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企业通用标准化文件归档与管理制度

一、总则

（一）制度目的

为规范企业内部各类文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件完整、安全、可追溯，提高文件利用效率，防范信息泄露或丢失，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构及全体员工在履职过程中产生的各类纸质文件、电子文件的归档管理，涵盖行政管理、人力资源管理、财务管理、业务运营、项目管理等全领域文件。

二、文件归档范围界定

（一）管理类文件

企业规章制度类：章程、董事会决议、内部管理制度、流程规范等；

会议类：年度/季度工作会议纪要、专题会议纪要、部门例会纪要等；

计划总结类：年度工作计划、季度/月度工作总结、专项工作汇报等；

人事管理类：员工劳动合同、录用通知书、离职申请、绩效考核记录、培训档案等；

财务管理类：年度财务预算、财务决算报告、审计报告、费用报销凭证等。

（二）业务类文件

合同协议类：业务合同、合作协议、保密协议、采购合同等（含审批流程附件）；

项目管理类：项目立项书、可行性研究报告、项目计划书、验收报告、项目总结等；

客户管理类：客户资料（含联系方式、合作记录）、客户投诉处理记录、满意度调查报告等；

生产运营类：生产计划、质量检验报告、设备维护记录、安全生产管理制度等。

（三）其他应归档文件

上级单位来文（含红头文件、通知函件等）；

企业荣誉证书、资质证书、专利证书等原件及扫描件；

重要活动资料（如年会、展会、培训的照片、视频、新闻稿等）。

三、文件归档操作流程

（一）文件形成与初步整理

文件规范编制：文件形成部门需保证内容完整、逻辑清晰，标题需包含“部门+事由+文种+日期”要素（示例：“行政部-2024年度办公用品采购计划-通知），电子文件需使用.docx、.pdf等通用格式，避免使用加密或特殊格式。

部门内部审核：文件经部门负责人*经理审核无误后，方可正式印发或流转，电子文件需同步在部门共享文件夹中备份（命名规则同文件标题）。

（二）文件收集与预归档

定期收集：各部门指定专人（建议为部门综合岗）作为文件归档对接人，每月25日前收集本部门当月产生的应归档文件（含纸质及电子版），填写《文件预归档清单》（详见模板1），经部门负责人签字确认后，于每月最后一个工作日前提交至档案室。

专项文件收集：对于跨部门项目文件或重大活动文件，由项目负责人牵头，在项目结束或活动完成后10个工作日内完成文件收集，提交档案室。

（三）档案室接收与审核

文件核对：档案管理员*专员收到文件后，对照《文件预归档清单》逐项核对文件数量、完整性、标题规范性，对不符合要求的文件（如缺少签字、标题不清晰），退回部门重新整理，2个工作日内完成补交。

交接确认：核对无误后，双方在《文件归档清单》（详见模板1）上签字确认，一式两份，部门与档案室各留存一份。

（四）文件分类与编号

分类规则：采用“一级分类+二级分类+年度+流水号”规则：

一级分类：按部门划分（如“行政部”“人力资源部”“财务部”）；

二级分类：按文件类型划分（如“管理类-规章制度”“业务类-合同”）；

年度：文件形成年度（如“2024”）；

流水号：按归档顺序从001开始编号（示例：“行政-管理类-2024-001”）。

电子文件编号：电子文件编号与纸质文件一致，存储路径为“服务器档案库/一级分类/二级分类/年度/文件编号+文件名”，保证电子与纸质文件一一对应。

（五）归档与保管

纸质文件归档：

按编号顺序装入无酸档案盒，每盒内放置《档案盒内文件清单》（注明文件编号、标题、页数），档案盒正面标注“一级分类-二级分类-年度-流水号范围”，侧面标注起止编号；

存入档案柜时，按编号从小到大、从左到右排列，定期（每季度）检查档案盒是否变形、受潮，及时更换损坏的档案盒。

电子文件归档：

电子文件需刻录为不可擦写光盘（一式两份）或备份至专用服务器，备份服务器需开启异地容灾功能；

每半年对电子文件进行一次数据完整性检测，保证可正常读取，检测记录由档案管理员签字存档。

（六）文件借阅与利用

借阅申请：员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》（详见模板2），说明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（原则上不超过7个工作日），经部门负责人*经理审批后，提交档案室。

借阅管理：

纸质文件借阅：档案管理员核对审批手续后，登记《文件借阅登记簿》，借阅人签字领取，阅后需在3个工作日内归还，归还时档案管理员检查文件完整性，无误后签字确认；

电子文件借阅：经审批后，档案管理员提供电子文件副本（原件不得外传），借阅人仅限在工作电脑查看，不得复制、传播，借阅期限到期后系统自动权限关闭。

四、文件保管期限与销毁管理

（一）保管期限划分

永久保管：企业章程、董事会决议、年度财务决算报告、重要合同协议、荣誉证书等；

长期保管