企业会议管理制度执行记录表.docVIP

一、适用范围

本工具适用于企业各类会议的规范化管理记录，包括但不限于定期经营分析会、项目推进会、部门例会、专题研讨会等。适用于行政统筹部门、各业务部门及会议组织人员，保证会议流程合规、决议可追溯、执行有依据，同时为企业会议管理效能评估提供数据支撑。

二、执行流程

（一）会前筹备阶段

会议发起与审批

会议组织人根据工作需要确定会议主题、初步时间（建议避开核心工作时段，如上午9:00-10:30或下午14:00-15:30）及预期目标，填写《会议申请单》，明确会议类型、拟参会人员范围（含外部嘉宾需注明单位及职务）、需讨论的核心议题。

申请单提交至部门负责人审批，涉及跨部门或重大事项的，需报请分管领导*总签字确认。审批通过后，会议组织人提前3个工作日（紧急会议至少提前1个工作日）向参会人员发送会议通知。

会议材料准备

各议题负责人需提前2个工作日将相关材料（如议程草案、数据报表、方案初稿等）提交至会议组织人，材料需标注“会议资料”字样，保证内容准确、重点突出。

会议组织人汇总材料，整理成会议包（含电子版及纸质版，纸质版按参会人数准备），并提前1个工作日送达或通过企业内部系统发送至参会人员，预留阅研时间。

会议资源协调

确认会议地点（优先选用企业固定会议室，需提前检查设备状态：投影仪、麦克风、视频会议系统等）、所需物资（白板、马克笔、签到表、会议记录本等），并安排好茶歇（如超过1.5小时会议）。

（二）会中执行阶段

签到与纪律确认

参会人员需提前10分钟到达会场，在《签到表》上签字（含姓名、部门、联系方式），迟到超过15分钟需在记录中注明原因。

会议开始前，主持人*经理宣布会议纪律：关闭手机静音或调至振动模式，未经允许不得中途离场（特殊情况需向主持人请假），发言需围绕议题简明扼要。

会议议程推进

主持人按既定议程主持会议，逐项引导讨论。各议题负责人汇报时，需清晰阐述背景、现状、需决策事项及建议方案。

参会人员围绕议题自由发言，主持人需控制发言时长（每人单次发言不超过5分钟），避免偏离主题；对争议较大的问题，可组织现场投票或暂缓讨论，明确后续沟通时限。

决议与行动项记录

对需明确结论的议题，主持人组织达成共识，形成书面决议，明确“决议事项”“责任部门/责任人”“完成时限”“验收标准”四要素。

记录人*专员实时记录会议内容，重点标注讨论要点、不同意见、决议内容及行动项，保证信息完整（如遇敏感内容，需按企业保密规定标注）。

（三）会后记录与归档阶段

会议纪要整理

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、议程摘要、核心讨论内容、决议事项、行动项清单（含责任人和时限）、附件清单。

纪要需经主持人经理审核确认，保证与会议内容一致后，通过企业内部系统发送至所有参会人员及相关部门，抄送分管领导总。

决议执行跟踪

行动项责任人需在收到纪要后1个工作日内确认任务，按时限推进工作；每周五下班前向会议组织人反馈进度（通过《决议执行跟踪表》提交“已完成/进行中/延期”状态及说明）。

会议组织人每周汇总执行情况，对超期未完成的任务，及时与责任人沟通，协调资源解决，重大问题上报分管领导。

资料归档

会议结束后5个工作日内，会议组织人将《会议申请单》《签到表》《会议纪要》《决议执行跟踪表》及相关电子/纸质材料整理成册，按“年份-月份-会议类型”编号（如2024-08-经营分析会-001），存入企业档案管理系统，保存期限不少于3年。

三、标准表格

企业会议管理制度执行记录表

会议基本信息

会议名称

例：2024年第三季度经营分析会

会议编号

[年份]-[月份]-[会议类型]-[序号]（如2024-08-经营-001）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

例：总部3楼第一会议室/线上腾讯会议（会议号：X–）

主持人

*经理

记录人

*专员

应到人员

（按部门/职务列出，如：销售部总监、财务部主管等）

实到人员

（实到人数：人，名单同应到人员，打“√”确认）

缺席人员及原因

例：研发部*主管（因客户紧急需求赴外）

会议议程

序号

议题名称

1

Q3销售业绩回顾与分析

2

Q4营销方案研讨

3

年度预算调整事项

会议内容记录

议题1：Q3销售业绩回顾与分析

-销售额完成率105%，同比增长12%；未完成指标：华东区域（经理汇报）-问题：华东区域渠道拓展缓慢（专员补充）-建议：增加区域促销资源投入（*总监提出）

议题2：Q4营销方案研讨

-方案核心：线上推广占比提升至60%，新增2个合作平台（主管说明）-讨论点：线上推广预算分配（市场部经理与销售部*总监存在分歧）-结论：线上预算暂按原方案执行，月底前根据试点数据调整

议题3：年度预算调整事项

-调整原因：原材料成本上