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进货查验记录管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位进货查验行为，确保所采购产品及服务的质量与合规性，保障后续生产经营活动的顺利进行，降低运营风险，依据国家相关法律法规及本单位实际运营需求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本单位所有采购活动中涉及的原材料、零部件、设备、办公用品以及其他与生产经营相关的物品和服务的进货查验及记录管理。单位内各相关部门及所有参与采购、验收、保管的人员均须严格遵守本制度。

（三）基本原则

进货查验及记录管理应遵循“客观真实、全面细致、责任到人、追溯可查”的原则。确保每一批次的进货都经过必要的查验，相关信息均得到准确、及时、完整的记录。

二、进货查验的实施

（一）查验责任部门与人员

1.采购部门：负责组织和协调进货查验工作，确保供应商提供符合要求的产品或服务。

2.仓库管理部门/使用部门：作为具体的查验执行部门，负责对到货物品进行数量清点、外观检查及相关资料核对。

3.质量管理部门（如设有）：负责对查验过程进行监督、指导，并对有异议或关键的产品进行抽样检验或验证。

4.各部门应指定专人负责具体的查验操作和记录工作，相关人员需具备相应的专业知识和责任心。

（二）查验内容与标准

1.供方资质核查：

*首次合作的供应商，应查验其营业执照、生产许可证（如适用）、相关认证证书等资质证明文件的有效性。

*对于持续合作的供应商，应定期复核其资质文件。

2.产品信息核对：

*品名、规格型号：与采购订单、合同约定是否一致。

*生产日期/批号：是否在有效期内，是否清晰可辨。

*数量：实际到货数量与送货单、采购订单是否相符。

3.产品合格证明文件查验：

*查验产品出厂检验合格证明、质量保证书、装箱单等文件是否齐全、真实有效。

*对于实施强制性产品认证或生产许可管理的产品，应查验相应的认证证书或许可证明。

4.产品实物状况查验：

*外观质量：检查产品包装是否完好无损，有无破损、潮湿、污染等情况；产品本身有无变形、锈蚀、损坏、变质等感官可见的质量问题。

*标识标签：产品标识是否清晰、规范，是否符合相关标准要求，如产品名称、生产厂家、地址、联系方式等。

*内在质量（必要时）：对于需要进行内在质量检验的产品，应按照规定的抽样方案和检验标准进行检验，或委托第三方机构进行检测。

5.特殊产品查验：

*对于危险品、特种设备等特殊物品，还需查验其特殊运输证明、安全技术说明书（MSDS）等附加文件。

*进口产品应查验其报关单、商检证明等文件。

（三）查验方式与方法

1.全数查验：对于数量较少、价值较高或关键重要的物品，可进行全数查验。

2.抽样查验：对于数量较大、规格统一的常规物品，可按照事先确定的抽样计划或相关标准进行抽样查验。抽样应具有代表性。

3.查验方法：可采用目测、核对、测量、简单试验等方法进行。必要时，利用适当的检测工具和设备。

（四）查验结果处理

1.合格：经查验符合要求的产品，方可办理入库手续。

2.不合格：

*对于数量不符、外观破损等轻微不合格品，可与供应商协商处理，如补足数量、更换等，并在记录中注明处理方式及结果。

*对于产品质量不合格、资质文件缺失或无效等严重不合格情况，应拒绝接收，并及时通知采购部门与供应商联系处理（如退货、索赔等），同时做好记录。

*所有不合格品的处理过程和结果均需有书面记录。

三、进货查验记录的要求

（一）记录内容

进货查验记录应至少包含以下信息：

1.基本信息：记录编号、进货日期、供应商名称及联系方式。

2.产品信息：产品名称、规格型号、生产厂家、生产日期/批号、数量、单价（可选）、总金额（可选）。

3.采购信息：对应的采购订单号、合同号。

4.查验情况：

*查验日期、查验人员。

*资质文件查验情况（如已查验，注明主要文件名称）。

*产品合格证明文件名称及编号。

*查验方式（全数/抽样）、查验结果（合格/不合格，不合格项具体描述）。

5.处理结果：合格入库、拒收、让步接收（需注明原因和审批）、返工返修等。

6.其他：需要说明的特殊情况、签名（查验人、复核人如需要）。

（二）记录形式与要求

1.记录形式：可采用纸质记录或电子记录。电子记录应确保数据安全、可追溯，并具备防止篡改的措施。

2.记录要求：

*及时性：查验工作完成后，应立即填写记录，避免遗漏和遗忘。

*真实性：如实记录查验情况，不得虚构、篡改数据。

*准确性：文字清晰、数据准确、项目完整，不得随意涂改。如有笔误，应采用规范方式更正（如划改并签名）。

*规范性：使用统一的记录表格（如有），术语规范