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会议纪要书写规程

一、会议纪要书写概述

会议纪要是记录会议主要内容、讨论结果及后续行动的正式文件，是组织或团队进行决策和执行的重要依据。规范的会议纪要书写有助于确保信息的准确传递和工作的有效推进。本规程旨在提供一套系统、专业的会议纪要书写方法，涵盖准备阶段、记录阶段、整理阶段及分发阶段的关键要点。

二、会议纪要书写准备阶段

（一）明确会议基本信息

1.会议名称：准确记录会议的全称，例如“2023年第四季度项目规划会议”。

2.会议时间：注明会议召开的具体日期和时间段，例如“2023年10月27日14:00-16:00”。

3.会议地点：记录会议召开的具体场所，包括会议室名称或地址。

4.参会人员：列出所有参会者的姓名及职务，按姓氏拼音或职务排序。

5.主持人及记录人：明确会议主持人和记录人的姓名及职务。

（二）准备会议材料

1.提前收集与会议主题相关的文件，如议程、背景资料、数据报告等。

2.将材料分发给参会人员，确保所有人提前了解会议内容。

3.检查会议室设备，如投影仪、麦克风等，确保记录工作顺利进行。

三、会议纪要记录阶段

（一）记录核心内容

1.会议开场：记录主持人宣布会议开始时的要点，如感谢参会人员、重申会议目的等。

2.议题讨论：按议程顺序逐项记录，包括：

(1)讨论背景：简述议题的背景和必要性。

(2)主要发言：记录关键人物的发言要点，避免逐字照搬。

(3)争议点：标注讨论中的分歧或争议，并记录解决方案的初步意见。

3.决策结果：清晰列出会议达成的决议，如“决定于11月15日前完成项目方案初稿”。

（二）记录辅助信息

1.临时动议：如出现与议程无关的讨论，简要记录并标注“临时动议”。

2.人员缺席：记录未能参会的关键人员及其原因（如请假）。

3.后续安排：记录临时分配的任务及负责人。

四、会议纪要整理阶段

（一）初稿整理

1.按时间顺序或议题分类整理记录内容，确保逻辑清晰。

2.删除冗余信息，保留关键数据和结论。

3.使用标题、编号或项目符号突出重点，如“决议事项”“待办任务”。

（二）审核与修订

1.主持人或指定负责人审核初稿，确保内容准确无误。

2.请参会者对纪要内容进行确认（可通过邮件或内部平台反馈）。

3.根据反馈修改错别字、逻辑错误或遗漏事项。

五、会议纪要分发与归档

（一）正式分发

1.将最终版纪要通过邮件或内部系统发送给参会人员及相关人员。

2.在邮件中注明纪要的用途及后续行动要求。

（二）归档管理

1.将纪要存档至指定位置，如共享文件夹或文档管理系统。

2.按年份或项目分类，方便后续查阅。

3.对于重要会议，可打印纸质版存档。

六、注意事项

（一）保持客观中立

1.记录时应避免个人主观评价，仅陈述事实和讨论结果。

2.对于敏感或争议性内容，保持中立，不预判结论。

（二）及时性原则

1.会议结束后24小时内完成初稿，72小时内发布最终版。

2.如遇特殊情况（如会议时长过长），可分阶段发布纪要。

（三）保密要求

1.如会议涉及保密内容，需标注“机密”并限制分发范围。

2.仅向授权人员提供完整版纪要。

**一、会议纪要书写概述**

会议纪要是记录会议主要内容、讨论结果及后续行动的正式文件，是组织或团队进行决策和执行的重要依据。规范的会议纪要书写有助于确保信息的准确传递和工作的有效推进。本规程旨在提供一套系统、专业的会议纪要书写方法，涵盖准备阶段、记录阶段、整理阶段及分发阶段的关键要点。

**二、会议纪要书写准备阶段**

（一）明确会议基本信息

1.**会议名称：**准确记录会议的全称，应清晰反映会议的核心目的。例如，“2023年第四季度项目规划会议”或“XX部门新产品发布筹备会议”。避免使用模糊或过于口语化的名称。

2.**会议时间：**注明会议召开的具体日期和时间段，格式统一为“年-月-日时:分”至“年-月-日时:分”。例如，“2023年10月27日14:00-16:00”。如涉及跨天或长时间会议，需注明起始和结束日期及时间。

3.**会议地点：**记录会议召开的具体场所，包括会议室名称、编号或地址。如为线上会议，需注明使用的平台名称（如腾讯会议、Zoom等）及会议号。

4.**参会人员：**列出所有参会者的姓名及职务，建议按姓氏拼音或职务层级排序。如参会人员较多，可分类列出（如“部门负责人”“项目核心成员”）。对于重要缺席人员，需注明其姓名及缺席原因（如请假、出差等）。

5.**主持人及记录人：**明确会议主持人和记录人的姓名及职务。主持人负责引导会议流程，记录人负责全程或部分记录会议内容。

（二）准备会议材料

1.**收集与分发材料：**提前收集与会议主题相关的文件，如议程、背景资料、数据报告、上次会