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产品设计全周期文件归档与管理制度

一、适用范围与核心应用场景

本制度适用于企业内所有产品设计项目（包括但不限于硬件开发、软件开发、服务设计等）的全周期文件管理，覆盖从项目立项到产品退市的完整生命周期。核心应用场景包括：

新产品开发：保证从需求调研到量产上市的各阶段文件完整留存，支撑项目复盘与迭代优化；

合规审计：满足行业监管（如医疗器械、汽车电子等）对设计过程文件的追溯要求，降低合规风险；

知识传承：通过标准化归档沉淀设计经验，避免因人员流动导致知识断层；

问题追溯：当产品出现质量问题时，快速定位设计文件，明确责任主体，制定改进措施；

项目复盘：基于历史项目文件分析设计效率、成本控制等关键指标，优化后续项目管理流程。

二、全周期文件归档管理操作流程

产品设计全周期文件归档管理遵循“同步归档、分类存储、权限可控、定期审计”原则，按以下五个阶段推进：

（一）项目启动阶段：文件初始化与归档规划

操作目标：明确项目边界，建立文件管理框架，保证基础文件完整。

操作步骤：

立项文件归档：项目经理在项目获批后2个工作日内，收集并归档以下文件（纸质版+电子版）：

《项目立项申请表》（含项目目标、预算、周期、核心团队成员等）；

《需求规格说明书》（由产品经理编写，明确用户需求、功能边界、验收标准，需*总监签字确认）；

《项目计划书》（含里程碑节点、任务分解、责任人、风险预案）；

《项目团队分工表》（明确各成员职责，如设计负责人、测试负责人等）。

建立文件存储结构：根据项目代码（如“PDT2024-001”）创建电子文件夹，按“项目启动-需求-设计-测试-上市-维护”分阶段子文件夹，同步设置共享权限（项目经理、设计负责人可读写，其他成员按需申请）。

制定文件命名规则：统一采用“项目代码_阶段代码_文件类型_版本号”格式（如“PDT2024-001_REQ_需求说明书_V1.0”），避免文件重名或混淆。

（二）设计开发阶段：过程文件同步归档

操作目标：实时记录设计过程，保证方案迭代、设计变更等文件可追溯。

操作步骤：

方案设计文件归档：设计负责人完成初步方案后1个工作日内，归档：

《设计方案说明书》（含设计思路、技术选型、原型图/草图，需*设计总监评审签字）；

《关键元器件选型表》（含型号、参数、供应商、替代方案，由硬件/软件工程师提交）；

《设计评审记录》（含评审意见、问题清单、整改措施，由评审组全体成员签字）。

详细设计文件归档：各专业组（结构、硬件、软件、UI/UX）完成详细设计后，同步提交：

结构设计：3D模型文件（STEP格式）、2D工程图（DWG格式）、材料清单（BOM表）；

硬件设计：原理图（Sch格式）、PCB布局图（Pcb格式）、元器件清单（BOM表）；

软件设计：（带版本号）、数据库设计文档、API接口文档；

UI/UX设计：高保真原型图（Figma格式）、设计规范文档。

设计变更管理：任何设计变更需提交《设计变更申请表》（注明变更原因、影响范围、版本号），经项目经理、设计总监审批后，同步更新相关文件并归档（原版本文件需保留，标注“历史版本-V1.0”）。

（三）测试验证阶段：问题与改进文件归档

操作目标：完整记录测试过程、问题整改及验证结果，保证设计输出符合质量要求。

操作步骤：

测试文件归档：测试负责人在测试启动前提交《测试计划》（含测试范围、用例、资源安排），测试过程中每日更新《测试日志》，测试结束后3个工作日内归档：

《测试用例》（含正常场景、异常场景、边界场景测试用例）；

《测试报告》（含功能/功能/可靠性测试结果、缺陷清单、通过结论）；

《问题整改跟踪表》（含问题描述、责任部门、整改措施、验证结果，需测试负责人与责任人签字）。

试产文件归档：小批量试产完成后，归档《试产总结报告》（含试产良率、工艺问题、成本分析）、《试产问题清单》及整改记录。

（四）上市准备阶段：量产与推广文件归档

操作目标：保证量产文件、市场推广资料完整，支撑产品顺利上市及销售支持。

操作步骤：

量产文件归档：生产负责人在量产审批前提交：

《生产工艺文件》（含作业指导书、工艺流程图、检验标准）；

《量产BOM表》（最终版本，含物料编码、数量、供应商信息）；

《质量控制计划》（含关键工序控制点、检验方法）。

市场文件归档：市场部在产品上市前1周提交：

《产品上市方案》（含上市时间、目标市场、定价策略）；

《产品宣传资料》（说明书、宣传册、演示视频，需法务部审核）；

《销售培训资料》（产品卖点、常见问题解答、竞品分析）。

（五）上市后维护阶段：迭代与退市文件归档

操作目标：记录产品迭代历史、用户反馈及退市流程，为后续产品优化提供依据。

操作步骤：

迭代更新文件归档：每次版本迭代（如V1.1、V2.0）后，归档：

《版本更新说明》（含新增功能、优化项、修