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发货单格式

一、发货单的基础构成要素

一份专业的发货单，其格式设计应遵循清晰、全面、易于理解的原则。尽管不同行业、不同企业可能会根据自身业务特点进行微调，但其核心构成要素是相对固定的。

（一）基础信息区

此区域位于单据的最上方或最醒目位置，用于标识单据的基本属性。

*单据名称：明确标注“发货单”或“送货单”，避免与订单、出库单等其他单据混淆。

*单据编号：每一份发货单都应有唯一的编号。编号规则可由企业自行制定，通常包含日期信息、部门代码或流水号等，以便于内部管理、查询和追溯。

*发货日期：填写实际发货的日期，精确到日。

（二）交易双方信息区

清晰列出参与交易的买卖双方详细信息，是确保货物准确送达和责任界定的前提。

*发货方信息：

*公司全称（与公章一致）

*详细地址

*联系人

*联系电话

*（可选）公司统一社会信用代码、开户行及账号（如需作为结算辅助凭证时）

*收货方信息：

*公司全称（或个人姓名，与订单信息一致）

*详细收货地址（精确到街道门牌，避免模糊）

*收货人姓名

*收货人联系电话（至关重要，确保物流环节可及时沟通）

*（可选）收货方公司统一社会信用代码

（三）货物明细区

这是发货单的核心内容，需要详尽、准确地描述所发货物的具体情况。建议采用表格形式，清晰明了。

*序号：对所列货物进行顺序编号。

*货物名称：填写货物的标准全称，避免使用简称或俗称，必要时可注明品牌。

*规格型号：详细填写货物的规格、型号、尺寸、颜色、材质等能够准确界定产品特性的信息，这是区分不同产品的关键。

*单位：计量单位，如“个”、“件”、“台”、“千克”、“立方米”等。

*数量：实际发货的数量，应与计量单位相对应。

*单价：该规格型号货物的不含税单价或含税单价（需明确标注是否含税）。

*金额：该项货物的总金额（数量×单价）。

*备注（可选）：可填写货物的批次号、生产日期、特殊处理要求等补充说明信息。

*小计与总计：

*每种货物的金额小计。

*所有货物金额的总计（即总价款）。

*若涉及税额，需单独列出税额及价税合计金额，并明确税率。

（四）配送与结算信息区

*运输方式：如“快递”、“物流”、“自提”、“汽运”、“空运”等。

*物流公司/承运商（可选）：若委托第三方运输，填写物流公司名称及运单号。

*运费：注明运费金额及承担方（如“运费已付”、“运费到付”、“发货方承担”、“收货方承担”）。

*付款条件/结算方式：如“预付款”、“货到付款”、“月结30天”、“银行转账”、“承兑汇票”等，应与购销合同或订单约定一致。

*其他费用（可选）：如包装费、保险费等，如有需列明。

（五）签署区

*发货方签署：

*制单人：填写制单人员姓名或工号。

*复核人：填写复核人员姓名或工号。

*发货人/经手人：填写实际发货负责人姓名或工号。

*公司盖章：加盖发货方公司公章或发货专用章，以示正式和负责。

*收货方签署（通常为回执联）：

*签收人：收货单位经办人签字。

*签收日期：实际收到货物的日期。

*收货单位盖章（可选，视双方约定）：收货方加盖公章或收货专用章，作为已收货的有效凭证。

*备注（签收时）：收货时如发现货物短缺、破损等情况，可在此处注明。

二、发货单的实用填写要点与注意事项

1.信息准确无误：这是发货单的生命线。无论是客户信息、货物信息还是金额信息，都必须仔细核对，确保准确，避免因笔误或信息不全导致误解、拒收或结算困难。

2.字迹清晰/打印规范：手写发货单应保证字迹工整清晰，易于辨认；打印单据应选用清晰的字体和合适的字号。

3.编号唯一有序：建立规范的发货单编号体系，确保每张单据编号的唯一性，便于管理和查阅。

4.与订单/合同一致性：发货单的货物信息、价格、付款条件等应尽量与前期签订的购销合同或客户订单保持一致，如有变更，需有双方确认的依据。

5.明确含税与否：单价和总金额是否包含增值税，必须在单据中清晰标注，避免后续税务和结算争议。

6.联次管理：根据企业管理需要，发货单可设计为多联式，如“存根联”（发货方留存）、“客户联”（随货同行，交收货方）、“记账联”（发货方财务记账）、“回执联”（收货方签收后返回发货方，作为收货凭证）。各联次应有明确标识。

7.特殊备注清晰：对于有特殊要求的货物，如易碎品、危险品、需冷藏等，务必在备注栏或显著位置注明，并在运输环节予以配合。

8.及时流转归档：发货单开具后，应按照企业内控流程及时流转，并进行规范归档，以备后续查验。

三、发货单的意义与灵