主管*）审核后发送至参会人员及相关部门；3个工作日内跟踪决议落实情况，更新《会议决议跟踪表》。

2.文件收发与归档

步骤1：文件接收

外部文件（如快递、邮件）由前台*签收后登记《文件收发登记表》（含收文日期、来源单位、文件标题、份数、密级、签收人）；内部文件通过OA系统流转，接收人确认文件完整性（如页码、附件），标注“已签收”状态。

步骤2：文件分办

行政专员根据文件内容分办：涉密文件（如合同、财务数据）直接提交至部门负责人；常规事务文件（如通知、申请）转发至相关执行人；跨部门文件抄送至各协作部门负责人。

步骤3：文件传阅与反馈

执行人收到文件后1个工作日内处理（如签字确认、提出意见），需传阅的文件在OA系统中设置“传阅链”，最后一人反馈至行政专员*；紧急文件需标注“特急”，电话通知接收人并确认查收时间。

步骤4：文件归档

已办结文件（如会议纪要、审批完成的申请）由行政专员*收集，按“年度-部门-文种”分类（如“2024-行政部-会议纪要”），去除金属夹、回形针，装订成册，标注档号（如“2024XZ-001”），存入档案盒并在侧面标注“年度-部门-档号”，移交档案室保管。

（三）配套表单模板

表1：会议安排及准备清单

序号

项目

内容要求

负责人

完成时限

1

会议主题

明确核心议题，如“Q3项目进度复盘”

部门主管*

会前3天

2

参会人员

列出姓名、职务、联系方式

行政专员*

会前2天

3

场地/设备

线下场地确认设备可用性

前台*

会前1天

4

物料准备

签到表、纪要模板、席卡

行政专员*

会前1天

5

通知发布

含议程、预读材料

行政专员*

会前2天

表2：文件收发登记表

收文日期

来源单位/发件人

文件标题

份数

密级

签收人

处理意见

分办人

2024-03-01

市人社局

关于开展2024年度社保核查工作的通知

1

普通

前台*

提交人事部

人事专员*

2024-03-02

行政部*

关于调整办公时间的通知

全公司

普通

已知悉

行政专员*

（四）关键要点提示

会议需“无主题不开会、无议程不开会、无纪要不开会”，避免临时增减议题；

文件收发需“当日签收、当日分办”，紧急文件需标注优先级并电话跟踪；

会议纪要需“决议具体化”（避免“尽快推进”等模糊表述，明确“3月15日前完成方案初稿”）；

归档文件需“一档一盒”，档案盒内附《档案目录》（含档号、题名、日期、页码），便于检索。

二、档案管理模块

（一）适用工作情境

适用于年度工作文件（如年度总结、计划）、项目资料（如立项报告、验收材料）、合同文件（如采购合同、服务协议）、人事档案（如员工入离职材料、培训记录）等档案的分类、归档、借阅与保管场景。

（二）操作流程指引

1.档案分类与编号

步骤1：制定分类标准

根据公司业务特点，采用“年度-类别-子类”三级分类法，如：

年度：2024、2023…

类别：行政（XZ）、人事（RS）、项目（XM）、财务（CW）…

子类：行政部下设