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供应商评估及合同签订通用标准工具——使用指南
一、工具简介
本工具旨在为企业提供一套标准化、流程化的供应商评估及合同签订管理框架，覆盖从供应商引入到合同签署的全流程关键环节。通过明确评估维度、规范操作步骤、固化核心模板，帮助企业降低采购风险、优化供应商结构、保障合同条款合规性，提升采购管理效率。适用于企业采购部门、项目组、法务部门及相关业务负责人，适用于原材料采购、服务外包、设备采购等各类供应商合作场景。
二、适用场景：覆盖全链路供应商管理需求
（一）新供应商引入场景
当企业因业务扩张、新产品开发或现有供应商无法满足需求时，需通过本工具对新供应商进行资质审核、能力评估，保证其具备合作基础，从源头规避合作风险。
（二）现有供应商续约场景
合作期满前，需对现有供应商的履约表现（质量、交付、服务、成本等）进行综合评估，结合评估结果决定是否续约、调整合作条款或终止合作，实现供应商动态管理。
（三）战略供应商合作场景
对于核心物料、关键服务或长期合作供应商，需通过本工具进行深度评估（如技术实力、研发能力、抗风险能力等），并制定差异化合同条款，巩固战略合作关系，保障供应链稳定性。
（四）高风险/特殊品类采购场景
涉及特种设备、危险化学品、进口物料或需符合特定行业标准（如ISO、GMP等）的采购，需通过本工具强化资质审查、合规性评估及合同风险条款设计，保证符合法律法规及行业标准要求。
三、标准化操作流程：从需求到签约的六步法
步骤一：需求梳理与供应商画像（输入：业务需求；输出：供应商准入标准）
操作要点：
明确采购需求：由业务部门（如生产部、研发部）提交《采购需求申请表》，清晰说明物料/服务名称、规格型号、技术参数、数量、交付周期、质量标准、预算上限等核心要素。
定义供应商画像：结合采购需求，从“基本资质、专业能力、合作意愿、风险承受能力”四个维度制定《供应商准入标准》，例如：
基本资质：营业执照、行业许可证（如适用）、ISO9001质量体系认证等；
专业能力：生产规模、设备先进性、技术团队配置、同类项目案例；
合作意愿：响应速度、配合度、长期合作意愿；
风险承受能力：财务状况（资产负债率≤60%）、履约记录（近3年无重大违约）。
责任人：采购经理、需求部门负责人
输出文档：《采购需求申请表》《供应商准入标准》
步骤二：供应商初选与资料审核（输入：准入标准；输出：候选供应商名单）
操作要点：
多渠道寻源：通过行业展会、招标平台、供应商自荐、同行推荐等方式收集潜在供应商名单，保证来源多样性。
资料初审：要求供应商提交《供应商基本信息表》（含公司概况、组织架构、股权结构）、资质证明文件（复印件加盖公章）、产品/服务说明书等，对照《供应商准入标准》进行逐项审核，剔除不满足基本要求的供应商。
背景调查：对通过初审的供应商进行简单背景核查（如通过信用中国查询失信记录、咨询行业口碑等），重点关注是否存在重大诉讼、行政处罚或负面舆情。
责任人：采购专员、质量部门代表
输出文档：《供应商资料初审记录表》《背景调查简报》
步骤三：现场评估与综合打分（输入：候选供应商名单；输出：评估报告）
操作要点：
制定评估计划：明确现场评估时间、参与人员（采购、质量、技术、生产等）、评估内容及标准。
现场实施：按照《供应商现场评估表》逐项检查，重点评估以下维度：
生产/服务能力：生产线布局、设备完好率、产能匹配度、工艺流程合理性；
质量管控：质检流程、检测设备、不合格品处理机制、质量追溯体系；
技术实力：研发团队规模、核心技术专利、技术方案可行性；
供应链管理：原材料采购渠道、库存管理、物流配送能力；
财务健康度：近3年财务报表（资产负债表、利润表）、现金流状况、融资能力。
综合打分：采用加权评分法（示例权重：资质20%、产能25%、质量30%、服务15%、价格10%），由评估小组独立打分后取平均值，形成《供应商综合评估得分表》。
责任人：评估小组（采购经理、质量主管、技术工程师*等）
输出文档：《供应商现场评估表》《供应商综合评估得分表》《评估报告》（含是否推荐结论）
步骤四：商务谈判与合同条款拟定（输入：评估报告；输出：合同草案）
操作要点：
确定谈判策略：根据供应商评估得分及合作重要性，制定差异化谈判策略（如对高分供应商侧重长期合作条款，对低分供应商侧重价格与违约约束）。
核心条款谈判：重点围绕“价格与支付、交付与验收、质量保证、违约责任、保密条款、知识产权、不可抗力”等进行谈判，保证条款公平、可执行。例如：
价格：明确单价、调价机制（如原材料波动超过±5%时可协商调整）；
交付：约定交付时间、地点、方式、逾期违约金（按日万分之五计算）；
质量：明确验收标准（如国标、行标或双方确认的技术参数）、质量问题处理流程（退货、换货、赔偿）。
拟定合同草案：由法务部门主导，结
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