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档案信息化管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案信息化工作，提升档案管理现代化水平，确保档案信息资源的真实、完整、可用与安全，充分发挥档案在各项工作中的支撑作用，依据国家有关档案管理及信息化建设的法律法规与行业标准，结合本单位实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位所有档案的信息化管理活动，包括档案信息系统的规划、建设、运维，档案数字化加工、存储、保管、利用，以及档案信息资源的开发与安全保障等。单位各部门及全体员工在涉及档案信息化工作时，均须遵守本制度。

第三条基本原则

档案信息化管理应遵循以下原则：

1.统一规划，分步实施：档案信息化建设应纳入单位整体信息化发展规划，明确目标与路径，有序推进。

2.规范标准，确保质量：严格执行国家及行业关于档案信息化的标准规范，保证档案信息的真实性、完整性、可用性和规范性。

3.安全优先，分级管控：将信息安全置于首位，建立健全安全保密体系，根据档案密级和重要程度实施分级管理和权限控制。

4.资源共享，服务高效：以满足单位各项工作需求为导向，促进档案信息资源的合理配置与高效利用，提升服务效能。

5.持续发展，动态调整：适应信息技术发展和业务需求变化，对档案信息化管理制度和技术手段进行适时评估与调整。

第二章信息系统建设与管理

第四条系统规划与选型

档案信息系统的建设应基于单位档案管理实际需求和未来发展趋势，进行充分的可行性研究与需求分析。系统选型应优先考虑技术成熟、安全可靠、符合国家标准、具有良好扩展性和售后服务的产品或解决方案，并经过规范的评审程序。

第五条系统开发与实施

如进行定制开发，应明确开发规范、质量要求和项目管理流程。开发过程中应加强与档案管理部门的沟通协作，确保系统功能满足档案管理业务需求。系统实施应制定详细方案，包括数据迁移、用户培训、试运行等环节，确保系统平稳上线。

第六条系统运维与升级

建立档案信息系统日常运维机制，明确运维职责，保障系统稳定运行。定期对系统进行巡检、性能监控和故障排查。根据业务发展和技术进步，适时进行系统升级和功能优化，升级前应进行充分测试和数据备份。

第七条硬件设施保障

档案信息系统运行所需的服务器、存储设备、网络设备、安全设备及终端设备等硬件设施，应符合国家相关标准和系统运行要求，并进行定期维护和保养，确保其正常工作。硬件设备的采购、配置、使用和报废应遵守单位固定资产管理相关规定。

第三章档案数字化加工与管理

第八条数字化加工要求

档案数字化加工应遵循国家及行业关于档案数字化的技术规范。加工过程包括档案整理、著录、扫描、图像处理、OCR识别、数据挂接、成果验收等环节。应确保数字化成果的质量，包括图像清晰度、完整性、准确性和可读性。

第九条数字化成果验收与归档

数字化加工完成后，须按照规定的标准和程序进行严格验收，验收合格后方可移交归档。数字化成果应与相应的纸质档案或其他载体档案建立准确、稳定的关联。

第十条元数据著录

档案数字化过程中，应按照规定的元数据方案，对档案的核心元数据进行准确、完整的著录。元数据应能清晰反映档案的来源、内容、形式、保管状况和利用信息。

第十一条数字化成果存储与备份

数字化成果应存储在符合安全要求的存储介质中，并根据重要程度和访问频率采取适当的存储策略。建立数字化成果定期备份制度，备份介质应异地存放，确保数据安全。

第四章档案信息资源管理与利用

第十二条档案信息采集与著录

档案信息的采集应做到及时、准确、完整。新形成的档案应在规定时限内完成著录并录入档案信息系统。著录项应符合《档案著录规则》等相关标准，确保档案信息的规范统一。

第十三条档案数据管理

建立健全档案数据管理制度，对档案信息系统中的数据进行规范化管理。包括数据录入、审核、修改、删除等操作的权限控制和流程规范，确保数据的真实性和一致性。定期对档案数据进行校验和整理，发现问题及时纠正。

第十四条档案信息组织与存储

按照档案分类方案和档号编制规则，对档案信息进行科学组织和有序排列。数字化档案应采用符合长期保存要求的存储格式，并确保其可读性。档案数据存储应保证逻辑清晰、物理安全。

第十五条档案信息利用

第十六条档案信息共享

在确保安全和保密的前提下，积极推动档案信息在单位内部的合理共享。建立跨部门档案信息共享机制，明确共享范围、方式和权限，提升档案信息资源的综合利用效益。

第五章安全保密管理

第十七条安全保密责任

档案信息化安全保密工作实行领导负责制和岗位责任制。明确各部门及相关人员在档案信息安全保密方面的职责和义务，签订安全保密承诺书。

第十八条物理安全

档案信息系统机房及相关设备存放场所应具备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防磁、防静电等安全措施。非授权人员不得进入机房