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采购订单审批流程及操作手册通用版

一、适用范围与背景说明

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的日常采购订单审批管理，旨在规范采购申请、审核、批准全流程，保证采购活动合规、高效，同时有效控制采购成本、防范风险。适用场景包括但不限于：生产性物料采购、非生产性物料采购（如办公用品）、服务类采购（如咨询、运维）、固定资产采购等。通过标准化审批流程，可明确各岗位职责、缩短审批周期、提升采购透明度，为企业采购管理提供操作依据。

二、采购订单审批全流程操作步骤

（一）采购申请发起

操作人：采购员或需求部门申请人

操作内容：

需求部门根据实际需求（如生产计划、部门预算等），填写《采购订单申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息。

采购员*协助需求部门确认供应商信息（如供应商名称、联系人、联系方式等），并收集相关附件，包括但不限于：

需求说明（如生产任务单、领料单、部门申购函等）；

供应商报价单或比价记录（至少3家供应商比价，若单一来源采购需说明理由）；

大额采购（如超过[具体金额，如5万元]）需提供供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）；

固定资产采购需提供资产评估报告（如适用）。

申请人检查申请表信息完整性及附件齐全性后，通过OA系统或纸质版提交至需求部门负责人审核。

注意事项：申请表需填写规范，预估金额与预算科目匹配，附件需清晰可查，避免信息缺失导致审批延误。

（二）需求部门审核

操作人：需求部门负责人*

操作内容：

审核采购需求的合理性：确认所申请物品/服务是否符合部门工作计划、是否在预算范围内，数量及规格是否与实际需求匹配。

审核供应商选择的合规性：对比价记录、供应商资质进行初步核查，保证供应商为合格名录内企业（若企业有合格供应商管理体系）。

审核通过后，在《采购订单申请表》“需求部门审核”栏签字确认，并提交至采购部；若审核不通过，需注明原因（如“需求超预算”“规格不符”等）并退回申请人修改。

注意事项：需求部门负责人*对需求的真实性和必要性负直接责任，不得审批虚假或非必要采购申请。

（三）采购部审核

操作人：采购部负责人及采购专员

操作内容：

采购专员*收到申请后，重点审核以下内容：

采购需求的专业性：根据采购物品/服务的特性，确认规格型号、技术参数是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化具体品名及数量）；

供应商信息的合规性：核查供应商是否在合格供应商名录内，若为新供应商，需按要求完成资质审核（如现场考察、信用查询等）；

价格合理性：对比历史采购价格、市场均价，确认预估单价是否合理，大额采购需重新询价或组织议价。

采购部负责人*审核采购方案的可行性（如交付周期、采购方式是否最优），并确认采购预算是否在部门可控范围内。

审核通过后，采购专员将申请表流转至财务部；若需补充信息（如更详细的规格、额外供应商报价），应及时与申请人*沟通，待补充完整后继续审核。

注意事项：采购部需保证采购方式符合企业规定（如公开招标、询价采购、单一来源采购等），严禁未经审核直接指定供应商。

（四）财务部审核

操作人：财务经理及财务专员

操作内容：

财务专员*重点审核：

预算匹配性：确认采购金额是否在年度/季度预算内，超预算采购需附上《预算调整申请表》；

价格及成本合理性：核查报价单、比价记录，评估价格是否与市场价格、历史采购成本一致，避免虚高报价；

付款方式及条款：确认付款条件（如预付款比例、账期）是否符合企业财务制度，是否影响现金流。

财务经理审核整体资金安排，确认采购支出对企业财务状况的影响，并在《采购订单申请表》“财务部审核”栏签字。审核通过后流转至管理层审批；若不通过（如预算不足、价格过高），需注明原因并退回采购部或需求部门调整。

注意事项：财务部需严格把控预算关，保证每一笔采购支出均有预算支持，避免超预算采购导致资金风险。

（五）管理层审批

操作人：根据采购金额分级审批，如：

金额[具体金额1，如1万元以下]：采购总监*审批；

金额[具体金额1-具体金额2，如1万-5万元]：分管副总*审批；

金额[具体金额2以上，如5万元以上]：总经理或董事长审批。

操作内容：

管理层*根据采购金额、重要性及企业战略，重点审批：

重大项目采购（如关键设备、战略物资）是否符合企业发展规划；

大额资金支出的风险控制措施是否到位；

特殊采购（如应急采购、独家采购）的必要性及合规性。

审批通过后，在《采购订单申请表》“管理层审批”栏签字确认，审批流程结束，流转至采购部*；若审批不通过，需明确意见并终止流程（或要求调整后重新提交）。

注意事项：管理层审批需基于前期审核结果，保证采购决策符合企业整体利益，严禁越权审批或人情审批。

（六）订单与下达

操作人：采购专员*