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行业采购申请审批流程标准化模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购申请审批场景，涵盖物料采购、设备采购、服务采购等多种类型。通过标准化流程设计，可规范采购行为、明确审批权限、提高采购效率，同时强化预算控制与合规管理，降低企业运营风险，保证采购活动与业务目标及财务管理制度保持一致。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请单填写

执行角色：采购申请人（部门员工/需求负责人）

操作说明：

申请人根据部门工作需求（如生产物料补充、办公设备更新、服务外包等），明确采购物品/服务的具体名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望到货时间等关键信息。

填写《采购申请单》（详见第三部分模板），需保证信息完整、准确，无涂改。若采购涉及特殊要求（如品牌限定、质量标准、环保认证等），需在“备注”栏详细说明。

附相关证明材料（如市场询价单、需求部门会议纪要、旧设备报废证明等），作为采购必要性及合理性的支撑依据。

完成填写后，将申请单及附件提交至部门负责人处进行初审。

（二）部门负责人初审

执行角色：申请人所在部门负责人

操作说明：

部门负责人重点审核采购需求的合理性（是否符合部门年度工作计划、是否为必需采购）、必要性（是否有替代方案，如内部调配、租赁等）及预算匹配度（是否在部门年度预算额度内）。

审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人审批”栏签署意见并签字确认，注明日期；若审核不通过，需注明具体原因（如“需求与计划不符”“预算不足”等）并退回申请人调整。

对于跨部门协同需求（如多个部门共用设备/服务），需由牵头部门负责人组织相关部门会签，确认需求一致性。

（三）采购部合规性与预算审核

执行角色：采购部专员/采购经理

操作说明：

采购部收到申请单后，1个工作日内完成以下审核：

合规性审核：检查采购是否符合公司《采购管理制度》（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标/询比价、是否涉及关联交易等）；

预算审核：核对申请采购金额是否在部门剩余预算额度内，若超预算需核实是否有预算调整审批；

市场调研：对常规采购物品进行市场询价（至少3家供应商报价），对比预估价格与市场价格的合理性，判断是否存在虚高报价。

审核通过后，在“采购部审核”栏签署意见并签字；若需补充材料（如更详细的规格说明），通知申请人补充；若审核不通过（如不符合采购制度、预算不足无调整依据），注明原因退回至部门负责人。

（四）财务部资金与付款方式审核

执行角色：财务部专员/财务经理

操作说明：

财务部对已通过采购部审核的申请单进行资金审核，重点检查：

预算科目准确性：采购项目对应的财务预算科目是否正确（如“办公费”“原材料采购”等）；

付款方式合规性：付款方式（如预付款、货到付款、分期付款等）是否符合公司财务规定，是否涉及大额预付款（需评估供应商信用）；

资金流动性：确认当前企业资金状况是否支持该笔采购，避免因资金占用影响其他业务。

审核通过后，在“财务部审核”栏签署意见并签字；若涉及预算外采购，需同步确认《预算调整申请表》是否已审批完成；若不通过（如科目错误、付款方式违规），反馈至采购部协调调整。

（五）分管领导/总经理终审

执行角色：分管采购/业务的副总经理、总经理（根据采购金额及权限划分）

操作说明：

根据公司《采购审批权限表》，确定审批权限（示例）：

单笔金额≤5000元：由分管领导审批；

5000元＜单笔金额≤20000元：分管领导审批后，报总经理审批；

单笔金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议。

审批人重点审核采购的战略匹配性（是否符合企业年度发展目标）、成本效益（性价比是否最优）及风险可控性（供应商资质、合同条款等风险点）。

审批通过后，在对应审批栏签署“同意”意见并签字；若不同意，需注明具体原因（如“成本过高”“暂无必要”等）并退回采购部。

（六）采购执行与结果反馈

执行角色：采购部、供应商、申请人

操作说明：

采购部收到终审通过的《采购申请单》后，2个工作日内启动采购流程：

属于集中采购目录内的物品，通过公司指定供应商平台下单；

属于零星采购，根据询比价结果选择最优供应商（需保留报价单作为附件）；

涉及服务采购，需与供应商签订正式服务合同，明确服务范围、标准、验收方式及违约责任等。

采购过程中，采购部需及时跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付。若出现延迟（如供应商产能不足、物流问题等），需第一时间通知申请人并协商解决方案。

物品/服务送达后，申请人需组织验收（可邀请需求部门、采购部、财务部共同参与），验收合格后在《验收单》上签字确认；若不合格，需在3个工作日内书面反馈采购部，由采购部与供应商协商退换货或索赔。

采购部完成采购后，将《采购申请单》《验收单》《合同》《发票》等资料整理归档，并在5个工作日内将采购