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企业档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，充分发挥档案在企业经营管理、决策支持及历史传承中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条定义与范围

本制度所称档案，是指企业在各项经营管理、生产研发、市场营销、人力资源及对外交往等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理涵盖档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密及销毁等全过程。

第三条基本原则

档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。各部门应将档案管理纳入日常工作流程，确保档案工作与业务工作同步开展。

第四条适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。外来文件、合同协议等具有参考价值的资料，亦参照本制度执行。

第二章档案管理机构与职责

第五条管理机构

企业档案工作实行统一管理、分级负责的管理体制。行政部门（或指定专门部门）为企业档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全企业的档案工作。各部门应指定专人（兼职或专职）担任档案管理员，负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作。

第六条行政部门档案管理职责

1.贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度及实施细则。

2.负责接收、整理、保管、统计和提供利用企业各类档案，确保档案的系统性和安全性。

3.指导和督促各部门做好档案的形成、积累、整理和预归档工作。

4.组织档案管理人员的业务培训，提升档案管理专业水平。

5.负责对已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作。

6.推动档案管理现代化建设，探索和应用先进的档案管理技术与方法。

第七条部门档案管理员职责

1.学习并执行企业档案管理制度，熟悉本部门业务范围内档案的形成规律和归档要求。

2.负责本部门在各项工作中形成的应归档文件材料的及时收集、初步整理和定期向行政部门移交。

3.协助行政部门开展档案利用和编研工作，为本部门提供档案信息服务。

4.严格遵守档案保密规定，防止档案失泄密事件发生。

5.对本部门暂存档案进行妥善保管，确保其安全完整。

第三章档案的收集与归档

第八条归档范围

凡是反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等）均属归档范围。主要包括：

1.企业设立、变更、终止及法人治理结构形成的文件材料。

2.企业发展战略、规划、计划、总结、统计报表等文件材料。

3.企业各项管理制度、标准、规范等文件材料。

4.企业召开的各类会议形成的文件材料。

5.企业在经营管理、生产运营、市场拓展、技术研发、质量管理、人力资源、财务审计、法律事务等活动中形成的具有保存价值的文件材料。

6.企业对外交往、合作、宣传等活动中形成的文件材料。

7.获得的荣誉、奖励及重要实物等。

8.其他具有保存价值的文件材料。

第九条归档要求

1.真实性：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，真实准确。

2.完整性：归档文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿等应一并归档。

3.规范性：归档文件材料应符合形成部门的业务规范和档案整理的基本要求，书写工整，字迹清晰，符合长期保存需要。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致（特殊情况除外）。

4.及时性：各部门形成的应归档文件材料，一般应在相关工作结束后规定期限内整理完毕并向行政部门移交归档。具体期限由行政部门根据业务特点另行规定。

第十条归档程序

1.各部门档案管理员对本部门形成的文件材料进行收集、鉴别、整理，填写《档案移交清单》。

2.行政部门档案管理员对移交的档案材料进行审核，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，各执一份备查。

3.对于电子档案的归档，应按照国家及企业关于电子文件归档与管理的相关规定执行，确保其长期可读和安全管理。

第四章档案的整理与保管

第十一条档案整理

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作主要包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。

1.分类：按照企业档案分类方案进行，确保分类科学合理，层次分明。

2.编号：依据分类方案和排列顺序，对档案进行统一编号，标识档案的位置和检索路径。

3.排列：在同一类目内，按照文件形成