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跨部门协作沟通工具：团队会议记录及行动计划表

一、工具概述与适用价值

在跨部门协作场景中，常因信息传递不畅、责任边界模糊、行动跟踪缺失等问题导致项目延期或目标偏离。本工具通过标准化会议记录流程及行动计划管理，实现“讨论-决议-执行-跟踪”全流程闭环，帮助团队明确共识、责任到人、进度可视，适用于以下场景：

跨部门项目推进：如新产品研发、市场活动联合执行等，需多部门协同落地的项目；

问题协同解决：如客户投诉处理、流程瓶颈突破等，需跨部门资源支持的事项；

目标对齐与规划：如季度目标拆解、年度战略落地等，需统一认知的规划类会议；

资源协调与决策：如预算分配、跨团队人力支持等，需多方共识的决策类会议。

二、详细操作流程

（一）会前筹备：聚焦目标，提前对齐

明确会议核心目标

召集人需提前梳理本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户反馈的交付延迟问题”），避免议题发散。

确定会议预期产出（如达成3项决议、输出5项行动计划），并提前告知参会人。

确定参会人与材料准备

邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人（如产品研发需邀请部门、部门负责人，*工程师），避免无关人员参会。

提前3天发送会议材料（如项目背景文档、数据报表、初步方案），保证参会人提前知晓议题，带着思考参会。

发出会议通知

通知内容需包含：会议名称、时间、地点/线上、核心议题、参会人、会前准备要求（如“请*部门准备资源需求清单”）。

（二）会中记录：结构化梳理，关键信息留痕

基本信息记录

记录人需同步填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（如部门/、部门/）、缺席人员及原因（如部门/因出差缺席）。

议程逐项推进与讨论记录

按会议议程逐项讨论，记录人需重点标注：

各部门核心观点：如“*部门建议优先优化A功能，理由是用户反馈占比达60%”；

关键数据/依据：如“历史数据显示，同类项目延期率与需求变更次数正相关”；

分歧点及解决方向：如“部门与部门对资源优先级存在分歧，同意由*总监牵头协调，2日内反馈方案”。

决议事项确认

对讨论达成的共识，需明确“决议内容”“决议依据”，并由主持人或关键负责人现场确认（如“决议：Q3产品上线时间定为9月30日，依据：研发资源评估及市场窗口期”）。

行动计划初步分配

针对决议事项，现场初步明确任务描述、责任部门/人（如“任务：完成A功能开发，责任部门：部门，责任人：”）、初步截止时间（如“Deadline：8月31日”），避免责任模糊。

（三）会后整理：24小时内核对，同步全量信息

记录内容完善与核对

会后24小时内，记录人需整理会议记录，重点核对：

讨论要点是否准确反映各部门观点（如有歧义，及时与部门/确认）；

决议事项是否明确“做什么、依据是什么”；

行动计划是否包含“任务、责任人、Deadline、交付物”四要素。

分发与确认

将整理后的会议记录及行动计划表通过协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，抄送相关部门负责人及上级领导。

要求参会人1个工作日内反馈确认意见（如“记录无误”或“建议补充*细节”），未反馈视为默认确认。

（四）跟进落实：定期跟踪，闭环管理

建立任务跟踪机制

项目负责人/会议召集人需在协作工具中创建任务跟踪表（可复用本行动计划表模块），每周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），标注延期原因及调整计划。

定期复盘与协调

对于周期较长的项目，需在每周例会中同步行动计划进展，对延期任务及时协调资源（如“部门开发任务延迟，需部门增派1名设计师支持”）。

任务完成后，责任人需提交交付物（如“需求文档终稿”“测试报告”），由需求方验收并确认，形成“执行-验收-闭环”完整流程。

三、会议记录及行动计划表模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：Q3产品上线跨部门协调会

会议编号

例：PROD-2024-003

日期

例：2024年X月X日

时间

例：14:00-16:00

地点/线上

例：3号会议室/腾讯会议X

主持人

例：*

记录人

例：*

参会部门及人员

部门/、部门/、部门/等

缺席人员及原因

例：部门/（出差，已同步会议纪要）

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题

预计时长

实际时长

讨论要点记录

关键数据/依据

分歧点及解决方向

1

Q3产品上线时间确定

30分钟

40分钟

部门：建议9月30日，需预留测试缓冲期；部门：建议提前至9月20日，配合市场活动节点。

上年同类项目测试阶段平均耗时15天

分歧：缓冲期时长；解决：由*总监评估后确认10天缓冲期。

2

跨部门资源分配

20分钟

25分钟

部门：需3名开发、1名测试；部门：需2名设计师支持UI优化。

当前部门人员利用率：部门85%，部门70%

一致：按申请资源分配，*部门协调外部招聘补充缺口。

（三）决议事项